หากคุณมีข้อพิพาทกับเจ้าของบ้าน คุณควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อที่คุณจะได้มีบันทึกข้อพิพาทที่พิสูจน์ได้ แม้ว่าคุณจะได้พูดคุยกับเจ้าของบ้านหรือซุปเปอร์แล้วก็ตาม ให้เขียนจดหมายร้องเรียนที่อธิบายปัญหาและสิ่งที่คุณคาดหวังให้เจ้าของบ้านดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา กำหนดเส้นตายและติดตามผลจนกว่าสถานการณ์จะคลี่คลาย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างกรณีของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกปัญหาเฉพาะที่จะมุ่งเน้น
หากคุณมีปัญหาหลายอย่างที่ต้องการปรึกษากับเจ้าของบ้าน ให้เลือกปัญหาเร่งด่วนที่สุด 1 หรือ 2 เรื่องสำหรับจดหมายของคุณ ปัญหาที่น่ารำคาญเพียงอย่างเดียวอาจไม่รับประกันจดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการ
- การร้องเรียนของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจงและอยู่ในอำนาจของเจ้าของบ้านที่จะแก้ไข ตัวอย่างเช่น ปัญหาเกี่ยวกับการเดินสายไฟฟ้า ความเสียหายต่อพื้น บันได ประตู หรือหน้าต่าง หรือการกำจัดศัตรูพืชหรือเชื้อรา เป็นปัญหาที่คู่ควรกับจดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการ
- หากปัญหาของคุณเกิดขึ้นกับเพื่อนบ้านหรือผู้อาศัยในที่พัก วิธีที่ดีที่สุดคือพยายามพูดคุยกับพวกเขาและพยายามหาทางแก้ไขปัญหาก่อนที่จะให้เจ้าของบ้านเข้ามาเกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 2 สร้างบัญชีตามลำดับเวลาของปัญหา
รวบรวมข้อมูลใดๆ ที่คุณมีเกี่ยวกับครั้งก่อนหน้าที่คุณได้พูดคุยเกี่ยวกับปัญหากับเจ้าของบ้านของคุณ รวมทั้งความพยายามในการแก้ไขปัญหา
- ระบุให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รวมทั้งวันที่และเวลาโดยประมาณ พยายามพิจารณาว่าเมื่อใดที่คุณสังเกตเห็นปัญหาครั้งแรก และเมื่อคุณแจ้งปัญหาให้เจ้าของบ้านทราบในครั้งแรก หากไม่มีอย่างอื่น
- บันทึกจำนวนครั้งที่คุณได้พูดคุยกับเจ้าของบ้านหรือใครก็ตามในสำนักงานจัดการเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว ถ้าเป็นไปได้ ให้ใส่ชื่อคนที่คุณคุยด้วย
ขั้นตอนที่ 3 ถ่ายรูปเป็นหลักฐานของปัญหา
หากการร้องเรียนของคุณเกี่ยวข้องกับสิ่งที่จำเป็นต้องได้รับการซ่อมแซม การรบกวนจากศัตรูพืช หรือความเสียหายทางกายภาพอื่นๆ สามารถแสดงภาพถ่ายเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันสภาพได้ เจ้าของบ้านของคุณมีหน้าที่ดูแลรักษาทรัพย์สินให้น่าอยู่
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อบ่นเรื่องแมลงสาบในห้องครัว คุณอาจถ่ายรูปแมลงสาบและสถานที่ที่ดูเหมือนว่าพวกมันจะเข้ามาในครัว
- หากคุณกำลังเขียนเพื่อขอซ่อมแซม ให้ถ่ายรูปทรัพย์สินที่เสียหายจากทุกมุม
- หากเป็นไปได้ ให้ระบุวันที่และเวลาบนภาพถ่ายของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 ทำสำเนาใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารอื่นๆ
หากคุณพยายามแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับทรัพย์สินด้วยตนเอง คุณอาจมีสิทธิ์ได้รับเงินคืนจากเจ้าของบ้าน โดยปกติจะทำโดยการลดจำนวนค่าเช่าที่คุณจ่ายตามจำนวนค่าใช้จ่าย
กฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าที่บังคับใช้กับคุณอาจกำหนดให้เจ้าของบ้านชำระเงินคืนให้กับคุณสำหรับค่าใช้จ่ายใดๆ ที่คุณต้องจ่ายเพื่อซ่อมแซมบางสิ่งที่เป็นความรับผิดชอบของเจ้าของบ้านในการซ่อมแซม อย่างไรก็ตาม แม้ว่ากฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ คุณยังสามารถขอให้เจ้าของบ้านคืนเงินให้คุณได้
ขั้นตอนที่ 5. อ่านสัญญาเช่าของคุณอย่างละเอียด
สัญญาเช่าของคุณอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับความรับผิดชอบของคุณในฐานะผู้เช่า ตลอดจนหน้าที่ของเจ้าของบ้าน จดหมายของคุณจะแข็งแกร่งยิ่งขึ้นหากคุณสามารถชี้ให้เห็นถึงหน้าที่เฉพาะในสัญญาเช่าของคุณที่เจ้าของบ้านไม่สามารถทำได้
- สัญญาเช่าของคุณอาจรวมถึงประโยคที่มีรายละเอียดว่าคุณควรแจ้งปัญหาให้เจ้าของบ้านทราบอย่างไร และเจ้าของบ้านต้องแก้ไขปัญหานานแค่ไหนหลังจากได้รับแจ้ง หากเจ้าของบ้านไม่ปฏิบัติตามไทม์ไลน์นี้ ให้ระบุในจดหมายของคุณด้วย
- ทำสำเนาสัญญาเช่าของคุณและขีดเส้นใต้หรือเน้นข้อกำหนดที่คุณต้องการอ้างถึงในจดหมายของคุณ
เคล็ดลับ:
มีหน้าที่บางอย่างที่กฎหมายบอกเป็นนัย แม้ว่าจะไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในสัญญาเช่าของคุณ ตัวอย่างเช่น "การรับประกันโดยนัยของความสามารถในการอยู่อาศัย" ระบุว่าเจ้าของบ้านมีหน้าที่ดูแลห้องเช่าของคุณให้อยู่ในสภาพน่าอยู่และทำการซ่อมแซมโดยทันที
ขั้นตอนที่ 6 ค้นหากฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าที่บังคับใช้หากจำเป็น
กฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าแตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ เจ้าของบ้านของคุณอาจรวมภาษาในสัญญาเช่าของคุณซึ่งจริง ๆ แล้วไม่ถูกกฎหมายในที่ที่คุณอาศัยอยู่ เจ้าของบ้านของคุณไม่สามารถบังคับใช้ข้อกำหนดใด ๆ ในสัญญาเช่าของคุณที่อาจละเมิดกฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าในท้องถิ่น
- ตัวอย่างเช่น ในบางพื้นที่ เจ้าของบ้านของคุณไม่มีภาระผูกพันในการซ่อมแซมจนกว่าจะได้รับแจ้งปัญหาเป็นลายลักษณ์อักษร
- มีสมาคมผู้เช่าที่ไม่แสวงหากำไรที่อาจช่วยคุณได้ โรงเรียนกฎหมายมักจะมีคลินิกเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าที่มีนักศึกษากฎหมายคอยช่วยเหลือคุณโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
ส่วนที่ 2 จาก 3: การร่างจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1. ค้นหาเทมเพลตออนไลน์
มีองค์กรช่วยเหลือทางกฎหมายและสมาคมผู้เช่าหลายแห่งที่มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้เขียนจดหมายร้องเรียนได้ จดหมายเหล่านี้อาจรวมถึงภาษาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่า
หากคุณพบเทมเพลตที่ต้องการใช้ซึ่งมีข้อความของกฎหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความเหล่านั้นสะท้อนถึงกฎหมายในพื้นที่ของคุณอย่างถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เปลี่ยนหรือลบออก
ขั้นตอนที่ 2 จัดรูปแบบจดหมายของคุณเป็นจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ
จดหมายธุรกิจที่เป็นทางการดูจริงจังและเป็นมืออาชีพมากขึ้น เจ้าของบ้านของคุณจะมีแนวโน้มที่จะรับเรื่องร้องเรียนของคุณอย่างจริงจังมากขึ้น หากคุณเข้าหาพวกเขาอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ
ใส่ชื่อนามสกุลและที่อยู่ของคุณที่ด้านบนตลอดจนหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของคุณ หากคุณมีหัวจดหมายส่วนตัว คุณอาจต้องการใช้เพื่อทำให้จดหมายของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 แนะนำปัญหาให้ชัดเจน
เริ่มต้นจดหมายของคุณโดยระบุว่าทำไมคุณถึงเขียน ให้คำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ จากนั้นให้รายละเอียดความพยายามใดๆ ที่คุณได้ทำไว้ก่อนหน้าจดหมายเพื่อแจ้งให้เจ้าของบ้านทราบถึงปัญหาหรือเพื่อแก้ไขปัญหาด้วยตนเอง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเริ่มจดหมายโดยเขียนว่า "ในวันที่ 1 สิงหาคม ฉันพบหลักฐานแมลงสาบในหน่วยของฉัน ฉันติดต่อคุณเมื่อวันที่ 2 สิงหาคม และขอบริการกำจัดแมลงตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน แมลงสาบยังคงอยู่และไม่มีผู้กำจัดแมลง มาถึงหน่วยของฉันแล้ว ฉันได้แนบรูปถ่ายของการรบกวนมาด้วย”
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายว่าปัญหาส่งผลกระทบต่อคุณอย่างไร
โดยทั่วไป เจ้าของบ้านจะต้องแก้ไขปัญหากับหน่วยของคุณหรือพื้นที่โดยรอบที่อาจเป็นอันตรายต่อสุขภาพหรือความปลอดภัยต่อคุณ หรือส่งผลกระทบต่อคุณภาพชีวิตของคุณ ระบุให้ชัดเจนว่าคุณได้รับผลกระทบจากปัญหาอย่างไร
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "แมลงสาบปนเปื้อนอาหารในตู้กับข้าวและเป็นอันตรายต่อสุขภาพของฉัน"
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาอย่างไร
ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เจ้าของบ้านทำโดยเฉพาะ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการรวมคำอธิบายว่าคุณจะพิจารณาปัญหาที่ได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์อย่างไร โปรดทราบว่าเจ้าของบ้านอาจเสนอทางเลือกอื่นให้กับสิ่งที่คุณเสนอ
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีแมลงสาบเข้ามารบกวน คุณอาจต้องการให้ผู้กำจัดแมลงมืออาชีพมา คุณอาจพิจารณาว่าปัญหาได้รับการแก้ไขก็ต่อเมื่อหลักฐานทั้งหมดของแมลงสาบถูกกำจัดออกจากหน่วยของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดเส้นตายให้เจ้าของบ้านแก้ไขปัญหา
ระบุช่วงวันที่ที่คุณคาดหวังให้เจ้าของบ้านดำเนินการ โดยวัดจากวันที่ได้รับจดหมาย เพิ่มขั้นตอนต่อไปที่คุณจะทำหากเจ้าของบ้านไม่แก้ไขปัญหาอย่างเพียงพอภายในกำหนดเวลาที่คุณกำหนดไว้
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจว่าหากเจ้าของบ้านไม่แก้ไขปัญหา คุณจะต้องแก้ไขด้วยตนเองและเรียกเก็บเงินจากเจ้าของบ้านสำหรับค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า: "หากผู้ทำลายล้างมืออาชีพไม่มาเยี่ยมหน่วยของฉันภายใน 10 วันนับจากวันที่คุณได้รับจดหมายนี้ ฉันจะโทรหาตัวเอง ค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกิดขึ้นจะถูกหักออกจากค่าเช่าครั้งต่อไป"
- ในบางสถานที่ กฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าจะให้เวลาตอบสนองที่จำเป็น หากคุณส่งคำร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษรถึงเจ้าของบ้านของคุณ กฎหมายอื่น ๆ อ้างถึง "เวลาที่เหมาะสม" ในกรณีส่วนใหญ่ กำหนดเวลา 5-10 วันทำการนับจากวันที่ได้รับก็เพียงพอแล้ว
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจทานและแก้ไขจดหมายของคุณอย่างระมัดระวัง
หากคุณต้องการให้จดหมายของคุณได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง การเขียนของคุณควรมีความชัดเจน รัดกุม และปราศจากข้อผิดพลาด คุณควรวางจดหมายไว้ข้างๆ กันเพื่อที่คุณจะได้มองด้วยสายตาที่สดใส คุณอาจให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวที่เคารพนับถือคอยดูแล
- การอ่านออกเสียงจดหมายสามารถช่วยให้คุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหรือภาษาที่น่าอึดอัดใจซึ่งคุณจะไม่สังเกตเห็นเป็นอย่างอื่น
- แก้ไขภาษาของคุณเพื่อลบอินสแตนซ์ของเสียงแฝง ใช้ภาษาง่ายๆ ที่ตรงไปตรงมาและตรงประเด็น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ต้องซ่อมบันไดทันทีเพื่อให้ที่พักสามารถอยู่ได้" คุณอาจพูดว่า "บันไดก่อให้เกิดอันตรายร้ายแรงต่อผู้เช่าและแขก โปรดซ่อมแซมทันที"
เคล็ดลับ:
พยายามเก็บจดหมายไว้ในหน้าเดียวถ้าเป็นไปได้ หากคุณพบว่าคุณต้องการหลายหน้าเพื่อดูรายละเอียดการร้องเรียน คุณอาจประสบปัญหามากเกินไปในจดหมายฉบับเดียว
ขั้นตอนที่ 8 แนบรูปถ่ายหรือสำเนาสัญญาเช่าของคุณหากจำเป็น
หากคุณมีหลักฐานสนับสนุนการเรียกร้องของคุณ เช่น ภาพถ่ายความเสียหายหรือพื้นที่ที่ต้องการการซ่อมแซม ให้แนบสำเนามาด้วย ทำสำเนาสัญญาเช่าของคุณและเน้นข้อความเฉพาะใดๆ ที่คุณระบุไว้ในจดหมายของคุณ
หากคุณกำลังแนบเอกสารหรือรูปถ่าย ให้รวมสำเนา ไม่ใช่ต้นฉบับ เก็บต้นฉบับสำหรับบันทึกของคุณเอง หากสถานการณ์จบลงที่ศาล คุณจะต้องแสดงสิ่งเหล่านี้เป็นหลักฐาน
ขั้นตอนที่ 9 ให้ทนายความตรวจสอบจดหมายของคุณ
หากปัญหาร้ายแรง คุณอาจต้องการให้ทนายความตรวจสอบจดหมายของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นจะปกป้องคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะระงับการเช่าจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข เนื่องจากเจ้าของบ้านอาจพยายามขับไล่คุณ
ทนายความเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าส่วนใหญ่จะตรวจสอบจดหมายแบบนี้โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายหรือมีค่าธรรมเนียมที่ค่อนข้างน้อย คุณยังใช้ทนายความที่สมาคมผู้เช่าที่ไม่แสวงหากำไรหรือคลินิกกฎหมายได้อีกด้วย
ส่วนที่ 3 จาก 3: การติดตามการร้องเรียนของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ส่งจดหมายของคุณโดยใช้วิธีการติดตามที่ต้องมีลายเซ็น
การส่งอีเมลใช้ไม่ได้ในสถานการณ์นี้ เนื่องจากคุณจะไม่มีทางรู้ว่าเจ้าของบ้านได้รับเมื่อใด ใช้วิธีการจัดส่ง เช่น จดหมายรับรองที่กำหนดให้เจ้าของบ้านลงนามในใบเสร็จเพื่อแสดงว่าได้รับจดหมายของคุณแล้ว
เมื่อคุณได้รับสำเนาใบเสร็จรับเงิน ให้บันทึกไว้พร้อมกับบันทึกอื่นๆ ของเหตุการณ์นั้น รวมถึงสำเนาจดหมาย สำเนาสัญญาเช่าของคุณ และหลักฐานใดๆ
ขั้นตอนที่ 2 ให้โอกาสเจ้าของบ้านตอบกลับจดหมายของคุณ
เมื่อเจ้าของบ้านได้รับจดหมายแล้ว พวกเขาอาจติดต่อคุณทันทีหรือเริ่มดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาที่คุณร้องเรียน เป็นไปได้เช่นกันว่าคุณอาจไม่ได้ยินจากพวกเขาเลย แต่คุณต้องยึดถือสิ่งที่คุณพูดในจดหมายของคุณ
- หากคุณกำหนดเส้นตายให้เจ้าของบ้าน ให้เวลานั้นแก่พวกเขา อย่ารบกวนพวกเขาหรือโทรหาพวกเขาทุกวันเพื่อต้องการทราบว่ามีความคืบหน้าอะไรบ้าง รักษาทัศนคติแบบมืออาชีพ
- หากคุณพบเจ้าของบ้านหรือ Super ในระหว่างนี้ คุณสามารถหยิบยกประเด็นขึ้นมาหรือถามว่าพวกเขาดำเนินการไปอย่างไร – หากคุณใจเย็นไว้
เธอรู้รึเปล่า?
ในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่ เป็นการผิดกฎหมายที่เจ้าของบ้านของคุณจะตอบโต้คุณในการใช้สิทธิ์ของคุณในฐานะผู้เช่า หากเจ้าของบ้านบอกเลิกคุณหลังจากได้รับจดหมายหรือยืนยันว่าคุณทำสิ่งที่ผู้เช่ารายอื่นไม่จำเป็นต้องทำ (หรือที่ไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาเช่าของคุณ) ให้ติดต่อทนายความที่เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าโดยเร็วที่สุด.
ขั้นตอนที่ 3 ติดต่อเจ้าของบ้านของคุณภายใน 24 ชั่วโมงหลังกำหนด
หากใกล้ถึงกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้และคุณไม่ได้รับการติดต่อจากเจ้าของบ้านเลย ให้โทรหาพวกเขาเพื่อเตือนพวกเขาถึงจดหมาย แจ้งให้พวกเขาทราบว่าปัญหายังไม่ได้รับการแก้ไขและคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อไป
ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณเกี่ยวกับเวลา ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้ว่าจะใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันในการแก้ไขปัญหา คุณอาจต้องการติดต่อเจ้าของบ้านของคุณ 2 หรือ 3 วันก่อนถึงกำหนดส่ง แทนที่จะเป็นวันก่อน
ขั้นตอนที่ 4 ดำเนินการตามที่คุณระบุในจดหมายของคุณหากปัญหายังไม่ได้รับการแก้ไข
หากเจ้าของบ้านไม่ดำเนินการใดๆ เพื่อแก้ไขปัญหาภายในกำหนดเวลาที่คุณระบุ ให้พร้อมที่จะทำตามขั้นตอนที่คุณร่างไว้ บันทึกการกระทำของคุณอย่างละเอียดในกรณีที่เจ้าของบ้านตอบโต้
ตัวอย่างเช่น หากคุณระบุว่าคุณจะโทรหาผู้ทำลายล้างด้วยตัวเองหากเจ้าของบ้านไม่ดำเนินการตามกำหนดเวลา คุณจะต้องโทรหาผู้ทำลายล้างด้วยค่าใช้จ่ายของคุณเอง เมื่องานเสร็จสิ้น ให้ส่งจดหมายอีกฉบับไปยังเจ้าของบ้านพร้อมสำเนาใบเรียกเก็บเงินหรือใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระเงินของคุณ และแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณกำลังหักเงินจำนวนนั้นออกจากค่าเช่าครั้งต่อไปของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. พูดคุยกับทนายความที่เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่า
หากเจ้าของบ้านปฏิเสธที่จะร่วมมือกับคุณหรือปฏิเสธคำขอที่สมเหตุสมผลของคุณ คุณอาจไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องนำเรื่องขึ้นศาล ทนายความที่เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าสามารถช่วยคุณสำรวจทางเลือกของคุณได้
- ทนายความเจ้าของบ้าน/ผู้เช่าส่วนใหญ่ให้คำปรึกษาเบื้องต้นฟรี ใช้โอกาสนั้นเพื่อพูดคุยกับทนายความหลายคนเพื่อให้คุณสามารถเลือกทนายความที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด
- หากคุณไม่มีเงินจำนวนมากสำหรับค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย ขอความช่วยเหลือจากสมาคมผู้เช่าที่ไม่แสวงหากำไร คลินิกโรงเรียนกฎหมาย หรือสมาคมช่วยเหลือทางกฎหมายที่อยู่ใกล้คุณ
ตัวอย่างจดหมาย
จดหมายร้องเรียนถึงเจ้าของบ้าน Template
ตัวอย่างหนังสือร้องเรียนถึงเจ้าของบ้าน
ตัวอย่างหนังสือร้องเรียนถึงผู้จัดการทรัพย์สิน