แบบฟอร์ม I-9 ใช้เพื่อพิสูจน์ว่าบุคคลมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา ส่วนแรกกรอกโดยพนักงานซึ่งจะแสดงเอกสารที่พิสูจน์ว่าพวกเขาได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาต่อนายจ้าง นายจ้างตรวจสอบเอกสาร กำหนดความถูกต้อง แล้วกรอกแบบฟอร์มให้สมบูรณ์โดยกรอกในส่วนที่สอง ในกรณีขอกลับหรือจ้างใหม่ นายจ้างกรอกเฉพาะส่วนที่สามของแบบฟอร์ม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การกรอกมาตราลูกจ้าง
ขั้นตอนที่ 1 ใส่ชื่อนามสกุลตามกฎหมายของคุณในแบบฟอร์ม
รวมทั้งสองชื่อถ้าคุณมี 2 ชื่อหรือ 2 นามสกุล คุณต้องใช้ชื่อกลางของคุณเท่านั้น ไม่ใช่ชื่อเต็มของคุณ นอกจากนี้ คุณจะต้องเพิ่มนามสกุลอื่นๆ ที่คุณมี เช่น นามสกุลเดิม หากมี
- หากคุณมีเพียง 1 ชื่อให้วางไว้ในช่องนามสกุลและ "ไม่ทราบ" ในช่องชื่อ
- ใส่ยัติภังค์หากชื่อของคุณมียัติภังค์
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มที่อยู่และวันเกิดของคุณ
คุณจะต้องกรอกที่อยู่ของคุณ รวมทั้งหมายเลขอพาร์ตเมนต์ หากคุณมี เพิ่มวันเดือนปีเกิดของคุณด้วยโดยใช้เดือน วัน และปี
ขั้นตอนที่ 3 ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางกฎหมายของคุณ
ทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้อง ตัวเลือกของคุณคือพลเมืองสหรัฐฯ สัญชาติที่ไม่ใช่พลเมือง ผู้พำนักถาวรที่ถูกต้องตามกฎหมาย หรือคนต่างด้าวที่ได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา หากมี คุณจะต้องระบุหมายเลขคนต่างด้าว/หมายเลข USCIS หมายเลขหนังสือเดินทางต่างประเทศของประเทศนั้น หรือแบบฟอร์ม I -94 หมายเลขการรับสมัคร รวมถึงเวลาที่ใบอนุญาตทำงานของคุณหมดอายุ
คุณต้องมีหมายเลขคนต่างด้าว/USCIS หรือแบบฟอร์ม I-94 ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง หมายเลขคนต่างด้าวของคุณนั้นเหมือนกับหมายเลขประกันสังคม เนื่องจากเป็นหมายเลขเฉพาะที่กำหนดให้กับคุณ แม้ว่าจะมีตัวเลขตั้งแต่ 7 ถึง 9 หลักก็ตาม
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อมูลเสริม
คุณจะต้องเพิ่มหมายเลขประกันสังคมและอีเมลหากนายจ้างของคุณต้องการใช้ E-Verify มีที่สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณด้วยเช่นกัน หากคุณต้องการรวมไว้เป็นช่องทางการติดต่อ
E-Verify เป็นวิธีการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์ว่าคุณได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาได้ตามกฎหมาย
ส่วนที่ 2 จาก 4: การกรอกแบบฟอร์มและการนำเสนอเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1 ลงชื่อและลงวันที่ในแบบฟอร์ม
เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มจนสุดความสามารถแล้ว คุณจะต้องให้ลายเซ็นและวันที่ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้
- โดยปกติ นายจ้างของคุณจะตั้งค่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ คุณจะใช้ซอฟต์แวร์ที่บริษัทจัดหาให้เพื่อสร้างลายเซ็นและวันที่ และคุณจะยินยอมให้อ่านแบบฟอร์ม
- อีกทางเลือกหนึ่งคือพิมพ์แบบฟอร์ม เซ็นชื่อ จากนั้นสแกนเพื่อสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนที่ 2 กรอก I-9 ในวันแรกของการทำงาน
ในฐานะพนักงาน เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องกรอกข้อมูลนี้ก่อนหรือในวันแรกที่คุณทำงาน ไทม์ไลน์นี้ได้รับคำสั่งจากรัฐบาล
ขั้นตอนที่ 3 แสดงเอกสารของคุณต่อนายจ้าง
หลังจากที่คุณกรอกแบบฟอร์มเสร็จแล้ว คุณต้องแสดงเอกสารเพื่อแสดงว่าคุณสามารถทำงานอย่างถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกา นายจ้างของคุณจะตรวจสอบและกรอกแบบฟอร์มให้เสร็จสิ้น
- คุณสามารถนำเสนอ 1 รายการจากรายการ A หรือรวมกัน 2 รายการจากรายการ B และรายการ C
-
รายการ A รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- หนังสือเดินทางสหรัฐอเมริกาหรือบัตรหนังสือเดินทาง
- ใบเสร็จการจดทะเบียนผู้พำนักถาวรหรือคนต่างด้าว
- บัตรเอกสารอนุมัติการจ้างงาน
- หนังสือเดินทางต่างประเทศที่มีตราประทับแบบฟอร์ม 1-94 หรือ I-551 / แบบฟอร์ม I-551
- หนังสือเดินทางจากสหพันธรัฐไมโครนีเซีย (FSM) หรือสาธารณรัฐหมู่เกาะมาร์แชลล์ (RMI) ที่มีแบบฟอร์ม I-94 หรือแบบฟอร์ม I-94A
ขั้นตอนที่ 4. แสดงเอกสาร 2 ฉบับจากรายการ B และรายการ C
หากคุณไม่มีเอกสารจากรายการ A ให้แสดง 1 รายการจากรายการ B และรายการ C คุณสามารถใช้เอกสารต่อไปนี้:
-
รายการ B รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- ใบขับขี่
- บัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายซึ่งออกโดยหน่วยงานราชการพร้อมข้อมูลชีวประวัติเบื้องต้น
- ประวัติโรงพยาบาล โรงเรียน หรือแพทย์ หากคุณอายุต่ำกว่า 18 ปีโดยไม่มีบัตรประจำตัวอื่น
-
รายการ C รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- บัตรประกันสังคมไม่จำกัด
- รายงานกงสุลเกิดในต่างประเทศ (แบบฟอร์ม FS-240)
- หนังสือรับรองการเกิดในต่างประเทศที่ออกโดยกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐอเมริกา (แบบฟอร์ม FS-545)
- หนังสือรับรองการแจ้งเกิดที่ออกโดยกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐอเมริกา (แบบฟอร์ม DS-1350)
- สูติบัตรตัวจริง
- เอกสารชนเผ่าพื้นเมืองอเมริกัน
- บัตรประจำตัวประชาชนของสหรัฐอเมริกา (แบบฟอร์ม I-197)
- บัตรประจำตัวสำหรับการใช้พลเมืองที่อาศัยอยู่ในสหรัฐอเมริกา (แบบฟอร์ม I-179)
- เอกสารอนุญาตที่ออกโดยกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ (DHS)
ส่วนที่ 3 ของ 4: การกรอกมาตรานายจ้าง
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบส่วนแรก
ก่อนกรอกส่วนนายจ้าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานกรอกส่วนแรกครบถ้วนแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานลงนามและลงวันที่
โปรดทราบว่าเฉพาะนายจ้างเท่านั้นที่ควรกรอกข้อมูลในส่วนนี้ ไม่ใช่พนักงาน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเอกสาร
พนักงานต้องแสดงเอกสารให้กับคุณเมื่อกรอกแบบฟอร์มเสร็จสิ้น เป็นหน้าที่ของคุณที่จะตรวจสอบเอกสารและให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นถูกต้อง รวมทั้งตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารนั้นตรงตามข้อกำหนดของ 1 เอกสารจากรายการ A หรือเอกสารแต่ละรายการจากรายการ B และรายการ C
ขั้นตอนที่ 3 กรอกข้อมูลพนักงาน
คุณจะต้องกรอกชื่อพนักงานในส่วนที่สอง เช่นเดียวกับสถานะการจ้างงาน กรอกข้อมูลของเอกสารแต่ละฉบับ รวมทั้งเลขที่เอกสาร หน่วยงานผู้ออกเอกสาร ชื่อเอกสาร และวันหมดอายุ (ถ้าจำเป็น)
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มวันที่ที่พนักงานเริ่ม
คุณจะต้องเพิ่มวันที่ที่พนักงานของคุณเริ่มทำงานให้กับบริษัท อาจเป็นวันที่ในอนาคตหากพนักงานยังไม่เริ่มทำงาน
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนข้อมูลของคุณและข้อมูลของบริษัท
เพิ่มชื่อและนามสกุลของคุณ ใส่ชื่อบริษัทและที่อยู่บริษัทที่เหมาะสมที่สุดเกี่ยวกับพนักงาน ลงชื่อและลงวันที่ในแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 6 มอบเอกสารคืนให้กับพนักงาน
เมื่อคุณตรวจสอบแล้วว่าเอกสารถูกต้องแล้ว ให้ส่งคืนให้กับพนักงาน คุณควรยึดเอกสารไว้นานเท่าที่จำเป็นเท่านั้น
ส่วนที่ 4 ของ 4: การทำส่วนที่ 3 ให้เสร็จสิ้นสำหรับการจ้างหรือทำใหม่
ขั้นตอนที่ 1 กรอกส่วนที่สามและชื่อพนักงาน
หากคุณจ้างพนักงานใหม่ภายใน 3 ปีนับจากวันที่ลาออกหรือพนักงานของคุณเปลี่ยนชื่อ คุณสามารถกรอกส่วนที่ 3 ให้เสร็จสิ้นเพื่อการตรวจสอบอีกครั้งเท่านั้น ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือคุณต้องกรอกชื่อลูกจ้างในส่วนนายจ้าง
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบอีกครั้งเมื่อเอกสารของพนักงานหมดอายุ
เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มครั้งแรก โปรดสังเกตว่าเอกสารของพนักงานหมดอายุเมื่อใด คุณจะต้องยืนยันอีกครั้งเมื่อยืนยัน คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการนี้สำหรับพลเมืองสหรัฐฯ หรือผู้ที่ไม่ใช่พลเมือง
ขอเอกสารเหมือนเดิม ตรวจสอบมัน หากเช็คเอาท์ ให้บันทึกข้อมูลของเอกสาร จากนั้นลงชื่อและลงวันที่ในแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบ I-9 ดั้งเดิมสำหรับการทำซ้ำ
ตรวจสอบดูว่าเอกสารหมดอายุหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ป้อนวันที่จ้างใหม่ หากมี ให้ตรวจสอบเอกสารรายการ A หรือรายการ C คุณไม่จำเป็นต้องดูเอกสารรายการ B