หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณน่าจะรู้ว่าคุณสามารถหักค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจของคุณได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องเก็บใบเสร็จรับเงินและเอกสารอื่นๆ ของค่าใช้จ่ายเหล่านั้นไว้ด้วย ในกรณีที่แผนกภาษีตรวจสอบการคืนภาษีของคุณหรือขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการหักเงินที่คุณอ้างสิทธิ์ การจัดใบเสร็จรับเงินและการติดตามค่าใช้จ่ายอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่หากคุณมีระบบที่สะดวกและเข้าถึงได้ คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทุกอย่างพร้อมเพื่อเพิ่มการหักเงินของคุณให้มากที่สุด
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การพัฒนาระบบการจัดเก็บ
ขั้นตอนที่ 1. เลือกระบบจัดเก็บไฟล์ที่สะดวก
การพัฒนานิสัยในการยื่นใบเสร็จจะง่ายขึ้นทันทีหากพื้นที่จัดเก็บไฟล์ของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย สำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ ตู้เก็บเอกสารแบบพื้นฐานก็เพียงพอแล้ว เก็บไว้ในที่ที่คุณผ่านบ่อย คุณจะได้ไม่ต้องพยายามยื่นใบเสร็จ
- บ่อยครั้ง ที่ที่ดีที่สุดสำหรับระบบจัดเก็บไฟล์ของคุณอยู่ติดกับโต๊ะทำงานที่คุณจัดการด้านการเงินของธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ ทุกสิ่งที่คุณต้องการจะอยู่ใกล้แค่เอื้อม
- หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีใบเสร็จ กล่องไฟล์ขนาดเล็กอาจทำงานได้ดีกว่าสำหรับคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจได้กล่องพลาสติกที่มีแฟ้มแขวน
ขั้นตอนที่ 2 จัดระเบียบใบเสร็จรับเงินของคุณตามหมวดหมู่
เมื่อคุณเสียภาษี คุณจะต้องรวมการหักเงินของคุณตามหมวดหมู่เฉพาะ หากคุณยื่นใบเสร็จรับเงินในหมวดหมู่เหล่านี้ แสดงว่าคุณได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ในเวลาที่ต้องเสียภาษี สิ่งที่คุณต้องทำคือรวมเข้าด้วยกัน หมวดหมู่ที่คุณต้องการ ได้แก่:
- การโฆษณาและการส่งเสริมการขาย (นามบัตร รายชื่อผู้รับจดหมาย การพัฒนาเว็บไซต์ โฆษณาบนโซเชียลมีเดีย)
- อาหารและความบันเทิง (ประชุมอาหารกลางวัน อาหารค่ำกับลูกค้า)
- ค่าเดินทาง (ค่าเครื่องบิน ค่ารถ ค่าทางด่วน ระยะทาง ที่พัก อาหารระหว่างเดินทางไปทำธุรกิจ)
- ค่าเช่า (ชำระค่าเช่าพื้นที่สำนักงานหรืออุปกรณ์ที่เช่า)
- สาธารณูปโภค (ไฟฟ้า, น้ำ, ความร้อน/เครื่องปรับอากาศ, ถังขยะสำหรับที่ทำงาน)
- การสื่อสาร (ค่าโทรศัพท์ อินเทอร์เน็ต)
- อุปกรณ์ (วัสดุสำนักงาน, อุปกรณ์ทำความสะอาด, กาแฟหรือน้ำขวดในสำนักงาน)
- ไปรษณีย์และไปรษณีย์ (ตู้ ปณ. ค่าจัดส่ง)
- ค่าธรรมเนียมทางกฎหมายและวิชาชีพ (ค่าธรรมเนียมบัญชี/ผู้ทำบัญชี ค่าทนายความ)
- ประกันภัย (เบี้ยประกันความรับผิดทางธุรกิจ เบี้ยประกันพนักงาน)
- ใบอนุญาตและค่าธรรมเนียม (ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ค่าธรรมเนียมสมาคมการค้า ค่าธรรมเนียมแฟรนไชส์)
- การศึกษา (การพัฒนาวิชาชีพ, การศึกษาต่อเนื่องสำหรับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ, การฝึกงานสำหรับคุณหรือพนักงาน)
เคล็ดลับ:
ถ้าใบเสร็จมีค่าใช้จ่ายในหลายประเภท ให้ทำสำเนาใบเสร็จสำหรับแต่ละประเภท ในแต่ละสำเนา ให้สังเกตยอดเงินที่หักจากใบเสร็จในประเภทนั้น
ขั้นตอนที่ 3 เก็บใบเสร็จรับเงินของคุณตามลำดับเวลา
แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่จำเป็นเป็นพิเศษ แต่ก็สามารถช่วยประมาณภาษีของคุณได้เมื่อคุณยื่นภาษีรายไตรมาส นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณค้นหาค่าใช้จ่ายที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น
หากคุณมีใบเสร็จจำนวนมากในหมวดหมู่เดียวในหนึ่งเดือน ให้คำนวณยอดรวมรายเดือนและรวมไว้ในไฟล์ของคุณตอนสิ้นเดือน จะทำให้การเพิ่มค่าใช้จ่ายในช่วงเวลาภาษีง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงของความผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเวลาเฉพาะในการยื่นใบเสร็จของคุณ
ใช้ระบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณและคุณสามารถติดตามได้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางคนต้องการยื่นใบเสร็จทันที ในขณะที่คนอื่น ๆ จัดสรรเวลาสัปดาห์ละครั้งเพื่อดำเนินการและยื่นใบเสร็จ
- ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการผ่านใบเสร็จของคุณและยื่นมันในขณะที่ธุรกรรมนั้นยังคงใหม่อยู่ในใจของคุณ เพื่อให้คุณรู้ว่าใบเสร็จนั้นมีไว้เพื่ออะไร
- หากคุณเพียงแค่รวบรวมใบเสร็จในกล่องและไม่ต้องเสียเวลาจัดหมวดหมู่ คุณจะมีปัญหาเรื่องเวลาภาษีและคุณอาจสูญเสียการหักเงินที่คุณได้รับหากคุณมีการจัดการที่ดีขึ้น
วิธีที่ 2 จาก 3: การจัดทำเอกสารค่าใช้จ่าย
ขั้นตอนที่ 1 จดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในใบเสร็จรับเงิน
จำไว้ว่าคุณจะต้องเก็บรายรับเป็นเวลา 6 ปี สิ่งที่ดูเหมือนชัดเจนในหนึ่งสัปดาห์หลังจากที่คุณต้องเสียค่าใช้จ่าย อาจไม่ใช่สิ่งที่คุณจำได้ในอีกหลายปีต่อมา แม้ว่าสิ่งนี้อาจใช้ไม่ได้กับเครื่องใช้สำนักงาน แต่มื้ออาหารและการเดินทางอาจทำได้ยากกว่า
- ตัวอย่างเช่น หากคุณออกไปรับประทานอาหารกลางวันกับลูกค้า คุณอาจจดชื่อลูกค้าและหัวข้อทั่วไปของการประชุมอาหารกลางวัน
- ด้วยค่าเดินทาง ให้สังเกตเหตุผลของการเดินทาง คุณอาจรวมโบรชัวร์หรือข้อมูลอื่นๆ ด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณเดินทางไปร่วมการประชุมทางการค้า คุณอาจแนบโบรชัวร์ของการประชุมไปพร้อมกับใบเสร็จที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น
ขั้นตอนที่ 2 แยกธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวในใบเสร็จเดียวกัน
เป็นการดีที่คุณกำลังเก็บค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและส่วนตัวเป็นธุรกรรมแยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม ไม่สะดวกเสมอไป หากคุณมีค่าใช้จ่ายส่วนตัวในใบเสร็จเดียวกันกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ให้ขีดเส้นใต้หรือเน้นที่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและคำนวณยอดรวมใหม่เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อเครื่องใช้สำนักงานและหยิบขวดน้ำให้ตัวเองในขณะที่คุณกำลังเช็คเอาท์ ขวดน้ำจะถือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ คุณจะต้องหักค่าน้ำนั้น (อย่าลืมภาษีการขาย หากมี) จากยอดรวมเพื่อรับค่าใช้จ่ายหักลดหย่อนใหม่ทั้งหมดของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 จับคู่ธุรกรรมการรับกับรายการในงบการเงิน
เมื่อคุณได้รับใบแจ้งยอดธุรกิจธนาคารและบัตรเครดิตทุกเดือน ให้พิมพ์และเปรียบเทียบกับใบเสร็จของคุณ ทำเครื่องหมายหรือเน้นทุกรายการในแต่ละใบแจ้งยอดที่คุณมีใบเสร็จ
หากมีธุรกรรมในใบแจ้งยอดของคุณซึ่งคุณเชื่อว่าสามารถนำไปหักลดหย่อนได้ แต่คุณไม่มีใบเสร็จรับเงิน คุณอาจพิมพ์ใบเสร็จเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ ติดต่อผู้ขายเพื่อดูว่าเป็นไปได้หรือไม่
คำเตือน:
หลีกเลี่ยงการใช้เงินสดชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เป็นการยากที่จะติดตามและไม่ทิ้งรอยกระดาษไว้เหมือนบัตรเครดิตหรือเดบิต
วิธีที่ 3 จาก 3: ไร้กระดาษ
ขั้นตอนที่ 1 สแกนใบเสร็จทั้งหมดก่อนที่คุณจะยื่น แม้ว่าคุณจะเก็บไฟล์กระดาษไว้ก็ตาม
ใบเสร็จส่วนใหญ่จะพิมพ์บนกระดาษความร้อน ซึ่งจะเสื่อมสภาพตามกาลเวลา กรมสรรพากรแนะนำให้คุณเก็บใบเสร็จไว้ 6 ปี อย่างไรก็ตาม หมึกบนใบเสร็จกระดาษเทอร์มอลอาจซีดจางจนดูเหมือนว่างเปล่าหลังจากนั้นไม่นาน
- เครื่องพิมพ์สำนักงานส่วนใหญ่มีเครื่องสแกน หากคุณไม่เป็นเช่นนั้น ให้ลงทุนในอันหนึ่งและจำไว้ว่าการซื้อนั้นเป็นค่าใช้จ่ายสำนักงานที่หักลดหย่อนภาษีได้
- หากคุณจดบันทึกในใบเสร็จแต่ละใบ ให้สแกนใบเสร็จหลังจากที่คุณได้จดบันทึกแล้ว
เคล็ดลับ:
คุณยังสามารถถ่ายรูปใบเสร็จของคุณด้วยสมาร์ทโฟน
ขั้นตอนที่ 2 จัดระเบียบไฟล์รูปภาพและติดป้ายกำกับตามหมวดหมู่และวันที่
เลียนแบบระบบการจัดเก็บกระดาษของคุณด้วยระบบการยื่นแบบดิจิทัลของคุณ สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่ โดยปกติ คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณจะบันทึกไฟล์ตามลำดับเวลาโดยค่าเริ่มต้น
คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์หมวดหมู่ได้เป็นเวลาหลายเดือน วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาภาพใบเสร็จที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น รวมทั้งจัดระเบียบการหักเงินของคุณ เพื่อให้คุณสามารถประมาณการภาษีรายไตรมาสได้แม่นยำยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ใช้แอพจัดการใบเสร็จบนสมาร์ทโฟนของคุณ
มีแอพสมาร์ทโฟนหลายตัวที่สามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กติดตามค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนและจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินได้ บางส่วนยังช่วยคุณติดตามระยะทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่คุณอาจไม่มีใบเสร็จ
หากคุณตัดสินใจใช้แอป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณใช้ติดตามค่าใช้จ่าย คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าบริษัทที่สร้างแอปอาจเลิกกิจการหรือเลิกผลิตแอปเมื่อใด
เคล็ดลับ:
หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ ให้เลือกแอปที่ซิงค์กับบัญชีซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ จากนั้นข้อมูลค่าใช้จ่ายจากใบเสร็จรับเงินของคุณจะถูกอัปโหลดไปยังหนังสือของคุณโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4 อัปโหลดภาพที่สแกนไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์
แม้ว่าคุณอาจจะเก็บภาพที่สแกนไว้บนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนของคุณ คุณยังต้องการสำรองข้อมูลไฟล์เหล่านั้นด้วย จำไว้ว่าคุณต้องเก็บไฟล์เหล่านั้นไว้เป็นเวลา 6 ปี และไม่น่าจะเป็นไปได้ว่าอีก 6 ปีนับจากนี้ คุณจะยังมีสมาร์ทโฟนเครื่องเดิมและคอมพิวเตอร์เครื่องเดิม
ด้วยความระมัดระวังอย่างมาก คุณอาจต้องการสร้างสำเนาสำรองบนแผ่นซีดีหรือธัมบ์ไดรฟ์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเก็บค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้หนึ่งปีไว้ในธัมบ์ไดรฟ์และติดป้ายกำกับแต่ละไดรฟ์ด้วยปี เก็บธัมบ์ไดรฟ์เหล่านี้ไว้ในที่ปลอดภัยหรือตำแหน่งที่ปลอดภัยอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 5 ขอให้ผู้ขายส่งอีเมลใบเสร็จรับเงินถึงคุณทุกครั้งที่ทำได้
ผู้ขายหลายรายยินดีที่จะส่งอีเมลใบเสร็จให้คุณแทน (หรือเพิ่มเติมจาก) ให้ใบเสร็จรับเงินจริงแก่คุณ ใบเสร็จทางอีเมลดีกว่าสำหรับการเก็บบันทึก เนื่องจากไม่ลดทอนวิธีการรับจริงบนกระดาษเทอร์มอล
- คุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ในบัญชีอีเมลของคุณเพื่อเลียนแบบโฟลเดอร์ในระบบการจัดเก็บไฟล์จริงของคุณ
- พิมพ์ใบเสร็จอีเมลของคุณและยื่นในระบบการจัดเก็บทางกายภาพของคุณในกรณี คุณอาจสูญเสียการเข้าถึงที่อยู่อีเมลของคุณหรือเปลี่ยนแปลง
เคล็ดลับ:
ใช้ที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณสำหรับใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ไม่ใช่ที่อยู่ส่วนตัวของคุณ