สำนักงานที่มีการจัดการที่ดีสามารถช่วยปรับปรุงการมุ่งเน้นและประสิทธิภาพของคุณในขณะที่คุณทำงาน เนื่องจากคุณจะไม่มีความยุ่งเหยิงมากนัก เมื่อคุณใส่ทุกอย่างในที่เฉพาะ คุณจะประหยัดเวลาในการพยายามค้นหาในภายหลังมากขึ้น ลองเปลี่ยนเลย์เอาต์ของเฟอร์นิเจอร์สำนักงานเพื่อช่วยให้คุณรู้สึกเครียดน้อยลงตลอดทั้งวัน เมื่อเค้าโครงของสำนักงานของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว การจัดระเบียบอุปกรณ์สำนักงานและเอกสารจะทำให้สำนักงานของคุณสะอาดและไม่รก
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การปรับเค้าโครง
ขั้นตอนที่ 1 จัดตำแหน่งโต๊ะทำงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถมองออกไปนอกหน้าต่างได้ถ้าทำได้
ความสามารถในการมองออกไปนอกหน้าต่างในขณะที่คุณทำงานสามารถช่วยลดระดับความเครียดและมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณได้ดีขึ้น ย้ายโต๊ะทำงานของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณสามารถนั่งลงได้อย่างง่ายดายและมองออกไปนอกหน้าต่างเป็นครั้งคราว ตรวจสอบว่าไม่มีแสงสะท้อนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือแสงในดวงตาตลอดวันเพื่อที่คุณจะได้ไม่วอกแวกหรือรำคาญ
หากคุณกำลังทำงานในสำนักงานแบบเปิดโล่งหรือห้องทำงาน ให้พูดคุยกับผู้ดูแลระบบหรือหัวหน้าสำนักงานของคุณเพื่อดูว่าสามารถเปลี่ยนตำแหน่งโต๊ะทำงานได้หรือไม่
ขั้นตอนที่ 2 เก็บสิ่งที่คุณใช้บ่อยที่สุดไว้ใกล้ตัวคุณมากที่สุด
เขียนรายการสิ่งที่คุณใช้ทุกวัน ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน เพื่อให้คุณรู้ว่าสิ่งสำคัญที่ควรเก็บไว้ใกล้ตัว เก็บของที่คุณใช้ทุกวันไว้ใกล้โต๊ะเพื่อให้หยิบจับเมื่อจำเป็น หากคุณใช้ของไม่บ่อยนัก ให้เก็บไว้ในลิ้นชักหรือตู้เสื้อผ้าที่อยู่ไกลออกไปเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงและประหยัดพื้นที่
- ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่ได้ใช้เครื่องพิมพ์บ่อยๆ ให้วางไว้อีกด้านหนึ่งของห้องเพื่อไม่ให้ใช้พื้นที่บนโต๊ะของคุณ
- หากมีสิ่งที่คุณใช้หลายครั้งต่อวัน ให้วางไว้บนโต๊ะทำงาน ชั้นวางใกล้ๆ หรือในลิ้นชักบนสุดของโต๊ะทำงาน
ขั้นตอนที่ 3 รับเฟอร์นิเจอร์แบบม้วนเพื่อให้คุณสามารถเคลื่อนย้ายสิ่งของต่าง ๆ ออกไปได้อย่างง่ายดาย
มองหาออแกไนเซอร์ ชั้นวาง หรือตู้ที่มีล้อเพื่อให้คุณสามารถดึงออกมาได้เมื่อต้องการแล้วใส่กลับเข้าไป เก็บของที่สั้นกว่านี้ เช่น ตู้เก็บเอกสารหรือชั้นวาง ไว้ใต้โต๊ะถ้าคุณมีที่ว่าง และย้ายของเหล่านั้นเมื่อคุณต้องการเข้าถึงเท่านั้น ลองใช้เก้าอี้สำนักงานแบบมีล้อเลื่อน ถ้าทำได้ เพื่อที่คุณจะได้สามารถม้วนตัวไปยังส่วนอื่นของสำนักงานเพื่อเข้าถึงบางอย่างได้
ขั้นตอนที่ 4 เก็บถังขยะไว้ในสำนักงานของคุณ เพื่อที่คุณจะได้กำจัดสิ่งต่างๆ ได้ทันที
เก็บถังขยะใบเล็กๆ ไว้ข้างโต๊ะหรือข้างใต้ถังขยะ หากคุณมีพื้นที่วางขาเพิ่มขึ้น ด้วยวิธีนี้ หากคุณมีถังขยะหรือไฟล์ใดๆ ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป คุณสามารถทิ้งมันทิ้งได้ทันที แทนที่จะปล่อยให้มันเกะกะพื้นที่ของคุณ
- อย่าลืมเปลี่ยนถุงขยะบ่อยๆ เพื่อให้สำนักงานของคุณสะอาดและสดชื่น
- ทำลายเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลก่อนที่จะโยนทิ้ง
เคล็ดลับ:
หากคุณต้องใช้กระดาษจำนวนมาก ให้แยกถังขยะในสำนักงานเพื่อใช้สำหรับการรีไซเคิลด้วยเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มความเป็นส่วนตัวเล็กน้อยให้กับสำนักงานของคุณ เพื่อให้คุณรู้สึกสบายใจ
เก็บของใช้ส่วนตัวสองสามชิ้นในสำนักงานของคุณเพื่อให้เป็นพื้นที่ของคุณเอง เพื่อไม่ให้รู้สึกปลอดเชื้อมากเกินไป แขวนงานศิลปะบนผนังหรือเก็บรูปภาพไว้บนโต๊ะเพื่อทำให้สำนักงานของคุณเป็นสถานที่พักผ่อน คุณยังสามารถเก็บของเล็กๆ น้อยๆ หรือปลูกต้นไม้ไว้ที่ไหนสักแห่งบนโต๊ะทำงานของคุณได้ตราบเท่าที่ไม่เกะกะพื้นที่ทำงานของคุณ
จำกัดตัวเองไว้ที่ 1-2 ชิ้นบนโต๊ะ มิฉะนั้นอาจใช้พื้นที่มากเกินไป
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดเก็บอุปกรณ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 กำจัดเสบียงที่คุณไม่ได้ใช้
จัดเรียงสิ่งที่คุณมีในสำนักงานและกำหนดความถี่ในการใช้งาน หากคุณมีสิ่งของที่ไม่ค่อยได้ใช้หรือไม่เคยใช้ ให้ใส่ในกล่องหรือภาชนะแยกต่างหาก เมื่อคุณทำงานทั่วทั้งสำนักงานแล้ว ให้กำจัดสิ่งที่คุณมีในกล่องเพื่อไม่ให้เกิดความยุ่งเหยิง
หากคุณอยู่ในอาคารสำนักงาน ให้นำอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้กลับเข้าไปในตู้เสบียงเพื่อให้คนอื่นสามารถนำไปใช้ได้หากต้องการ
เคล็ดลับ:
หากคุณมีปากกาหรืออุปกรณ์จำนวนมากที่คุณไม่ได้ใช้ ให้ดูว่าคุณสามารถบริจาคให้กับโรงเรียนเพื่อให้ครูสามารถใช้ในห้องเรียนได้โดยไม่ต้องซื้อใหม่
ขั้นตอนที่ 2 เก็บปากกาและอุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็กไว้ในถ้วยเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย
วางถ้วย 1-2 ถ้วยบนโต๊ะของคุณในระยะเอื้อมมือและวางปากกาทั้งหมดของคุณไว้ในนั้น เก็บอุปกรณ์สำนักงานขนาดยาวอื่นๆ เช่น กรรไกรไว้ในถ้วยของตัวเองด้วย เก็บปากกาและอุปกรณ์ต่างๆ ไว้ให้ชี้ลง คุณจะได้ไม่ทำร้ายตัวเองโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อคุณพยายามคว้าอะไรบางอย่าง
- คุณยังสามารถซื้อที่จัดระเบียบเดสก์ท็อปที่มีช่องใส่ต่างๆ ได้ หากคุณไม่ต้องการใช้ถ้วยหลายใบ
- ใช้โหลแก้วถ้าคุณต้องการให้โต๊ะทำงานของคุณดูมีการตกแต่งมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ถาดเครื่องเงินเพื่อจัดเรียงเครื่องใช้สำนักงานขนาดเล็ก
รับถาดเครื่องเงินที่มีหลายช่องเพื่อให้คุณสามารถแยกเครื่องใช้สำนักงานของคุณ จัดเก็บวัสดุที่คล้ายกันไว้ในส่วนเดียวกันของถาด เพื่อให้คุณมีระเบียบอยู่เสมอ วางสิ่งที่คุณใช้บ่อยไว้หน้าลิ้นชักและสิ่งของที่คุณใช้น้อยกว่านั้นไปทางด้านหลัง
คุณยังสามารถซื้อถังขยะพลาสติกขนาดเล็กและจัดวางในลิ้นชักได้ตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 4 ติดฉลากภาชนะหรือถังขยะเพื่อให้คุณรู้ว่ามีอะไรอยู่ในนั้น
ใส่ของที่คุณไม่ได้ใช้บ่อยลงในถังเก็บของและเก็บไว้ในตู้เสื้อผ้าหรือชั้นวางของถ้าทำได้ ใส่สิ่งของที่แตกต่างกันเพียง 1-2 รายการในถังขยะเดียวกันเพื่อไม่ให้เกิดความระส่ำระสาย ทำฉลากกระดาษสำหรับถังขยะแต่ละใบของคุณ และติดเทปไว้ที่ด้านข้าง เพื่อให้คุณมองเห็นสิ่งที่เก็บไว้ในถังขยะได้อย่างรวดเร็ว ให้คำอธิบายเกี่ยวกับป้ายกำกับของคุณเพื่อไม่ให้สับสนในภายหลัง
คุณสามารถซื้อถังเก็บพลาสติกได้จากห้างสรรพสินค้าหรือทางออนไลน์
ขั้นตอนที่ 5. หาที่ยึดสายไฟเพื่อขจัดความยุ่งเหยิงใต้โต๊ะของคุณ
สายไฟใต้โต๊ะของคุณอาจดูไม่เป็นระเบียบและพันรอบเท้าได้ง่าย จัดกลุ่มสายเคเบิลทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกันแล้วปิดไว้ในที่ยึดสายไฟเพื่อไม่ให้อยู่บนพื้น ยึดที่ยึดสายไฟไว้กับผนังหรือใต้โต๊ะเพื่อจัดระเบียบสายไฟ
- คุณสามารถซื้อที่ยึดสายไฟได้จากร้านอุปกรณ์สำนักงานหรือทางออนไลน์
- คุณยังสามารถยึดสายเคเบิลไว้ด้วยกันหรือข้างโต๊ะทำงานของคุณด้วยแถบเวลโครหรือสายรัดซิป
ส่วนที่ 3 จาก 3: การขจัดความยุ่งเหยิงของกระดาษ
ขั้นตอนที่ 1 ทำลายเอกสารใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคล
หลีกเลี่ยงการโยนเอกสารที่มีสิ่งต่างๆ เช่น ใบแจ้งยอดบัญชี เอกสารทางกฎหมาย หรือหมายเลขบัตรเครดิตและหมายเลขประกันสังคม ให้หาเครื่องทำลายเอกสารมาทำลายเอกสารเพื่อไม่ให้คนอื่นขโมยข้อมูล เมื่อกระดาษถูกฉีกเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยแล้ว คุณสามารถทิ้งเศษกระดาษได้ตามปกติ
หากคุณมีเอกสารสำคัญที่ไม่สามารถกำจัดทิ้งได้ เช่น สูติบัตร บัตรประกันสังคม หรือพินัยกรรม ให้เก็บไว้ในตู้นิรภัยกันไฟเพื่อป้องกันความเสียหาย
ขั้นตอนที่ 2 จัดเรียงกระดาษลงในถาดกระดาษ หากคุณต้องการเก็บไว้บนโต๊ะทำงาน
ถาดกระดาษมีหลายชั้น คุณจึงสามารถแยกเอกสารประเภทต่างๆ ได้ เลือกถาดกระดาษแนวตั้งถ้าคุณมีพื้นที่ไม่มาก หรือถาดแนวนอนถ้าคุณมีที่ว่าง วางออแกไนเซอร์ไว้ใกล้ขอบโต๊ะ เพื่อให้คุณหยิบจับสิ่งของที่ต้องการได้อย่างง่ายดายตลอดทั้งวัน ติดป้ายกำกับแต่ละระดับเพื่อให้คุณทราบว่าเอกสารบางอย่างควรไปที่ใด
- คุณสามารถซื้อถาดกระดาษได้จากร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน
- ถาดกระดาษยังใช้งานได้ดีสำหรับการเก็บโฟลเดอร์หรือโน้ตบุ๊ก
- กำหนดส่วนของโต๊ะทำงานให้สะอาด เพื่อให้คุณมีพื้นที่สำหรับจัดวางหากต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 แขวนกระเป๋าที่ผนังหากคุณต้องการเก็บกระดาษไว้บนโต๊ะทำงาน
กระเป๋าติดผนังเป็นถาดพลาสติกที่มีช่องหลายช่องสำหรับเก็บเอกสารและโฟลเดอร์ วางกระเป๋าติดผนังไว้ใกล้โต๊ะทำงานเพื่อนำกระดาษออกจากโต๊ะทำงานและลดความยุ่งเหยิง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องต่างๆ ติดฉลากไว้ เพื่อไม่ให้สับสนในภายหลัง
กระเป๋าติดผนังยังสามารถแขวนไว้ที่ด้านหลังประตูได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 4 แขวนกระดานข่าวเพื่อให้คุณสามารถดูเอกสารและบันทึกช่วยจำได้อย่างง่ายดาย
หาที่บนผนังของคุณที่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับกระดานข่าวและตั้งขึ้น จัดระเบียบกระดานข่าวเป็นส่วนที่คุณสามารถปักหมุดรายการต่างๆ ได้ เช่น เอกสาร ใบเสร็จ โน้ต และบันทึกช่วยจำ ให้มองเห็นเอกสารที่สำคัญที่สุดและกองเอกสารที่เก่ากว่าไว้ข้างใต้
- ห้องเล็กหลายห้องมีกำแพงที่คุณสามารถใส่หมุดได้
- ใช้หมุดสีต่างกันสำหรับเอกสารแต่ละประเภทที่คุณแขวน ตัวอย่างเช่น คุณอาจแขวนบันทึกช่วยจำด้วยหมุดสีน้ำเงินและใบเสร็จที่มีสีแดง
- คุณยังสามารถปักหมุดรูปถ่ายส่วนตัวได้หากไม่มีที่ว่างบนโต๊ะทำงานของคุณ
เคล็ดลับ:
หากคุณไม่มีที่ว่างสำหรับกระดานข่าวขนาดเต็ม คุณสามารถซื้อแถบไม้ก๊อกที่มีพื้นที่ขนาดเล็กสำหรับแขวนกระดาษได้
ขั้นตอนที่ 5. โฟลเดอร์รหัสสีเพื่อให้ง่ายต่อการจดจำ
รับโฟลเดอร์ไฟล์ในสีต่างๆ และจัดเรียงเอกสารของคุณเพื่อให้ไฟล์ที่เหมือนกันทั้งหมดใช้สีเดียว ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ ลงในโฟลเดอร์สีแดงและแบบฟอร์มรายได้ในโฟลเดอร์สีเขียว ติดป้ายกำกับแท็บในโฟลเดอร์ด้วยประเภทของเอกสารที่อยู่ภายใน เมื่อคุณจัดเอกสารเรียบร้อยแล้ว ให้ใส่ไว้ในตู้เก็บเอกสารในถาดกระดาษเพื่อให้หาได้ง่าย
คุณยังสามารถติดป้ายสีเข้ากับแท็บของโฟลเดอร์ไฟล์ได้ หากคุณไม่ต้องการซื้อหลายสี
ขั้นตอนที่ 6 ลองจัดเก็บบันทึกช่วยจำและกำหนดเวลาแบบดิจิทัลเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้กระดาษ
หากคุณต้องการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ ให้ลองเขียนบันทึกย่อหรือตารางเวลาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและจัดเรียงเอกสารของคุณ หรือใช้โปรแกรมออนไลน์เพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ เมื่อไฟล์ล้าสมัยแล้ว ให้ลบออกเพื่อไม่ให้คอมพิวเตอร์ของคุณเกะกะ
- สำรองเอกสารสำคัญบนไซต์ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก เพื่อไม่ให้สูญหายหากคอมพิวเตอร์ของคุณเกิดปัญหา
- หากคุณมีเครื่องสแกน คุณสามารถอัปโหลดเอกสารทางกายภาพไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อกำจัดเอกสารที่เป็นกระดาษได้