ในฐานะที่เป็นคนหนุ่มสาว ต้องใช้ความกล้าหาญอย่างมากในการเขียนจดหมายถึงอาจารย์ใหญ่ของคุณ นอกจากนี้ยังต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและเขียนแบบร่างหลายฉบับ อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัวเมื่อคุณเริ่มทำงานกับจดหมายของคุณ แต่ผลลัพธ์อาจเป็นจุดจบของปัญหาที่ยุ่งยาก
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การพิจารณาปัญหา
ขั้นตอนที่ 1. คิดเกี่ยวกับตัวเลือกของคุณ
พิจารณาว่าการเขียนจดหมายถึงอาจารย์ใหญ่เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาเฉพาะของคุณหรือไม่ สำหรับปัญหาบางอย่าง อาจมีวิธีแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากกว่า ตัวอย่างเช่น หากคุณทำเสื้อโค้ทของคุณหายในสนามเด็กเล่น คุณควรตรวจสอบที่ Lost and Found ของสำนักงาน แทนที่จะพูดถึงปัญหาในจดหมายถึงอาจารย์ใหญ่ของคุณ
- ก่อนตัดสินใจเขียนจดหมายถึงอาจารย์ใหญ่ ให้ถามตัวเองสองสามคำถามก่อน ประเด็นนี้สำคัญพอที่จะถามอาจารย์ใหญ่ของฉันหรือไม่? มีคนอื่นที่สามารถช่วยฉันด้วยปัญหานี้หรือไม่? เงินต้นของฉันสามารถช่วยแก้ปัญหาของฉันได้หรือไม่?
- คนอื่นๆ ที่อาจช่วยคุณแก้ปัญหาได้ ได้แก่ พ่อแม่ ครู เลขานุการโรงเรียน และที่ปรึกษาแนะแนวของโรงเรียน หากคุณตัดสินใจไม่ได้ว่าใครเป็นคนที่ดีที่สุดที่จะถาม ให้ลองนัดหมายกับที่ปรึกษาแนะแนวของคุณและขอคำแนะนำจากพวกเขา
ขั้นตอนที่ 2 จดบันทึกที่กำหนดปัญหา
ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายถึงครูใหญ่เกี่ยวกับคนพาล ครูยากๆ หรือนโยบายโรงเรียนที่ไม่ดี สิ่งสำคัญคือต้องคิดว่าปัญหาคืออะไรและเหตุใดจึงรบกวนจิตใจคุณ คุณจะต้องเข้าใจปัญหาอย่างชัดเจนจึงจะเขียนจดหมายที่มีประสิทธิภาพได้ ทำรายการเหตุผลที่คุณคิดว่าปัญหาต้องการการดูแล
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาผลกระทบ
ในบันทึกย่อของคุณ ให้จดแนวคิดว่าเหตุใดปัญหาจึงส่งผลต่อคุณหรือคนที่คุณรู้จัก ตัวอย่างเช่น คุณคิดว่าไม่มีเวลาพอที่จะทานอาหารกลางวัน ให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงเป็นเรื่องยาก: คุณรีบทานอาหารและไม่เสร็จ
ตอนที่ 2 ของ 4: การเขียนคำตอบของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มเขียนร่างจดหมายฉบับเต็ม
คุณสามารถพิมพ์คำตอบของคุณบนคอมพิวเตอร์หรือเขียนด้วยมือ เป้าหมายหลักที่นี่คือการเริ่มต้นเขียนเพื่อที่คุณจะได้มีงานทำ คุณสามารถแก้ไขและทำให้สมบูรณ์ได้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำตัวเอง
คุณต้องแจ้งให้อาจารย์ใหญ่ทราบวิธีการที่ถูกต้องว่าใครเป็นคนเขียนจดหมายที่เขา/เธอกำลังอ่านอยู่ เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวที่ระบุว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณถึงเขียนถึงอาจารย์ใหญ่ของคุณ
คุณสามารถเขียนอะไรง่ายๆ เช่น "ฉันชื่อแซม โจนส์ ฉันอยู่เกรด 8 และฉันเสียใจที่มีช่วงเวลาพักกลางวันสั้นๆ"
ขั้นตอนที่ 3 ระบุปัญหา
เนื้อหาของจดหมายควรระบุการร้องเรียนของคุณ นี่คือที่ที่ถุงมือหลุดออกมา เขียนรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหา อธิบายว่าสิ่งนี้ส่งผลต่อคุณหรือคนที่คุณรู้จักอย่างไร
ขั้นตอนที่ 4 ระบุผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
จุดประสงค์ของการเขียนจดหมายฉบับนี้คืออะไร? คุณหวังว่าครูใหญ่ของคุณจะดำเนินการอย่างไรเมื่ออ่านจดหมายของคุณ นี่คือผลลัพธ์ที่คุณต้องการ คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณหวังว่าจะเกิดขึ้นจากการอ่านจดหมายของคุณ ถ้าคุณไม่บอกอาจารย์ใหญ่ว่าต้องการแก้ไขสถานการณ์อย่างไร พวกเขาจะคิดหาวิธีแก้ไขด้วยตนเอง และอาจไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อบอกอาจารย์ใหญ่ว่าช่วงพักกลางวันของคุณสั้นเกินไปสำหรับคุณที่จะทานอาหารให้เสร็จ ผลลัพธ์ที่คุณต้องการอาจเป็นการยืดเวลาอาหารกลางวันออกไปอีก 5 นาที เพื่อให้มีเวลาทานอาหารมากขึ้น หรือบางทีคุณอาจแนะนำให้พวกเขาอนุญาตให้มีการพักห้องน้ำเพิ่มเติมในตอนเช้าก่อนรับประทานอาหารกลางวัน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องใช้เวลาพักเที่ยงเพื่อเข้าห้องน้ำ
ขั้นตอนที่ 5. ปิดตัวอักษรให้ชัดเจน
ปัดเศษจดหมายโดยสรุปประเด็นสำคัญในสองสามบรรทัด ขอให้อาจารย์ใหญ่จัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นที่หยิบยกขึ้นมาในจดหมายของคุณ เซ็นชื่อและระบุโฮมรูมของคุณเพื่อให้อาจารย์ใหญ่สามารถตอบกลับได้
ส่วนที่ 3 จาก 4: การแก้ไขจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบฉบับร่างและทำการเปลี่ยนแปลง
แก้ไขจดหมายฉบับสุดท้ายและทำสำเนาสองฉบับ ฉบับหนึ่งส่งให้และอีกฉบับหนึ่งสำหรับตัวคุณเอง
หากคุณส่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นอ่านออกได้ นี่อาจหมายถึงการเขียนจดหมายใหม่เมื่อคุณได้ทำการแก้ไขทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว ใช้ลายมือเขียนที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายฉบับนี้
ขั้นตอนที่ 2. ใช้น้ำเสียงที่เป็นบวก
จดหมายของคุณควรสุภาพและเป็นผู้ใหญ่ จำไว้ว่าคุณกำลังพูดถึงอาจารย์ใหญ่ของคุณ (ซึ่งเป็นเหมือนเจ้านายของคุณ!) และคุณควรพูดกับพวกเขาด้วยความเคารพ
สิ่งนี้ก็สำคัญเช่นกัน เพราะผู้คนมักจะเต็มใจช่วยเหลือคุณมากกว่าถ้าคุณถามพวกเขาดีๆ แทนที่จะพูดจาหยาบคายหรือเรียกร้อง
ขั้นตอนที่ 3 ใส่ใจในรายละเอียด
ไม่ว่าเนื้อหาจะเป็นอย่างไร จดหมายเลอะเทอะที่มีข้อผิดพลาดมากมายจะถูกพิจารณาน้อยกว่าจดหมายที่เขียนดีและมีข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อย อย่าลืมหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในไวยากรณ์และการสะกดคำ เช่น การสะกดชื่อผู้รับให้ถูกต้อง
คุณควรลงวันที่ในจดหมายในวันที่คุณมอบมันให้กับอาจารย์ใหญ่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4. หยุดพัก
เมื่อคุณกำลังแก้ไขจดหมาย การเลิกยุ่งกับจดหมายสักสองสามวันจะช่วยให้คุณมองเห็นได้ด้วยตาเปล่าเมื่อคุณเริ่มทำงานใหม่อีกครั้ง คุณจะจับความผิดพลาดได้มากขึ้นและให้เวลาสมองคิดไอเดียสร้างสรรค์มากขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. ขอให้คนอื่นอ่านจดหมายของคุณ
คนอื่นมักจะสามารถจับข้อผิดพลาดที่คุณพลาดในงานของคุณเอง เพราะคุณเขียนมันขึ้นมา คุณจึงรู้ว่ามันควรจะพูดอะไร ง่ายมากที่จะมองข้ามข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ เพราะคุณรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะพูดอะไร คนนอกสามารถให้ความสนใจกับสิ่งที่ปรากฏบนหน้าเว็บจริงและตรวจพบข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไป
- การขอให้ผู้ใหญ่อ่านจดหมายของคุณเป็นความคิดที่ดี เพราะพวกเขาอาจจะสามารถช่วยคุณแก้ไขข้อผิดพลาดที่เป็นลายลักษณ์อักษรและพิจารณาปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้นในจดหมายของคุณ เช่น น้ำเสียงและการจัดลำดับความคิดของคุณอย่างมีเหตุผล
- การขอให้นักเรียนคนอื่นอ่านจดหมายของคุณก็เป็นเรื่องที่ดีเช่นกัน เพราะพวกเขาสามารถช่วยคุณตัดสินใจว่าคำขอของคุณสมเหตุสมผลหรือไม่ภายใต้บริบทของกฎเกณฑ์และข้อบังคับของโรงเรียนของคุณ พวกเขาจะมีความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์เป็นอย่างดีเนื่องจากเป็นโรงเรียนของพวกเขาด้วย แต่พวกเขาอาจจะจับความผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้ไม่ดีเท่าผู้ใหญ่
ตอนที่ 4 ของ 4: การติดตามผล
ขั้นตอนที่ 1 ส่งจดหมายของคุณ
ถ้าเป็นไปได้ ให้นำไปที่อาจารย์ใหญ่ของคุณเป็นการส่วนตัว ถ้าไม่ ให้ฝากไว้กับสำนักงานของโรงเรียนหรือครูคนอื่นเพื่อส่งต่อ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายถูกปิดผนึกไว้ในซองจดหมายก่อนออกเดินทาง
ขั้นตอนที่ 2 ติดตามด้วยวาจา
ไปที่สำนักงานอาจารย์ใหญ่ของคุณและถามเขา / เธอว่าพวกเขาได้รับจดหมายของคุณหรือไม่ หากคุณเข้าหาอาจารย์ใหญ่โดยตรง เขา/เธออาจจะเต็มใจที่จะพูดคุย
หากคุณไม่ได้รับการติดต่อกลับจากอาจารย์ใหญ่ภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากที่คุณส่งจดหมาย ให้นัดหมายกับอาจารย์ใหญ่เพื่อหารือเรื่องนี้ด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 3 ติดตามผลเป็นลายลักษณ์อักษร
หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับภายในหนึ่งสัปดาห์ ให้ติดตามด้วยข้อความเพื่อขอคำตอบ คุณยังสามารถส่งอีเมลถึงอาจารย์ใหญ่เพื่อขอยืนยันว่าพวกเขาได้รับจดหมายของคุณแล้วและขอให้ตอบกลับในเวลาที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 4 เก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน
คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเมื่อใดที่คุณอาจต้องการสำเนาจดหมายนี้อีกในอนาคต ดังนั้นอย่าลืมเก็บสำเนาไว้กับเอกสารอันมีค่าอื่นๆ ของคุณเองด้วย
เคล็ดลับ
- ใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพ (ไม่มีสแลง) และจะทำให้ผู้ใหญ่จริงจังกับคุณ เขียนประโยคที่สมบูรณ์และใช้การตรวจตัวสะกด
- พาเพื่อนไปด้วยหากคุณต้องการความช่วยเหลือในการพบปะกับอาจารย์ใหญ่หรือผู้รับจดหมาย
- โดยทั่วไป พยายามเก็บจดหมายไว้หน้าเดียว ถ้ายาวกว่านี้ ให้นับหน้า
- ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมาย ให้พูดคุยกับเพื่อนๆ เกี่ยวกับเรื่องร้องเรียน ถ้าคุณสบายใจที่จะทำเช่นนั้น เพิ่มความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องในจดหมายของคุณ
- เขียนจดหมายก็ต่อเมื่อคุณและคนอื่นเห็นด้วยว่ามีบางอย่างผิดปกติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาร้ายแรง และคุณมีเหตุผลสำรองหลังจากปัญหาของคุณ
- นำเสนอจดหมายด้วยทัศนคติเชิงบวก ไม่ใช่แบบเรียกร้อง จดหมายไม่เรียกร้อง
คำเตือน
- อย่าใช้ภาษาหยาบคาย
- อย่าพูดเกินจริงหรือสร้างข้อเท็จจริงเพื่อสร้างกรณีของคุณ ความน่าเชื่อถือของคุณเป็นสิ่งสำคัญ
- อย่าเป็นส่วนตัวมากเกินไปเกี่ยวกับครูหรืออะไรก็ตามที่เป็นปัญหาในการร้องเรียนของคุณ
- เป็นทางการ อย่าใช้คำสแลง และอย่าสาบาน (นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณรู้ว่าอาจารย์ใหญ่เป็นคนเคร่งศาสนา ตัวอย่างเช่น หากเขาเป็นคริสเตียน อย่าพูดว่า "นรก" หรือ "เลือด")