วิธีการสื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ

สารบัญ:

วิธีการสื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ
วิธีการสื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ

วีดีโอ: วิธีการสื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ

วีดีโอ: วิธีการสื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ
วีดีโอ: อยากไปเรียนต่อที่ญี่ปุ่น...ต้องดู : ดูให้รู้ Dohiru (10 ก.พ. 62) 2024, มีนาคม
Anonim

ในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้างานที่ดี คุณต้องแก้ไขปัญหาในสถานที่ทำงาน แม้ว่าสาเหตุของปัญหาในที่ทำงานจะแตกต่างกันไป เช่น ความขัดแย้งทางบุคลิกภาพ ปัญหาของพนักงาน กระบวนการที่ผิดพลาด และอื่นๆ ทั้งหมดต้องได้รับการแก้ไขในลักษณะเดียวกัน ในท้ายที่สุด ปัญหาในที่ทำงานสามารถแก้ไขได้ผ่านการสื่อสารกับพนักงานหรือพนักงานที่อยู่ตรงกลางหรือคุ้นเคยกับปัญหานั้นๆ ในท้ายที่สุด คุณจะต้องระบุปัญหา หารือกับพนักงาน และหาวิธีแก้ไข ด้วยเวลาและการสื่อสาร คุณจะไม่มีปัญหาในการจัดการกับปัญหาในที่ทำงาน

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: การระบุปัญหา

สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 1
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ก่อนพูดคุยกับพนักงานของคุณ คุณควรรวบรวมข้อมูลเพื่อระบุปัญหา การระบุปัญหาจะทำให้คุณมีข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับปัญหา

  • ดึงการประเมินพนักงาน
  • รวบรวมประสิทธิภาพหรือสถิติการขาย
  • พูดคุยกับผู้บริหารหรือพนักงานคนอื่นๆ ที่อาจมีข้อมูลโดยตรงเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงาน
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 2
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 พูดคุยกับหัวหน้างานและผู้จัดการของคุณ

ก่อนดำเนินการต่อและพูดคุยกับพนักงาน คุณควรพูดคุยกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณ หัวหน้างานและผู้จัดการของคุณจะให้ความคิดที่ดีเกี่ยวกับประเภทของโซลูชันที่พวกเขาต้องการให้คุณมองหา นอกจากนี้ พวกเขาจะให้แนวคิดเกี่ยวกับประเภทของอำนาจที่คุณต้องแก้ไขปัญหาในที่ทำงาน

  • เรียกประชุมกับหัวหน้างานโดยตรงของคุณ
  • แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับปัญหาที่คุณพบ ลองพูดว่า: "เรามีปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานที่สถานที่ Spring Falls ของเรา ฉันกำลังทำงานอย่างแข็งขันเพื่อแก้ไขปัญหานี้กับพนักงานที่เป็นปัญหา"
  • ถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการให้คุณทำอะไรเพื่อจัดการกับมัน ตัวอย่างเช่น ถามว่า: "คุณต้องการให้ฉันทำสิ่งใดเป็นพิเศษเมื่อต้องแก้ไขปัญหานี้หรือไม่"
  • ค้นหาว่าหัวหน้างานของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงานหรือไม่
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 3
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 สังเกตพนักงานของคุณทำงาน

หลังจากที่คุณได้พูดคุยกับผู้จัดการโดยตรงของคุณแล้ว คุณควรสังเกตพนักงานหรือพนักงานที่เกี่ยวข้องกับปัญหาในที่ทำงาน การสังเกตพนักงานของคุณจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการที่มีปัญหาหรือการปฏิสัมพันธ์กับพนักงานที่เป็นสาเหตุของปัญหา

  • ใช้เวลาในการสังเกตกิจกรรมประจำวันขององค์กรของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาในที่ทำงานได้ดีขึ้น
  • จัดการประชุมกับพนักงานเป็นครั้งคราวเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับพวกเขา
  • ฝังตัวเองในงานต่างๆ ตลอดทั้งปี ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีแนวคิดที่ดีขึ้นมากเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและวิธีที่พนักงานมีส่วนร่วมกันในแต่ละวัน

ส่วนที่ 2 จาก 3: อภิปรายปัญหา

สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 4
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดการประชุมเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา

ขั้นตอนแรกของคุณคือกำหนดการประชุมเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา การจัดกำหนดการประชุมจะช่วยให้คุณมีโอกาสหารือและสำรวจปัญหา

  • เมื่อส่งอีเมลหรือโทรหาพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทสนทนาของคุณสั้นพอสมควร
  • แม้ว่าคุณควรให้แนวคิดเกี่ยวกับปัญหาที่คุณจะพูดกับพวกเขา แต่พยายามอย่าลงลึกถึงปัญหามากเกินไป
  • หลีกเลี่ยงการกล่าวหาพนักงานของคุณเมื่อเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุม
  • พูดบางอย่างเช่น: "จอห์น ฉันต้องการพบเกี่ยวกับแผนกของคุณ ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้"
  • หากคุณเขียนอีเมลถึงพนักงานที่เป็นปัญหา ให้หลีกเลี่ยงการเขียนบางอย่างเช่น “คุณไม่ได้ทำงานของคุณ” หรือ “แผนกของคุณกำลังดำเนินการอยู่” สิ่งนี้จะกำหนดเสียงเชิงลบและอาจบ่อนทำลายประสิทธิภาพของการประชุมของคุณ
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 5
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 2 อธิบายปัญหา

หลังจากจัดประชุม คุณจะมีโอกาสอธิบายปัญหาให้พนักงานทราบ ใช้โอกาสนี้เพื่อแจ้งพนักงานของคุณอย่างเต็มที่

  • ระบุปัญหาด้วยคำที่ง่ายและชัดเจน
  • ระบุว่าปัญหาส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณอย่างไร
  • พยายามทำตัวเป็นกลาง มากกว่ากล่าวหา ให้พวกเขารู้ว่าปัญหาคืออะไร - อย่าตำหนิ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "คุณทำงานที่แย่มากในฐานะตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า" ให้พูดว่า "เราได้รับคำติชมเชิงลบเกี่ยวกับงานของคุณในฐานะตัวแทนบริการลูกค้า"
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 6
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 3 ฟังคำตอบของพนักงาน

หลังจากที่คุณได้ใช้เวลาอธิบายปัญหาให้พนักงานฟังแล้ว คุณต้องฟังคำตอบของพนักงาน การฟังคำตอบของพนักงานจะทำให้พวกเขารู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับมุมมองของพวกเขา และจะให้ข้อมูลที่มีค่าแก่คุณ

  • รับฟังความคิดเห็นของพวกเขา ข้อมูลนี้อาจช่วยให้คุณปรับปรุงองค์กรของคุณได้
  • แสดงว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่พนักงานของคุณพูด พิจารณาย้ำประเด็นของพวกเขาด้วยคำพูดต่างๆ เพื่อแสดงว่าคุณให้ความสนใจ
  • ขอบคุณพวกเขาสำหรับการป้อนข้อมูลและการตอบสนอง
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 7
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 7

ขั้นตอนที่ 4 สื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ในขณะที่พนักงานของคุณได้ให้ข้อเสนอแนะแก่คุณแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องทางการสื่อสารของคุณยังคงเปิดอยู่จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข หากคุณและพนักงานสื่อสารกันบ่อยและมีประสิทธิภาพ จะช่วยคุณค้นหาและแก้ไขปัญหาที่เป็นปัญหา

  • แจ้งให้พนักงานติดต่อคุณหากมีข้อกังวลหรือปัญหาเพิ่มเติม
  • จัดประชุมกับพนักงานจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างเต็มที่

ส่วนที่ 3 จาก 3: หาวิธีแก้ไขปัญหา

สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 9
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 1 รับข้อเสนอแนะจากพนักงานของคุณ

พนักงานจะมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับพวกเขาหรือแผนก ถามว่าปัญหาอยู่ที่ไหนและมีโอกาสปรับปรุงได้ที่ไหน สิ่งนี้ทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบและสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกมีอำนาจ และยังเป็นวิธีสำหรับคุณในการประเมินการมีส่วนร่วมและการตัดสินของพนักงาน

  • ถามพนักงานของคุณว่า: "คุณคิดว่าเราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร"
  • จัดทำเอกสารการแก้ปัญหาที่พนักงานของคุณนำเสนอ
  • หากคุณอนุมัติโซลูชันที่พนักงานของคุณแนะนำ แจ้งให้พวกเขาทราบและให้สิทธิ์ในการดำเนินการดังกล่าว
  • อย่าลืมว่าใครผิดไม่สำคัญ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหา
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 8
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 8

ขั้นตอนที่ 2. แนะนำวิธีแก้ไขปัญหา

หลังจากฟังความคิดของพนักงานแล้ว ให้เสนอแนะของคุณเองหากมีวิธีแก้ไขที่พวกเขาอาจยังไม่ได้พิจารณา

  • ให้พนักงานของคุณรู้ว่าข้อเสนอแนะของคุณเป็นเพียงคำแนะนำเท่านั้น
  • หากคุณรู้สึกหนักแน่นว่าพนักงานของคุณ (หรือคุณ) สามารถใช้โซลูชันของคุณได้อย่างไร โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบ
  • เสนอวิธีแก้ปัญหาหลายอย่าง ถ้าทำได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณมีที่ตั้งหรือแฟรนไชส์ที่มียอดขายต่ำ ให้แนะนำตัวเลือกว่าสถานที่นั้นสามารถเพิ่มยอดขายได้อย่างไร คุณอาจแนะนำให้ผู้จัดการของสถานที่นั้นออกโฆษณาสิ่งพิมพ์ จัดโปรโมชัน หรือเริ่มแคมเปญโซเชียลมีเดีย
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 10
สื่อสารปัญหาในที่ทำงานกับพนักงานของคุณ ขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 3 ถามผู้อื่นเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา

นอกเหนือจากการสร้างวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองและรับข้อเสนอแนะจากพนักงานของคุณแล้ว ให้ติดต่อหัวหน้าแผนกและ/หรือพนักงานคนอื่นๆ ที่คุ้นเคยกับปัญหาในที่ทำงาน

  • เรียกประชุมผู้บริหารเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและดูว่ามีใครแนะนำวิธีแก้ปัญหาได้หรือไม่ คุณและพนักงานที่เป็นปัญหาอาจรวบรวมการนำเสนอเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว จากนั้นจึงระดมความคิดร่วมกับผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง
  • จัดประชุมพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องหรือคุ้นเคยกับปัญหาเพื่อดูว่าใครมีแนวคิดในการแก้ไขปัญหาหรือไม่
  • อภิปรายปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล หากเป็นปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล