ในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้างานที่ดี คุณต้องแก้ไขปัญหาในสถานที่ทำงาน แม้ว่าสาเหตุของปัญหาในที่ทำงานจะแตกต่างกันไป เช่น ความขัดแย้งทางบุคลิกภาพ ปัญหาของพนักงาน กระบวนการที่ผิดพลาด และอื่นๆ ทั้งหมดต้องได้รับการแก้ไขในลักษณะเดียวกัน ในท้ายที่สุด ปัญหาในที่ทำงานสามารถแก้ไขได้ผ่านการสื่อสารกับพนักงานหรือพนักงานที่อยู่ตรงกลางหรือคุ้นเคยกับปัญหานั้นๆ ในท้ายที่สุด คุณจะต้องระบุปัญหา หารือกับพนักงาน และหาวิธีแก้ไข ด้วยเวลาและการสื่อสาร คุณจะไม่มีปัญหาในการจัดการกับปัญหาในที่ทำงาน
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การระบุปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ก่อนพูดคุยกับพนักงานของคุณ คุณควรรวบรวมข้อมูลเพื่อระบุปัญหา การระบุปัญหาจะทำให้คุณมีข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับปัญหา
- ดึงการประเมินพนักงาน
- รวบรวมประสิทธิภาพหรือสถิติการขาย
- พูดคุยกับผู้บริหารหรือพนักงานคนอื่นๆ ที่อาจมีข้อมูลโดยตรงเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 2 พูดคุยกับหัวหน้างานและผู้จัดการของคุณ
ก่อนดำเนินการต่อและพูดคุยกับพนักงาน คุณควรพูดคุยกับหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณ หัวหน้างานและผู้จัดการของคุณจะให้ความคิดที่ดีเกี่ยวกับประเภทของโซลูชันที่พวกเขาต้องการให้คุณมองหา นอกจากนี้ พวกเขาจะให้แนวคิดเกี่ยวกับประเภทของอำนาจที่คุณต้องแก้ไขปัญหาในที่ทำงาน
- เรียกประชุมกับหัวหน้างานโดยตรงของคุณ
- แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับปัญหาที่คุณพบ ลองพูดว่า: "เรามีปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานที่สถานที่ Spring Falls ของเรา ฉันกำลังทำงานอย่างแข็งขันเพื่อแก้ไขปัญหานี้กับพนักงานที่เป็นปัญหา"
- ถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการให้คุณทำอะไรเพื่อจัดการกับมัน ตัวอย่างเช่น ถามว่า: "คุณต้องการให้ฉันทำสิ่งใดเป็นพิเศษเมื่อต้องแก้ไขปัญหานี้หรือไม่"
- ค้นหาว่าหัวหน้างานของคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงานหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 สังเกตพนักงานของคุณทำงาน
หลังจากที่คุณได้พูดคุยกับผู้จัดการโดยตรงของคุณแล้ว คุณควรสังเกตพนักงานหรือพนักงานที่เกี่ยวข้องกับปัญหาในที่ทำงาน การสังเกตพนักงานของคุณจะให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับกระบวนการที่มีปัญหาหรือการปฏิสัมพันธ์กับพนักงานที่เป็นสาเหตุของปัญหา
- ใช้เวลาในการสังเกตกิจกรรมประจำวันขององค์กรของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจปัญหาในที่ทำงานได้ดีขึ้น
- จัดการประชุมกับพนักงานเป็นครั้งคราวเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับพวกเขา
- ฝังตัวเองในงานต่างๆ ตลอดทั้งปี ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีแนวคิดที่ดีขึ้นมากเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและวิธีที่พนักงานมีส่วนร่วมกันในแต่ละวัน
ส่วนที่ 2 จาก 3: อภิปรายปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดการประชุมเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา
ขั้นตอนแรกของคุณคือกำหนดการประชุมเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหา การจัดกำหนดการประชุมจะช่วยให้คุณมีโอกาสหารือและสำรวจปัญหา
- เมื่อส่งอีเมลหรือโทรหาพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทสนทนาของคุณสั้นพอสมควร
- แม้ว่าคุณควรให้แนวคิดเกี่ยวกับปัญหาที่คุณจะพูดกับพวกเขา แต่พยายามอย่าลงลึกถึงปัญหามากเกินไป
- หลีกเลี่ยงการกล่าวหาพนักงานของคุณเมื่อเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุม
- พูดบางอย่างเช่น: "จอห์น ฉันต้องการพบเกี่ยวกับแผนกของคุณ ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้"
- หากคุณเขียนอีเมลถึงพนักงานที่เป็นปัญหา ให้หลีกเลี่ยงการเขียนบางอย่างเช่น “คุณไม่ได้ทำงานของคุณ” หรือ “แผนกของคุณกำลังดำเนินการอยู่” สิ่งนี้จะกำหนดเสียงเชิงลบและอาจบ่อนทำลายประสิทธิภาพของการประชุมของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายปัญหา
หลังจากจัดประชุม คุณจะมีโอกาสอธิบายปัญหาให้พนักงานทราบ ใช้โอกาสนี้เพื่อแจ้งพนักงานของคุณอย่างเต็มที่
- ระบุปัญหาด้วยคำที่ง่ายและชัดเจน
- ระบุว่าปัญหาส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณอย่างไร
- พยายามทำตัวเป็นกลาง มากกว่ากล่าวหา ให้พวกเขารู้ว่าปัญหาคืออะไร - อย่าตำหนิ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "คุณทำงานที่แย่มากในฐานะตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า" ให้พูดว่า "เราได้รับคำติชมเชิงลบเกี่ยวกับงานของคุณในฐานะตัวแทนบริการลูกค้า"
ขั้นตอนที่ 3 ฟังคำตอบของพนักงาน
หลังจากที่คุณได้ใช้เวลาอธิบายปัญหาให้พนักงานฟังแล้ว คุณต้องฟังคำตอบของพนักงาน การฟังคำตอบของพนักงานจะทำให้พวกเขารู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับมุมมองของพวกเขา และจะให้ข้อมูลที่มีค่าแก่คุณ
- รับฟังความคิดเห็นของพวกเขา ข้อมูลนี้อาจช่วยให้คุณปรับปรุงองค์กรของคุณได้
- แสดงว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่พนักงานของคุณพูด พิจารณาย้ำประเด็นของพวกเขาด้วยคำพูดต่างๆ เพื่อแสดงว่าคุณให้ความสนใจ
- ขอบคุณพวกเขาสำหรับการป้อนข้อมูลและการตอบสนอง
ขั้นตอนที่ 4 สื่อสารอย่างต่อเนื่อง
ในขณะที่พนักงานของคุณได้ให้ข้อเสนอแนะแก่คุณแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องทางการสื่อสารของคุณยังคงเปิดอยู่จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข หากคุณและพนักงานสื่อสารกันบ่อยและมีประสิทธิภาพ จะช่วยคุณค้นหาและแก้ไขปัญหาที่เป็นปัญหา
- แจ้งให้พนักงานติดต่อคุณหากมีข้อกังวลหรือปัญหาเพิ่มเติม
- จัดประชุมกับพนักงานจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างเต็มที่
ส่วนที่ 3 จาก 3: หาวิธีแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 รับข้อเสนอแนะจากพนักงานของคุณ
พนักงานจะมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับพวกเขาหรือแผนก ถามว่าปัญหาอยู่ที่ไหนและมีโอกาสปรับปรุงได้ที่ไหน สิ่งนี้ทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบและสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกมีอำนาจ และยังเป็นวิธีสำหรับคุณในการประเมินการมีส่วนร่วมและการตัดสินของพนักงาน
- ถามพนักงานของคุณว่า: "คุณคิดว่าเราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร"
- จัดทำเอกสารการแก้ปัญหาที่พนักงานของคุณนำเสนอ
- หากคุณอนุมัติโซลูชันที่พนักงานของคุณแนะนำ แจ้งให้พวกเขาทราบและให้สิทธิ์ในการดำเนินการดังกล่าว
- อย่าลืมว่าใครผิดไม่สำคัญ คุณควรมุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหา
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำวิธีแก้ไขปัญหา
หลังจากฟังความคิดของพนักงานแล้ว ให้เสนอแนะของคุณเองหากมีวิธีแก้ไขที่พวกเขาอาจยังไม่ได้พิจารณา
- ให้พนักงานของคุณรู้ว่าข้อเสนอแนะของคุณเป็นเพียงคำแนะนำเท่านั้น
- หากคุณรู้สึกหนักแน่นว่าพนักงานของคุณ (หรือคุณ) สามารถใช้โซลูชันของคุณได้อย่างไร โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบ
- เสนอวิธีแก้ปัญหาหลายอย่าง ถ้าทำได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณมีที่ตั้งหรือแฟรนไชส์ที่มียอดขายต่ำ ให้แนะนำตัวเลือกว่าสถานที่นั้นสามารถเพิ่มยอดขายได้อย่างไร คุณอาจแนะนำให้ผู้จัดการของสถานที่นั้นออกโฆษณาสิ่งพิมพ์ จัดโปรโมชัน หรือเริ่มแคมเปญโซเชียลมีเดีย
ขั้นตอนที่ 3 ถามผู้อื่นเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา
นอกเหนือจากการสร้างวิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองและรับข้อเสนอแนะจากพนักงานของคุณแล้ว ให้ติดต่อหัวหน้าแผนกและ/หรือพนักงานคนอื่นๆ ที่คุ้นเคยกับปัญหาในที่ทำงาน
- เรียกประชุมผู้บริหารเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและดูว่ามีใครแนะนำวิธีแก้ปัญหาได้หรือไม่ คุณและพนักงานที่เป็นปัญหาอาจรวบรวมการนำเสนอเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าว จากนั้นจึงระดมความคิดร่วมกับผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง
- จัดประชุมพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องหรือคุ้นเคยกับปัญหาเพื่อดูว่าใครมีแนวคิดในการแก้ไขปัญหาหรือไม่
- อภิปรายปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล หากเป็นปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล