โดยทั่วไปแล้วจะมีการขอจดหมายรับรองเนื่องจากสามารถแยกผู้สมัครที่ดูเหมือนจะเหมือนกันเกือบทั้งหมด ไม่ว่าคุณจะสมัครทุนการศึกษา ปริญญา หรืองาน คุณอาจต้องขอจดหมายรับรองจากอาจารย์หรือนายจ้างคนก่อน หากคุณต้องการขอจดหมายนี้ทางอีเมล คุณจะต้องเตรียมคำขอ เขียน และส่ง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมคำขอของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันข้อกำหนดการสมัคร
หากคุณกำลังจะขอจดหมายรับรอง คุณต้องตรวจสอบอีกครั้งว่าจะไปที่ไหน เนื่องจากจดหมายมักถูกคาดหวังให้เป็นความลับ ผู้รับคำขอของคุณจะต้องรู้ว่าจะส่งจดหมายรับรองไปที่ใด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องแก่พวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบกำหนดเวลาการสมัครอีกครั้ง
หากจำเป็นต้องส่งจดหมายรับรองทางไปรษณีย์ คุณควรพิจารณาส่งซองจดหมายที่มีตราประทับล่วงหน้าและจ่าหน้าถึงผู้รับ
ขั้นตอนที่ 2. เลือกคนที่เหมาะสม
ก่อนที่จะขอจดหมายรับรองจากอาจารย์หรือนายจ้างคนก่อน คุณควรพิจารณาถึงความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกคนที่คุณเข้ากันได้และมีความสัมพันธ์ที่ดี จัดลำดับความสำคัญของอาจารย์หรือนายจ้างที่รับรู้ความสำเร็จของคุณและดูเหมือนจะสนใจที่จะช่วยคุณในอาชีพการงานของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะให้เกรดที่ดี ช่วยคุณในการพัฒนาหรือให้เงินเดือน พวกเขาควรเป็นคนกลุ่มแรกที่คุณขอ
หากคุณต้องการขอคำแนะนำจากบุคคลที่คุณรู้จักนอกที่ทำงานหรือสถาบันการศึกษา คุณควรมีความชัดเจนและตรงไปตรงมา อย่าซ่อนคำขอของคุณภายใต้การแสร้งทำเป็นว่าไปดื่มกาแฟ บอกให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาสามารถปฏิเสธได้โดยไม่ทำลายความสัมพันธ์ของคุณและทำความเข้าใจอยู่เสมอหากพวกเขาปฏิเสธ
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเวลาที่เหมาะสมในการส่งคำขอของคุณ
คุณต้องมีความเข้าใจในการส่งคำขอของคุณ หากคุณกำลังส่งคำขอถึงอาจารย์ คุณต้องพิจารณาว่าพวกเขาได้รับคำขอมากมายเช่นเดียวกับคุณในช่วงสิ้นสุดภาคเรียนและใกล้ถึงกำหนดส่งใบสมัคร วางแผนที่จะส่งคำขอของคุณอย่างน้อยหนึ่งเดือนก่อนถึงกำหนดส่งใบสมัครของคุณ เพื่อให้อาจารย์ของคุณมีเวลาเพียงพอในการร่างจดหมายแนะนำที่ดี
หากคุณกำลังขอจดหมายแนะนำจากนายจ้างคนก่อน พยายามหลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้นในช่วงเวลาที่คุณจำได้ว่ามีงานยุ่งมากขึ้นในขณะที่ทำงานภายใต้พวกเขา
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนคำขอของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. แนะนำตัวเอง
สิ่งแรกที่คำขอของคุณควรพูดถึงหลังคำทักทายคือชื่อของคุณ ไม่เพียงแค่นั้น แต่ย่อหน้าแรกของคำขอของคุณจะช่วยเตือนผู้รับว่าคุณเป็นใคร สิ่งนี้จะทำแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณสนิทกับผู้รับแค่ไหนและเมื่อไหร่ที่คุณพูดครั้งสุดท้าย
- หากคุณกำลังส่งคำขอถึงอาจารย์ ให้ลองร่างเวลาที่คุณใช้กับพวกเขาในสำนักงานของพวกเขา คุณสามารถพูดถึงเกรดที่คุณได้รับและความท้าทายที่คุณพบ อาจมีลักษณะดังนี้: “เรียนศาสตราจารย์ X ฉันเรียนวิชาเคมีอินทรีย์ของคุณในภาคการศึกษาที่แล้ว แม้ว่าฉันจะพบว่ามันท้าทาย แต่ฉันก็ชื่นชมเสมอว่าคุณว่างมากแค่ไหน และช่วยให้ฉันเข้าใจข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการทดสอบได้อย่างไร”
- เมื่อต้องติดต่อกับนายจ้างคนก่อน คำทักทายของคุณมักจะเน้นไปที่โครงการที่คุณเคยทำงานหรือความรับผิดชอบที่มอบให้คุณ หากมีเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่น่าขบขันที่คุณจำได้ ให้พิจารณารวมไว้ด้วย “เรียน คุณวาย ฉันชื่อเจน สมิธ และฉันทำงานร่วมกับคุณในการควบรวมกิจการครั้งล่าสุดที่บริษัท XYZ ฉันซาบซึ้งอย่างยิ่งที่ได้มีโอกาสเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแง่มุมที่ละเอียดอ่อนของโลกธุรกิจนี้”
ขั้นตอนที่ 2 ร่างเหตุผลของคุณในการเลือก
คุณควรแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนถึงเหตุผลที่คุณขอจดหมายรับรองจากพวกเขา อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงให้ความสำคัญกับความคิดเห็นและเคารพในคุณสมบัติของพวกเขา เป้าหมายของคุณที่นี่ไม่ควรประจบประแจงคนที่คุณส่งคำขอให้ แต่ควรสื่อว่าทำไมพวกเขาถึงเหมาะเป็นพิเศษสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำตัวของคุณ
- สำหรับศาสตราจารย์ หน้าตาจะประมาณนี้: “ในฐานะประธานภาค คุณช่วยฉันในความก้าวหน้าตลอดวิชาเอก และพร้อมเสมอที่จะช่วยฉันเมื่อมีเรื่องที่ท้าทายเกินไป ตำแหน่งของคุณในแผนกนี้ รวมถึงความเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดที่คุณจ่ายให้กับอาชีพการศึกษาของฉัน ทำให้คุณเป็นคนในอุดมคติที่จะเขียนจดหมายแนะนำตัวที่แข็งแกร่ง”
- นี่คือตัวอย่างวิธีการดำเนินการกับนายจ้าง: “ในฐานะหัวหน้างานโดยตรงของฉันมาเป็นเวลานาน คุณให้ข้อเสนอแนะที่สำคัญแก่ฉันซึ่งช่วยฉันได้อย่างมากในอาชีพการงานของฉัน ฉันคิดว่าคุณเหมาะสมอย่างยิ่งที่จะเขียนจดหมายแนะนำตัวที่แข็งแกร่ง”
ขั้นตอนที่ 3 ระบุว่าคุณจะไม่อ่านจดหมาย
นายจ้างหรืออาจารย์อาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องตกแต่งจดหมายหากพวกเขารู้ว่าคุณกำลังอ่านอยู่ นี่อาจทำให้พวกเขาไม่สบายใจเมื่อเขียนจดหมาย รวมประโยคสั้น ๆ ที่ยืนยันว่าพวกเขาสามารถส่งจดหมายรับรองได้โดยตรงโดยข้ามคุณ
ขั้นตอนที่ 4 ให้ทางออกแก่พวกเขา
คุณไม่ควรเขียนคำขอโดยสมมติว่าผู้รับยินยอมที่จะเขียนจดหมายรับรอง มีเหตุผลบางประการที่อาจารย์หรือนายจ้างคนก่อนๆ อาจไม่สามารถหรือเต็มใจที่จะเขียนจดหมายได้ คุณต้องเคารพสิ่งนี้ ในช่วงท้ายของจดหมาย ให้ระบุว่าคุณจะเข้าใจหากพวกเขาไม่สามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้ด้วยเหตุผลใดก็ตาม
ส่วนที่ 3 จาก 3: การส่งคำขอของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับอีกครั้ง
การร่างคำขอที่ดีที่สุดจะไม่มีความหมายมากนักหากคำขอนั้นไม่อยู่ในที่ที่ถูกต้อง ยืนยันข้อมูลติดต่อของผู้รับ สำหรับอาจารย์ คุณสามารถหาได้จากเว็บไซต์ของวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย มิฉะนั้น คุณสามารถขอที่อยู่อีเมลของคนรู้จักหรือผู้รับได้โดยตรง
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมพร้อมสำหรับการกลับไปกลับมา
คำขอเริ่มต้นของคุณมีจุดประสงค์สั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อโน้มน้าวให้อาจารย์หรือนายจ้างของคุณตกลงที่จะเขียนจดหมายแนะนำ คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการติดต่อครั้งแรกของคุณ พร้อมที่จะตอบคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ ที่ผู้รับอาจมีโดยเร็วที่สุด หากอีเมลจากพวกเขาอยู่ในกล่องจดหมายของคุณนานเกินไป คุณอาจไม่ได้รับจดหมายรับรองทันเวลา
ขั้นตอนที่ 3 ส่งข้อความขอบคุณ
เมื่ออาจารย์หรือนายจ้างของคุณตกลงที่จะเขียนจดหมายแนะนำตัว คุณก็พร้อมที่จะขอบคุณพวกเขา พวกเขาให้บริการที่ยอดเยี่ยมแก่คุณซึ่งสามารถพัฒนาอาชีพหรือการศึกษาของคุณ รอประมาณหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนที่จะส่งบันทึก พวกเขาน่าจะทำกับจดหมายเสร็จแล้วและจะซาบซึ้งกับท่าทาง