วิธีการเขียนจดหมายลาหยุดงาน (พร้อมรูปภาพ)

การลาหยุดคือเวลาที่ใช้ไปจากที่ทำงานหรือมหาวิทยาลัยของคุณ การลาดังกล่าวสามารถขอได้จากหลายสาเหตุ เช่น การเจ็บป่วยต่อตัวคุณเอง สมาชิกในครอบครัว หรือวันหยุดยาว ในบางกรณี พนักงานมีสิทธิตามกฎหมายที่จะต้องหยุดงานบางประเภท เช่น หยุดงานเพื่อคลอดบุตรหรือรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม หรือการให้การรักษาพยาบาลแก่สมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด คำจำกัดความของ "การลาหยุด" อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระยะเวลาของการขาดงาน ในบางกรณี การขาดเรียนในระยะสั้น เช่น ออกจากมหาวิทยาลัยหรือที่ทำงานของคุณน้อยกว่าหนึ่งเดือน จะไม่ถือว่าเป็นการลาพักงาน ในขณะที่ในบางกรณี อาจถึงแม้จะขาดงานนานถึงหนึ่งสัปดาห์ ถือเป็นการลาพักงาน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่านายจ้างหรือโรงเรียนของคุณกำหนดคำลาก่อนจะเขียนจดหมายลาหยุดอย่างไร เนื่องจากระยะเวลาในการขาดเรียนที่คุณเสนออาจไม่นานพอที่จะต้องยื่นคำร้องอย่างเป็นทางการ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: การขอลาจากนายจ้างของคุณ

ขั้นตอนที่ 1 ให้คำเตือนล่วงหน้ากับเจ้านายของคุณ

เมื่อขอลาหยุดงานจากนายจ้างของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเตือนล่วงหน้า แน่นอนว่า การเตือนล่วงหน้าอาจไม่สามารถทำได้ในบางสถานการณ์ เช่น การสูญเสียบุคคลอันเป็นที่รักโดยไม่คาดคิด อย่างไรก็ตาม หากสามารถแจ้งเตือนล่วงหน้าได้ (เช่น การลางานที่คุณต้องการอยู่ห่างออกไปหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน) ให้พยายามเขียนจดหมายให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้นายจ้างและสมาชิกในทีมของคุณสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม วิธีที่ดีในการเตือนล่วงหน้าอาจเป็นการหารือเกี่ยวกับการลางานกับหัวหน้าของคุณก่อนที่จะส่งจดหมายลา ด้วยวิธีนี้ประโยคแรกของคุณสามารถอ้างถึงการสนทนาครั้งก่อนของคุณและจดหมายไม่มาถึงเจ้านายของคุณอย่างแปลกใจ

เขียนเกี่ยวกับชีวิตของคุณเอง ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 2 เจาะจงเกี่ยวกับวันที่

ระบุวันที่แน่นอนที่คุณวางแผนจะไม่อยู่ พยายามอย่าคลุมเครือเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณต้องไม่อยู่ ในบางกรณี อาจไม่สามารถระบุวันที่ได้เฉพาะเจาะจง แต่การระบุวันที่อย่างเจาะจงจะช่วยให้นายจ้างและเพื่อนร่วมงานของคุณวางแผนล่วงหน้าว่าจะจัดการกับงานของคุณอย่างไรในกรณีที่คุณไม่อยู่ ดังนั้น ถ้าเป็นไปได้ ให้พยายามระบุวันที่ที่คุณวางแผนจะใช้ออกจากงานให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้

ขั้นตอนที่ 3 โปร่งใสกับนายจ้างของคุณ

โปร่งใสที่สุดเท่าที่จะทำได้ว่าทำไมคุณถึงต้องการเวลาพัก นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรเปิดเผยทุกรายละเอียดเล็กน้อยเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณต้องไม่อยู่ ในหลายกรณี นายจ้างของคุณอาจไม่มีสิทธิ์ทราบรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของคุณ อย่างไรก็ตาม การให้ความโปร่งใสและซื่อสัตย์กับนายจ้างของคุณเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณต้องการหยุดงานจะช่วยลดโอกาสที่ความขัดแย้งกับฝ่ายบริหารจะเป็นไปได้ให้น้อยที่สุด

ขั้นตอนที่ 4 อภิปรายว่างานของคุณจะถูกจัดการอย่างไรเมื่อคุณไม่อยู่

จดหมายของคุณควรระบุว่าคุณตระหนักถึงความรับผิดชอบของคุณและเข้าใจว่าก่อนที่คุณจะจากไป คุณต้องการพูดคุยถึงวิธีการดูแลงานของคุณในกรณีที่คุณไม่อยู่ คุณสามารถใส่รายละเอียดจดหมายของคุณเกี่ยวกับวิธีการที่คุณคิดว่างานของคุณจะได้รับการดูแล (เช่น โดยการทิ้งหมายเหตุโดยละเอียดสำหรับสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันที่จะครบกำหนดระหว่างที่คุณไม่อยู่ ทิ้งข้อมูลติดต่อไว้เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถติดต่อคุณได้ ฉุกเฉิน).

ขั้นตอนที่ 5. รู้ว่าคุณมีสิทธิ์ขาดเรียนประเภทใด

รู้ว่าคุณมีสิทธิตามกฎหมายที่จะขาดงานบางประเภท สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างการขาดงานที่คุณมีสิทธิ์และการขาดงานที่อาจได้รับตามดุลยพินิจของนายจ้างเท่านั้น

ในสหรัฐอเมริกา คุณมีสิทธิได้รับ เช่น ลางานโดยไม่ได้รับค่าจ้างสูงสุด 12 สัปดาห์ต่อปี สำหรับการคลอดและการดูแลทารก หรือการรับบุตรบุญธรรมภายใต้พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล ตรวจสอบว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติภายใต้พระราชบัญญัติหรือไม่ ข้อกำหนดเหล่านี้รวมถึงการที่คุณทำงานให้กับนายจ้างของคุณเป็นเวลาอย่างน้อย 12 เดือนก่อนเริ่มการลา และได้ทำงานอย่างน้อย 1250 ชั่วโมงในช่วง 12 เดือนนั้น นายจ้างของคุณต้องจ้างพนักงานอย่างน้อย 50 คนในสถานที่ทำงานของคุณหรือในสถานที่ภายใน 75 ไมล์จากสถานที่นั้น และนายจ้างของคุณต้องเป็น "นายจ้างที่ได้รับความคุ้มครอง" ภายใต้เงื่อนไขของพระราชบัญญัติ
หากคุณกำลังเขียนจดหมายขอให้คุณไม่อยู่ซึ่งคุณมีสิทธิ์ตามกฎหมาย คุณสามารถส่งคำขอตามนั้นได้ คุณสามารถเขียน เช่น “อย่างที่เราทั้งคู่รู้ ฉันมีสิทธิ์ตามกฎหมายที่จะหยุดเวลานี้ ฉันหวังว่าจะได้หยุดพักระหว่าง (ป้อนวันที่) เราจะเห็นได้อย่างไรว่าผลผลิตยังคงดำเนินต่อไป” นอกจากนี้ การถามนายจ้างของคุณว่าสามารถรักษาประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร แสดงถึงความกังวลต่อความเป็นอยู่ที่ดีของนายจ้าง และสามารถยกระดับสถานะของคุณในที่ทำงานของคุณได้
หากคุณกำลังขอเวลาพักซึ่งไม่ได้ติดค้างตามสัญญา ให้ปรับน้ำเสียงเพื่อขอโทษสำหรับความไม่สะดวกและสัญญาว่าจะชดเชยเวลาที่เสียไปอย่างสุดความสามารถ
แจ้งให้หัวหน้าของคุณทราบว่าคุณมีวันหยุดพักร้อนหรือวันลาป่วยหรือไม่
การรวมข้อมูลนี้ไว้ในจดหมายจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ชัดเจนขึ้นสำหรับสายการบังคับบัญชาในแผนกทรัพยากรบุคคล หากเจ้านายของคุณเลือกที่จะปฏิเสธคำขอของคุณและคุณต้องอุทธรณ์คำตัดสิน

ขั้นตอนที่ 6 รวมแนวคิดเกี่ยวกับวิธีการมอบหมายงานในขณะที่คุณไม่อยู่

แม้ว่าเจ้านายของคุณจะพูดเป็นครั้งสุดท้ายในเรื่องนี้ แต่พยายามให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ว่าเพื่อนร่วมงานคนใดที่คุณคิดว่าเหมาะสมที่สุดที่จะครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ของงานในกรณีที่คุณไม่อยู่ พยายามอย่าแบกภาระทั้งหมดไว้บนบ่าของคนๆ เดียว เพราะนั่นจะไม่ยุติธรรมกับเพื่อนร่วมงานคนนั้น

ขั้นตอนที่ 7 เขียนด้วยน้ำเสียงที่เคารพ

ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร คุณต้องขอลาอย่างสุภาพ กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณควรร้องขอมากกว่าเรียกร้องให้ขาดแม้ว่าคุณจะมีสิทธิ์ตามกฎหมายก็ตาม การถามอย่างสุภาพสามารถลดการเผชิญหน้ากับฝ่ายบริหารได้

ส่วนที่ 2 จาก 3: การขอลาออกจากมหาวิทยาลัยของคุณ

ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาแบบฟอร์มการลาพักงาน

โดยทั่วไปแล้ว นักศึกษาที่ต้องการลาพักจากมหาวิทยาลัยจะต้องกรอกแบบฟอร์ม ดาวน์โหลดแบบฟอร์มการลาจากแผนกมหาวิทยาลัยของคุณบนเว็บไซต์ แบบฟอร์มเหล่านี้ควรมีให้ที่สำนักงานแผนกของคุณ

ขั้นตอนที่ 2. กรอกแบบฟอร์ม

แบบฟอร์มจะถามข้อมูลเช่น ชื่อของคุณ หมายเลขประจำตัวมหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยและที่อยู่ถาวร และหลักสูตรปริญญา

แบบฟอร์มจะขอสถานะพลเมืองหรือวีซ่าของคุณ การลาพักงานอาจส่งผลต่อวีซ่าสำหรับนักเรียนต่างชาติ ที่เป็นเช่นนี้เพราะว่าถ้าคุณเป็นนักเรียนต่างชาติ คุณได้รับวีซ่าเพื่อการศึกษา หากคุณถอนตัวจากการศึกษาเป็นระยะเวลานาน คุณอาจถูกขอให้เดินทางกลับประเทศบ้านเกิดของคุณ และอาจต้องยื่นขอวีซ่าอีกครั้งจึงจะสามารถกลับได้ ค้นหาความหมายของวีซ่าที่อาจเกิดจากการลางานหากคุณเป็นนักเรียนต่างชาติที่กำลังศึกษาวีซ่านักเรียน นโยบายเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปตามประเทศและกำหนดโดยหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้อง
ที่มหาวิทยาลัยในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์มจะถามคุณด้วยว่าคุณได้รับความช่วยเหลือทางการเงินจากรัฐบาลกลางหรือไม่ หากคุณเป็นนักเรียนในสหรัฐอเมริกาที่ได้รับความช่วยเหลือทางการเงินจากรัฐบาลกลาง โดยทั่วไปคุณจะต้องเข้าเรียนในมหาวิทยาลัยเพื่อรับความช่วยเหลือทางการเงิน การลาพักงานอาจส่งผลต่อสิทธิ์ได้รับความช่วยเหลือจากรัฐบาลกลางของคุณ ดังนั้นการติดต่อสำนักงานช่วยเหลือทางการเงินของคุณและพูดคุยกับที่ปรึกษาด้านความช่วยเหลือทางการเงินเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการตามคำขอลาของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ขั้นตอนที่ 3 เขียนจดหมายลางานเป็นเอกสารประกอบ

โดยทั่วไป คำขอลาควรแนบเอกสารประกอบที่มหาวิทยาลัยของคุณต้องการเพื่ออนุมัติคำขอของคุณ หากคุณขอลาออกจากการเป็นทหาร คุณจะต้องแนบคำสั่งทหารของคุณ หากคุณขอลาเพื่อเหตุผลทางการแพทย์ คุณจะต้องแนบจดหมายที่เขียนโดยแพทย์หรือผู้ให้บริการด้านสุขภาพของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณขอลาด้วยเหตุผลส่วนตัว คุณจะต้องเขียนจดหมายลาเพื่ออธิบายสถานการณ์และเหตุผลสำหรับคำขอของคุณ

ขั้นตอนที่ 4 แสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับเหตุผลของคุณ

หากคำขอไม่อยู่ของคุณเป็นไปด้วยเหตุผลส่วนตัว สิ่งสำคัญคือต้องให้ความโปร่งใสกับแผนกของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้แผนกของคุณสามารถระบุได้ว่าสถานการณ์เฉพาะของคุณมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการลางานหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5. ระบุงานที่คุณตั้งใจจะทำในขณะที่คุณไม่อยู่ลงในจดหมาย

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเป็นนักศึกษาวิจัยที่ขอลาเพื่อทำโครงการวิจัยของคุณให้เสร็จนอกวิทยาเขตของคุณในสถานที่ห่างไกล นักศึกษาระดับปริญญาเอกขั้นสูงมักมีสิทธิ์ได้รับใบดังกล่าว อย่างไรก็ตาม พวกเขาต้องหารือเกี่ยวกับแผนของตนกับอาจารย์ที่ปรึกษาก่อนที่จะได้รับอนุญาตให้ลา เพื่อที่อาจารย์ที่ปรึกษาจะได้รับรองกับภาควิชาว่า คุณ (นักศึกษา) มีแนวโน้มที่จะบรรลุเป้าหมายการวิจัยของคุณ ระบุในจดหมายลางานที่คุณตั้งใจจะทำให้เสร็จในขณะที่ไม่อยู่

ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดรูปแบบจดหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 1 รวมที่อยู่ของผู้ส่ง

อาจดูเหมือนไม่จำเป็นต้องใส่ที่อยู่ของคุณเองหากคุณทำงานในอาคารเดียวกันกับนายจ้างของคุณ แต่การทำเช่นนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจดหมายจะถูกส่งคืนไปยังที่อยู่ที่ถูกต้อง หากที่ทำการไปรษณีย์ไม่สามารถจัดส่งได้ และแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณจะค้นหา มันง่ายกว่าที่จะยื่นจดหมายของคุณหากที่อยู่ของคุณเขียนไว้