วิธีที่เป็นมืออาชีพที่สุดในการเขียนที่อยู่คือการใช้แนวทางของ US Mail การเขียนที่อยู่อย่างถูกต้องบนซองจดหมายก่อนส่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจดหมายของคุณจะมาถึงปลายทางที่ต้องการอย่างปลอดภัยและรวดเร็ว คุณยังสามารถทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมอีกสองสามขั้นเพื่อทำให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น
ขั้นตอน
แม่แบบซองจดหมาย
ตัวอย่างซองจดหมายพร้อม Attn
ตัวอย่างซองจดหมายดูแลคนอื่น
แม่แบบซองจดหมาย
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเขียนที่อยู่ธุรกิจในรหัส USPS
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ชื่อบุคคล
ไม่ว่าจดหมายจะไปถึงที่ใด วิธีที่ดีที่สุดคือส่งถึงบุคคลนั้น ถ้าเป็นไปได้ พิจารณาว่าใครจะเป็นบุคคลที่เหมาะสมที่สุดในการค้นหาจดหมาย หากคุณไม่พบชื่อบุคคล ให้ลองใช้แผนก เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล
ทำวิจัยของคุณเพื่อดูว่าคุณควรส่งให้ใคร ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งเรซูเม่ ให้มองไปรอบๆ ทางออนไลน์เพื่อค้นหาบุคคลที่เหมาะสม หากคุณไม่พบบุคคล คุณสามารถโทรหาบริษัทและถามว่าควรส่งจดหมายถึงใคร
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำให้เกียรติกับชื่อของบุคคลนั้น
การให้เกียรติคือสิ่งที่ชอบ "นาย" และ "นาง" ที่นำหน้าชื่อบุคคล อย่างไรก็ตาม ให้เลือกตำแหน่งหรือตำแหน่งทางวิชาชีพมากกว่า MR, MS, MISS หรือ MRS ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคนที่มีปริญญาเอก คุณจะใช้ "DR" นำหน้าชื่อเขา
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ชื่อแต่ละชื่อและชื่อหน้าที่ตามต้องการ
ในบรรทัดถัดไป ให้ใส่ชื่อบุคคลหรือตำแหน่งทางวิชาชีพของบุคคลนั้น เช่น "บัญชีสาธารณะที่ผ่านการรับรอง" ในบรรทัดถัดไป ใช้ชื่อบุคคลภายในบริษัท เช่น "HEAD ACCOUNTANT" หากหาได้เพียงอันเดียว ให้ใช้อันนั้น
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มแผนกหรือแผนก
หากจดหมายต้องส่งไปยังแผนกใดแผนกหนึ่งเมื่อไปถึงธุรกิจแล้ว คุณต้องรวมแผนกนั้นไว้ในที่อยู่ของคุณ ควรมีบรรทัดของตัวเองอยู่ใต้ชื่อของบุคคล เช่น "ฝ่ายบัญชี"
ขั้นตอนที่ 5. วางชื่อบริษัทต่อไป
ชื่อบริษัทหรือผู้รับหลักจะอยู่ถัดไป หากมี เช่นเดียวกับองค์ประกอบอื่นๆ จดหมายจะได้รับบรรทัดของตัวเอง ด้านล่างแผนกหรือแผนกที่ส่งจดหมายถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของบริษัทถูกต้องครบถ้วน เช่น "ARIEL'S ACCOUNTING FIRM"
ขั้นตอนที่ 6 เขียนที่อยู่
ตอนนี้ คุณลงไปที่ที่อยู่ สถานที่ที่ธุรกิจตั้งอยู่จริงๆ หมายเลขถนนมาก่อน ตามด้วยตัวย่อบอกทิศทาง (ถ้ามี) เช่น "NW" หรือ "S" ถัดไป ให้ใส่ชื่อถนน รวมทั้งส่วนต่อท้ายชื่อถนน เช่น "ST"
คุณอาจต้องไปที่หมายเลขห้องชุด เช่น STE 118
ขั้นตอนที่ 7 เพิ่มเมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์
ถัดไปเขียนเมืองและรัฐ คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องหมายจุลภาคระหว่างทั้งสอง และใช้ตัวย่อของรหัสสถานะ หลังจากนั้น ใช้รหัสไปรษณีย์ 5 หลัก และนามสกุล 4 หลักโดยมียัติภังค์คั่นกลาง หากคุณไม่ทราบส่วนขยาย 4 หลัก คุณสามารถค้นหาโดยใช้ข้อมูลอื่นๆ ที่คุณมีบนเว็บไซต์ USPS
ส่วนที่ 2 จาก 3: การใช้มาตรฐานการส่งจดหมายของ USPS
ขั้นตอนที่ 1 ทำให้แบบอักษรใหญ่พอ
แบบอักษรควรมีขนาดใหญ่พอที่จะให้พนักงานที่ทำการไปรษณีย์อ่านได้ง่าย มาตรฐานคือแบบอักษรที่ควรอ่านได้เมื่อถือไว้ที่ความยาวแขน ถ้าฟอนต์ของคุณเล็กเกินกว่าจะอ่านได้ในระยะนี้ ให้เปลี่ยนไปใช้ฟอนต์ที่ใหญ่กว่า
USPS ขอแนะนำแบบอักษรที่อ่านง่ายอย่างน้อย 8 จุด
ขั้นตอนที่ 2 ข้ามเครื่องหมายวรรคตอน
USPS ไม่ต้องการให้คุณใช้เครื่องหมายวรรคตอนเมื่อเขียนที่อยู่ กล่าวคือ อย่าใช้เครื่องหมายจุลภาคหรือจุด แม้แต่เพื่อแบ่งรัฐออกจากเมือง และอย่าใช้จุดต่อจากตัวย่อ เช่น "ST" หรือ "NW"
อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ยัติภังค์ได้หากหมายเลขถนนเรียกร้อง คุณยังสามารถใช้ยัติภังค์ระหว่างรหัสไปรษณีย์ 5 หลักกับนามสกุล 4 หลักได้
ขั้นตอนที่ 3 ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่
USPS ไม่ต้องการที่อยู่นั้นให้ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เป็นวิธีที่แนะนำในการเขียนที่อยู่ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะจุดเริ่มต้นของแต่ละคำ
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาตัวย่อมาตรฐาน
USPS มีตัวย่อมาตรฐานสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น คำบอกทิศทาง คำต่อท้ายของถนน และรัฐ ค้นหาคำย่อที่ถูกต้องสำหรับคำที่คุณใช้บนเว็บไซต์ USPS เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณไปถึงที่ที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 5. วางที่อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
อย่าลืมว่าคุณต้องใส่ที่อยู่สำหรับคืนสินค้าด้วย ที่อยู่ทั้งสองควรอยู่ด้านเดียวกัน ที่อยู่ของคุณควรอยู่ที่มุมซ้ายบน ในขณะที่ที่อยู่หลักควรอยู่ทางขวา แต่ให้อยู่กึ่งกลางในแนวตั้ง
ส่วนที่ 3 จาก 3: การทำเอกสารอย่างมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 1. พิมพ์ที่อยู่
ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือพิมพ์ที่อยู่ คุณสามารถใช้ฉลากที่พิมพ์หรือพิมพ์ลงบนซองจดหมายได้โดยตรง คุณยังสามารถพิมพ์บนกระดาษธรรมดา ตัดฉลากออก แล้วติดกาว ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูเลอะเทอะก็ตาม
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำของคุณควรมีเทมเพลตสำหรับพิมพ์ทั้งบนฉลากและซองจดหมาย เลือกเทมเพลตที่ตรงกับป้ายกำกับที่คุณซื้อ จากนั้นพิมพ์ที่อยู่สำหรับทั้งที่อยู่สำหรับส่งและที่อยู่ผู้ส่ง หรือเลือกแม่แบบที่ตรงกับซองจดหมายของคุณ จากนั้นพิมพ์ที่อยู่และพิมพ์ออกมา
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาใช้ซองจดหมายขนาดเต็ม
เวลาส่งจดหมาย เช่น เรซูเม่ ให้นึกถึงการใช้ซองขนาด 12 x 9 ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องพับจดหมายเพื่อให้พอดีกับซองจดหมาย เมื่อผู้รับได้รับก็จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า ซองจดหมายที่ใหญ่กว่านั้นมีราคาส่งมากกว่า
การไม่ยับยังช่วยให้นายจ้างทำสำเนาได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงการใช้คลิปหนีบกระดาษหรือลวดเย็บกระดาษ
คลิปหนีบกระดาษและลวดเย็บกระดาษอาจทำให้ประวัติย่อดูเป็นมืออาชีพน้อยลง ตัวเลือกที่ดีกว่าคือไม่ใช้ทั้งสองอย่าง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีนามสกุลและหมายเลขหน้าในแต่ละหน้า ดังนั้นหากมีการปะปนกับเอกสารอื่นๆ ก็สามารถวางกลับตามลำดับได้
ขั้นตอนที่ 4 ข้ามบริการส่งจดหมายเพื่อดำเนินการต่อ
บางคนใช้บริการไปรษณีย์เพื่อส่งประวัติย่อจำนวนมากไปยังนายจ้างที่มีศักยภาพ อย่างไรก็ตาม บริษัทเหล่านี้หลายแห่งใช้แบบอักษรและรูปแบบเดียวกันสำหรับประวัติย่อทั้งหมด และนายจ้างจะปฏิเสธโดยไม่ได้ดูด้วยซ้ำ ลงมือทำเอง.