เราทุกคนต่างก็เคยคุยโทรศัพท์กันอย่างไม่สิ้นสุด ดังนั้นคุณจะจบการสนทนาด้วยความเคารพได้อย่างไร? การรักษาแนวการสื่อสารที่ดีระหว่างเพื่อน สมาชิกในครอบครัว และผู้ติดต่อทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ การวางสายอย่างสุภาพเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาความสัมพันธ์เหล่านี้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: สิ้นสุดการสนทนา
ขั้นตอนที่ 1. เน้นการสนทนา
เมื่อคุณใกล้จะสิ้นสุดการโทร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เชิญอีกฝ่ายให้พูดต่อ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสนใจในสิ่งที่พวกเขาเพิ่งบอกคุณ แต่การถามคำถามเป็นการเชิญชวนให้อีกฝ่ายพูดต่อ
- ตัวอย่างเช่น แม่ของคุณอาจเพิ่งบอกคุณเรื่องซุบซิบที่น่าสนใจ แทนที่จะถามคำถามปลายเปิด (เช่น “คุณได้ยินเกี่ยวกับเรื่องนั้นได้อย่างไร?!) ให้พูดออกมา (เช่น “คุณแทบไม่เชื่อทุกสิ่งที่คุณได้ยิน”) คำสั่งทำงานเพื่อปิดการสนทนานั้นเพื่อให้คุณสามารถไปยังหัวข้ออื่น ๆ ที่คุณจำเป็นต้องพูดคุยหรือเปลี่ยนการสนทนาให้ปิดได้
- หากคุณกำลังติดต่อธุรกิจและต้องการเปลี่ยนเส้นทางการสนทนา ให้ตอบกลับสิ่งที่อีกฝ่ายพูดด้วยคำพูดและระบุว่าสิ่งที่พวกเขาเพิ่งพูดนั้นสำคัญสำหรับคุณเช่นกัน จากนั้นแนะนำหัวข้อที่คุณต้องการแก้ไขทันที ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ขอบคุณที่เตือนฉันถึงปัญหาเรื่องเงินเดือน ฉันจะพูดถึงเรื่องนี้กับผู้จัดการสำนักงานของเราทันทีที่ฉันวางสาย แต่ฉันต้องการหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าในรายงานประจำไตรมาส”
ขั้นตอนที่ 2. รอกล่อม
การสนทนาทั้งหมดมีการหยุดชั่วคราว รอให้ลำโพงหยุดชั่วคราว และอธิบายว่าคุณต้องลงจากโทรศัพท์
อย่าหยุดเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากกล่อม มิฉะนั้น บุคคลที่อยู่อีกด้านของโทรศัพท์อาจเริ่มเล่าเรื่องใหม่ให้คุณฟัง ในกรณีนี้ บอกคนที่คุณสนุกกับการพูดคุยกับพวกเขา ว่าคุณจะโทรหาอีกครั้งในไม่ช้า และบอกลาทันทีทีละคน อย่ายืดเวลาการจากลา
ขั้นตอนที่ 3 ขัดจังหวะ
แม้ว่าโดยปกติเราจะมองว่าการขัดจังหวะเป็นพฤติกรรมที่หยาบคาย แต่คุณสามารถขัดจังหวะผู้อื่นได้อย่างสุภาพ!
- ขัดจังหวะเมื่อเป็นไปได้เพียงอย่างเดียวของคุณและขอโทษเสมอที่ทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขัดจังหวะเมื่อมีงานเร่งด่วนหรือเหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นในขณะที่คุณใช้โทรศัพท์ อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถขัดจังหวะเมื่อคุณมีเวลาจำกัดที่คุณได้ชี้แจงแล้ว
- บางทีคุณอาจกำลังโทรติดต่อธุรกิจ แต่มีใครบางคนเพิ่งเข้ามาที่สำนักงานของคุณหรือคุณมีนัดประชุม ให้คนที่อยู่ปลายสายทราบสถานการณ์ของคุณและบอกพวกเขาเมื่อคุณจะโทรอีกครั้งเพื่อสิ้นสุดการสนทนาของคุณ
- หากคุณมีเหตุฉุกเฉิน ให้อธิบายสั้นๆ ว่า “ฉันขอโทษที่ขัดจังหวะ แต่สุนัขของฉันเพิ่งจะล้มลง ฉันต้องตรวจสอบเขา”
- หากคุณต้องการจำกัดเวลาที่กำหนดไว้แล้ว ให้เตือนพวกเขาถึงข้อจำกัดของคุณ: “ฉันขอโทษที่ขัดจังหวะ แต่ตอนนี้ฉันหมดเวลาพักแล้ว และฉันต้องกลับไปทำงาน”
ขั้นตอนที่ 4 ให้คำเตือนเวลา
การบอกให้อีกฝ่ายรู้ขีดจำกัดเวลาของคุณจะช่วยให้คุณเลี่ยงการจากลาที่ประจบประแจงหรือหยาบคายได้ บอกอีกฝ่ายเมื่อคุณมีเวลาคุยอีกห้าหรือสิบนาที หากพวกเขาต้องการถามคำถามเฉพาะหรือบอกสิ่งที่สำคัญกับคุณ การเตือนเวลาจะเตือนพวกเขาให้จดจ่อกับจุดสิ้นสุดของการสนทนา
- อีกทางหนึ่ง การเตือนเวลาอาจเป็นวิธีที่คุณจะเปลี่ยนเป็นคำถามหรือหัวข้อสุดท้าย หลังจากที่อีกฝ่ายตอบกลับแล้ว ให้ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลาและจบการสนทนา
- สำหรับการพูดคุยทางธุรกิจ การเตือนเวลาสามารถช่วยคุณเปลี่ยนเส้นทางการสนทนาและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณต้องสนทนากับบุคคลอื่น คุณสามารถพูดเช่น "ฉันเหลือเวลาอีกห้านาทีก่อนการประชุมครั้งต่อไป แต่ฉันอยากถามว่าคุณทำตามรายงานประจำไตรมาสได้ไหม" เมื่ออีกฝ่ายตอบกลับ คุณสามารถขอบคุณพวกเขาและบอกพวกเขาว่าคุณตั้งตารอที่จะตรวจสอบรายงานในเร็วๆ นี้
ตอนที่ 2 จาก 3: บอกลา
ขั้นตอนที่ 1. ขอโทษ
หากคุณต้องการจบการสนทนาอย่างกะทันหัน อย่าลืมพูดว่าคุณขอโทษ อธิบายว่าคุณต้องการจะพูดต่อไป แต่คุณต้องจัดการกับสถานการณ์ฉุกเฉินที่เกิดขึ้นขณะกำลังคุยโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 2 ยืนยันความเพลิดเพลินของคุณ
อย่าลืมบอกอีกฝ่ายว่าคุณมีช่วงเวลาที่ดีในการตามทันและรู้สึกขอบคุณที่พวกเขาสละเวลาพูดคุยกับคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณกำลังตอกย้ำว่าพวกเขามีความสำคัญต่อคุณ
ขั้นตอนที่ 3 วางแผนที่จะพูดคุยอีกครั้ง
หากคุณกำลังพูดคุยกับเพื่อนสนิทหรือสมาชิกในครอบครัว การจัดเวลาพูดคุยในอนาคตอันใกล้จะช่วยให้คุณจบการสนทนาได้เร็วยิ่งขึ้น อีกฝ่ายจะรู้ว่าพวกเขาสามารถบอกคุณถึงสิ่งอื่น ๆ ที่พวกเขาต้องการจะพูดในไม่ช้า และจะไม่รู้สึกว่าพวกเขาจำเป็นต้องขยายการสนทนาด้วยการบอกคุณทุกอย่างพร้อมกัน
- การถามอีกฝ่ายหนึ่งเมื่อถึงเวลาที่จะโทรกลับอีกครั้ง อาจทำให้การโทรใช้เวลานานขึ้น ให้บอกพวกเขาว่าคุณจะส่งข้อความหรืออีเมลเพื่อดูว่าพวกเขาจะพร้อมสนทนาในสัปดาห์หน้าเมื่อใด
- อีกทางหนึ่ง ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะคุยกันได้อีกเมื่อไร ให้เสนอกรอบเวลาที่คลุมเครือ พูดเช่น "ฉันจะโทรอีกครั้งในสัปดาห์นี้หรือช่วงสุดสัปดาห์"
- หากบุคคลนั้นคือคนที่คุณไม่ได้คุยด้วยเป็นประจำ ให้พูดว่า: “เราควรทำแบบนี้อีกเร็วๆ นี้!” การทำเช่นนี้หมายความว่าคุณแนะนำว่าคุณต้องการติดต่อกัน แต่คุณไม่ได้จำกัดตัวเองให้อยู่ในไทม์ไลน์ใดโดยเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 4 แนะนำวิธีอื่นในการสื่อสาร
หากคุณไม่ต้องการคุยโทรศัพท์ ให้ระบุว่าคุณต้องการ Skype, ข้อความ หรืออีเมลเพื่อติดต่อกัน
- สำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจที่มักจะยืดเยื้อ คุณอาจบอกอีกฝ่ายว่าคุณสามารถตอบกลับทางอีเมลได้เร็วกว่าทางโทรศัพท์ บุคคลอื่นอาจมีแนวโน้มที่จะส่งอีเมลหากพวกเขาตอบกลับอีเมลที่คุณส่งไป แทนที่จะเริ่มต้นอีเมลฉบับแรกในชุดข้อความ ส่งอีเมลถึงพวกเขาเพื่อติดตามการสนทนาทางโทรศัพท์ในวันเดียวกัน และสนับสนุนให้พวกเขาตอบกลับทางอีเมล
- บางครั้งการสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนตัวก็ยืดเยื้อเพราะอีกฝ่ายรู้สึกว่าเขาต้องการเติมเต็มคุณในทุกสิ่งที่เกิดขึ้นตั้งแต่ที่คุณคุยกันครั้งล่าสุด หากคุณติดต่อกันผ่านโซเชียลมีเดีย (เช่น เฟสบุ๊ค) ข้อความ หรืออีเมล พวกเขาจะรู้สึกกดดันน้อยลงที่จะใช้เวลากับโทรศัพท์เป็นเวลานาน
- บอกอีกฝ่ายว่าคุณจะส่งข้อความหรืออีเมลรูปภาพของสิ่งที่คุณเล่าให้พวกเขาฟังทางโทรศัพท์ คุณจะยืดอายุการสื่อสาร แต่ทำในกรอบเวลาของคุณเอง การส่งข้อความหรือส่งอีเมลเพื่อติดตามการสนทนายังสามารถเปิดวิธีการสื่อสารรูปแบบใหม่ได้อีกด้วย
ส่วนที่ 3 จาก 3: วางแผนการโทรของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 โทรระหว่างกิจกรรม
ถ้าคุณรู้จักคนที่คุณต้องการโทรหามักจะเป็นคนช่างพูด ให้โทรระหว่างเวลานัดหมาย การประชุม หรือกิจกรรมต่างๆ คุณสามารถพูดได้ว่าคุณมีเวลาคุยแค่สิบนาที แต่อยากโทรจริงๆ ในขณะที่คุณทำได้ บอกเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวของคุณเกี่ยวกับข้อจำกัดด้านเวลาของคุณในตอนเริ่มการสนทนาเพื่อให้พวกเขาทราบสถานการณ์ของคุณ
บ่อยครั้งที่คนช่างพูดต้องการบอกคุณ “อีกอย่างหนึ่ง” เมื่อคุณพยายามจะจบการสนทนา การบอกคู่สนทนาของคุณว่าคุณมีเวลาเพียงไม่กี่นาทีในการแชท จะช่วยให้พวกเขาจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญที่สุดที่พวกเขาต้องการบอกคุณได้
ขั้นตอนที่ 2 ตระหนักถึงตารางเวลาของพวกเขา
พิจารณากิจวัตรประจำของเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวของคุณ ถ้าคุณรู้ว่าพวกเขากินในเวลาที่แน่นอนและจะไม่จำกัดจำนวนครั้งในการพูดคุย ให้โทรไป ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโทรหาพวกเขาในช่วงพักกลางวันหรือก่อนที่พวกเขามักจะทานอาหารเย็น ด้วยวิธีนี้ แรงกดดันในการยุติการสนทนาจะตกอยู่ที่อีกฝ่าย (ไม่ใช่คุณ)
แสดงการพิจารณากำหนดการของบุคคลอื่น เมื่อคุณโทรมา ให้พูดประมาณว่า “ฉันรู้ว่าคุณอยู่ในช่วงพักกลางวัน ฉันแค่อยากจะโทรคุยสักสองสามวันถ้าคุณมีเวลา”
ขั้นตอนที่ 3 โทรกลับ
หากพวกเขาโทรหาคุณ และคุณไม่มีเวลาคุยโทรศัพท์เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น อย่ารับสาย อย่าลืมโทรกลับในวันเดียวกันเพื่อไม่ให้พวกเขาคิดว่าคุณกำลังหลีกเลี่ยงพวกเขา
- บอกตามตรงและอธิบายว่าทำไมคุณจึงรับสายไม่ได้ บางทีคุณอาจอยู่ระหว่างการทำโปรเจ็กต์ ที่ยิม หรือทำการบ้านให้เสร็จ ฯลฯ บอกพวกเขาว่าคุณเสียใจที่คุณไม่ได้รับสาย
- โทรเมื่อคุณมีเวลาเหลือเฟือที่จะแชทเพื่อที่เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวของคุณจะไม่คิดว่าคุณกำลังถูกไล่ออก คุณต้องการยืนยันว่าคุณเคารพและใส่ใจในสิ่งที่พวกเขาบอกคุณ การไม่รับสายเดิมและไม่โทรกลับ แสดงว่าคุณมีเวลาที่จะให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับพวกเขาแล้ว
- ถ้าคุณรู้ว่าคุณไม่มีเวลาในวันนั้นเช่นกัน ให้รับสายเดิม อันดับแรก ถามพวกเขาว่าเกิดอะไรขึ้น พวกเขาอาจมีเหตุฉุกเฉินหรือข่าวสำคัญบางอย่างที่พวกเขาต้องการแบ่งปัน หากพวกเขาโทรมาเพื่อแชทแทน ก็แค่บอกผู้โทรว่าคุณกำลังทำอะไรและคุณมีงานยุ่งรออยู่ข้างหน้า ถามว่าคุณสามารถโทรกลับในภายหลังในสัปดาห์เมื่อคุณมีเวลามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4. ทำรายการ
หากคุณกำลังโทรหาคนช่างพูดด้วยเหตุผลเฉพาะ ให้จดสิ่งที่คุณต้องบอกพวกเขาหรือถามพวกเขาก่อนโทร วิธีนี้จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่น
การจดรายการหัวข้อที่คุณต้องการพูดคุยจะเตือนคุณถึงสิ่งที่คุณต้องการบอกอีกฝ่ายหากบทสนทนาของคุณถูกมองข้าม หากทำได้ ให้ลองเปลี่ยนการสนทนากลับไปที่หัวข้อใดหัวข้อหนึ่งในรายการของคุณโดยเชื่อมโยงกับสิ่งที่คนอื่นบอกคุณ: “โอ้ นั่นทำให้ฉันนึกถึง! ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อวานนี้จริงๆ!”
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- เป็นการดีที่สุดที่จะซื่อสัตย์เสมอ หากคุณแก้ตัวแบบเดิมๆ ตลอดเวลา อีกฝ่ายจะรู้สึกว่าคุณไม่ให้คุณค่ากับพวกเขา หรือแม้แต่คิดว่าพวกเขาทำอะไรบางอย่างที่ทำให้คุณขุ่นเคือง
- สุภาพและกล้าแสดงออกมาก หากพวกเขาเพิกเฉยต่อคำขอของคุณและพูดคุยต่อไป คุณอาจต้องทำซ้ำตามต้องการเพื่อวางสาย
คำเตือน
- อ่อนไหวต่อความต้องการของผู้อื่น บางทีการใช้เวลาพิเศษคุยโทรศัพท์กับคนที่ต้องการคุยก็สำคัญกว่าสิ่งที่คุณคิดว่าต้องทำ
- อย่าใช้ข้อแก้ตัวที่ไร้สาระ (เช่น "ฉันต้องไปกินข้าวแล้ว" หรือ "ขอโทษ ฉันต้องไปสระผม") สิ่งนี้จะทำให้คนที่คุณคุยด้วยโกรธเคืองและโกรธ