หากคุณต้องการหาใครสักคนมาสนับสนุนกิจกรรมของคุณหรือทำอย่างอื่น คุณควรเขียนจดหมายสนับสนุน จดหมายของคุณต้องโน้มน้าวผู้สนับสนุนว่าคุ้มค่าที่จะมีส่วนร่วมและระบุผลประโยชน์ที่ผู้สนับสนุนจะได้รับอย่างชัดเจน การเขียนจดหมายสนับสนุนที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการได้รับการสนับสนุนหรือการถูกละเลย
ขั้นตอน
ตัวอย่างจดหมายสนับสนุนองค์กร
ตัวอย่างจดหมายสนับสนุนกีฬา
ตัวอย่างจดหมายสนับสนุนสโมสร
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมตัวขอผู้สนับสนุน
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเป้าหมายของคุณ
คุณหวังว่าจะบรรลุอะไรกับจดหมายสนับสนุน - โดยเฉพาะ? คุณต้องการให้ธุรกิจทำอะไร? คุณใช้สปอนเซอร์เพื่ออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายสนับสนุน คุณควรทราบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้
- จดหมายสนับสนุนควรมีความเฉพาะเจาะจงและเน้นย้ำ หากมันคลุมเครือเกินไปหรือคุณไม่รู้ว่าคุณกำลังมองหาอะไรหรือเพราะเหตุใด สิ่งเหล่านี้ก็จะไม่ได้ผลมากนัก
- ทำความเข้าใจว่าทำไมคุณถึงต้องการบรรลุเป้าหมาย คำขอสปอนเซอร์จะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากพวกเขามาพร้อมกับความรู้สึกถึงจุดประสงค์หรือความหลงใหล โน้มน้าวผู้คนว่าเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะให้เวลาหรือเงินกับสาเหตุนี้ อาจเป็นการเล่าเรื่องว่าเหตุนั้นได้ช่วยเหลือคนหรือชุมชนอย่างไร
ขั้นตอนที่ 2 ทำรายชื่อธุรกิจ
ใครบ้างที่มีแรงจูงใจที่จะสนับสนุนสาเหตุของคุณ? อาจมีเจ้าของธุรกิจที่มีเหตุผลส่วนตัวที่จะสนับสนุนเป้าหมายของคุณ หรืออาจมีองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่สนับสนุนภารกิจที่คล้ายคลึงกัน ใครเคยให้เหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกัน? คุณต้องศึกษาข้อมูลในสนาม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมธุรกิจหรือผู้คนในรายชื่อที่คุณหรือคนอื่นๆ ที่ทำงานด้วยคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัว อย่าประมาทคุณค่าของความสัมพันธ์ส่วนตัว
- อย่ามองข้ามธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจที่ไม่มีหน้าร้าน พวกเขาอาจจะเต็มใจที่จะให้เช่นกัน จำไว้ว่าคุณสามารถเล่นมุม "ท้องถิ่น" ได้ ธุรกิจในบ้านเกิดมักเห็นข้อได้เปรียบในการเชื่อมต่อกับชุมชนของตน
- หากคุณกำลังทำงานในทีม ให้แบ่งธุรกิจในรายการและมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมแต่ละคนติดต่อกับพวกเขา เพื่อให้แต่ละคนได้รับการติดต่อส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดสิ่งที่คุณกำลังมองหา
การสนับสนุนสามารถมีได้หลายรูปแบบ ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายสนับสนุน คุณต้องพิจารณาว่าคุณต้องการอะไร
- การบริจาคด้วยเงินสดหรือการบริจาคเป็นสิ่งเป็นไปได้ทั้งสองอย่าง การบริจาคเพื่อการกุศล หมายถึง ธุรกิจบริจาคสิ่งของหรือผลิตภัณฑ์ที่สามารถใช้ในงานแทนที่จะให้เงินเพียงอย่างเดียว บางครั้งสิ่งเหล่านี้อยู่ในรูปแบบของการบริการไม่ใช่สินค้าที่จับต้องได้
- บางทีคุณอาจเต็มใจทำงานอาสาสมัครแทนผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องมีความชัดเจนในสิ่งที่คุณกำลังมองหา - โดยเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดสิ่งที่คุณเสนอ
จดหมายสปอนเซอร์มักจะอนุญาตให้ผู้คนเลือกระดับการอุปถัมภ์ที่แตกต่างกัน สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจสามารถให้เงินได้เมื่อพวกเขาไม่มีรายได้เพียงพอเท่ากับบริษัทขนาดใหญ่
- กำหนดระดับการสนับสนุน คุณควรสรุปผลประโยชน์ต่างๆ ที่ได้รับจากระดับการสนับสนุนต่างๆ อย่างชัดเจน คนที่ให้มากขึ้นควรได้รับมากขึ้น
- แบนเนอร์โฆษณา ประกาศสาธารณะเกี่ยวกับบริษัทหรือผู้สนับสนุน และโลโก้ของบริษัทที่ปรากฏบนเว็บไซต์หรือในเอกสารหรือโปรแกรมส่งเสริมการขาย ล้วนเป็นตัวอย่างผลประโยชน์ที่คุณสามารถนำเสนอได้
ขั้นตอนที่ 5. กำหนดชื่อบุคคลเฉพาะที่ควรได้รับจดหมาย
อย่าส่งจดหมายปะหน้าถึงคนทั่วไป "ผู้ที่อาจกังวล" ที่ดูไม่มีตัวตนเกินไป
- บ่อยครั้งที่บุคคลที่เหมาะสมคือผู้ที่ดูแลแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทหรือซีอีโอของบริษัท คุณควรโทรหาบริษัทหรือดูที่เว็บไซต์ของบริษัทและพิจารณาว่าใครเป็นผู้ดูแลการสนับสนุน อย่าเดาที่นี้ เพื่อให้มีประสิทธิภาพ จดหมายสนับสนุนจะต้องส่งถึงบุคคลที่เหมาะสมอย่างแน่นอน รับการสะกดชื่อและชื่อที่ถูกต้อง
- คุณควรคิดด้วยว่าองค์กรมีนโยบายการกุศลหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาและสามารถจัดตามคำขอของคุณกับนโยบายได้
ส่วนที่ 2 จาก 3: การทำความเข้าใจรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 1 ศึกษาตัวอย่างจดหมายขอสปอนเซอร์
คุณสามารถหาเทมเพลตสำหรับจดหมายขอการสนับสนุนได้มากมายบนอินเทอร์เน็ต บางบริการเป็นแบบชำระเงิน แต่หลายบริการฟรี คุณควรอ่านจดหมายเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจรูปแบบและเนื้อหา
- อย่าคัดลอกจดหมายตัวอย่างใกล้เกินไป คุณต้องปรับแต่งจดหมายของคุณให้เข้ากับองค์กรที่คุณเขียนถึงเพื่อให้ฟังดูเป็นส่วนตัวและไม่ซับซ้อนเกินไป
- ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้ว่า CEO มีภูมิหลังส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุของคุณ คุณสามารถปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับบุคคลนั้นได้ คุณควรทราบภูมิหลังของบุคคลหรือบริษัทที่คุณร้องขอ และคุณควรปรับแต่งจดหมายเพื่อให้รู้สึกเป็นส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 2. เลือกโทนเสียงที่เหมาะสม
โทนจะขึ้นอยู่กับผู้ชม อย่างไรก็ตาม คุณควรมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอและไม่ควรใช้ภาษาพูดในจดหมายสนับสนุน
- ใส่จดหมายบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการที่มีโลโก้และชื่อองค์กรของคุณ ซึ่งจะทำให้คำขอของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น หากคุณกำลังขอการสนับสนุนสำหรับตัวคุณเอง คุณยังสามารถสร้างหัวจดหมายแบบมืออาชีพที่มีชื่อของคุณอยู่ด้านบนด้วยแบบอักษรที่สวยงาม
- หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงธุรกิจหรือองค์กรอื่น เป็นทางการมากขึ้นจะดีกว่า หากคุณกำลังเขียนถึงสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อน คุณอาจจะเป็นทางการน้อยลง แต่คุณก็ไม่ควรทำตัวสบายๆ เกินไปจนดูเหมือนเป็นการไม่ให้เกียรติ การทำลายอีเมลที่ไม่เป็นทางการไม่น่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีในทั้งสองกรณี
ขั้นตอนที่ 3 ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน
จดหมายสนับสนุนทั่วไปใช้รูปแบบที่เห็นในจดหมายธุรกิจหลายฉบับ คุณควรใช้โครงสร้างที่เหมาะสม มิฉะนั้น มันจะดูไม่เป็นมืออาชีพ
- เริ่มจดหมายด้วยวันที่ จากนั้นตามด้วยชื่อและที่อยู่ของผู้สนับสนุน
- จากนั้นหลังจากเว้นวรรค ให้ใส่คำทักทาย: Dear (ชื่อบุคคล) และเครื่องหมายจุลภาค
- ให้มันสั้น เก็บจดหมายสปอนเซอร์ไว้ในหน้าเดียว คนไม่ค่อยจะมีเวลาอ่านเพิ่มเติม คนส่วนใหญ่ที่ได้รับการร้องขอจะให้เวลาประมาณหนึ่งนาทีในจดหมายสนับสนุนของคุณ ดังนั้น นอกจากต้องเก็บไว้ในหน้าเดียวแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาษามีความกระชับและชัดเจน
- ส่งจดหมายหอยทาก คำขออีเมลทำให้ดูเหมือนว่าคุณไม่ได้ดูแลมากเมื่อส่ง
ขั้นตอนที่ 4 จบด้วยความกตัญญู
ในตอนท้ายของจดหมายสนับสนุน คุณควรขอบคุณพวกเขาสำหรับการพิจารณาของพวกเขา อย่าลืมเพิ่มตัวแบ่งระหว่างย่อหน้าและเว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ
- ปิดท้ายด้วยการแสดงความเคารพอย่างมืออาชีพ เช่น ด้วยความเคารพ ตามด้วยชื่อและตำแหน่งของคุณ ลงชื่อเป็นการส่วนตัว
- รวมวัสดุอื่นๆ คุณอาจต้องการพิมพ์ใบปลิวพร้อมจดหมายสนับสนุนเพื่อเป็นข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับงานกิจกรรมหรือบริษัทของคุณ สิ่งนี้จะเพิ่มความน่าเชื่อถือและอาจทำให้ธุรกิจรู้สึกสบายใจในการสนับสนุนคุณมากขึ้น
- ในทำนองเดียวกัน หากองค์กรของคุณได้รับข่าว คุณสามารถรวมบทความข่าวตัวอย่างเพื่อสำรองข้อมูลสิ่งที่คุณทำ
ส่วนที่ 3 ของ 3: การทำให้เนื้อหาสมบูรณ์แบบ
ขั้นตอนที่ 1. เขียนอินโทรที่ดี
ในย่อหน้าแรกของจดหมาย คุณควรแนะนำตัวเองหรือบริษัทของคุณและสาเหตุของคุณโดยทันที อย่าตีรอบพุ่มไม้ ผู้คนจะต้องติดยาเสพติดทันทีที่ออกจากประตู
- อย่าถือว่าคนอื่นรู้ว่าคุณเป็นใครหรือองค์กรของคุณทำอะไร อธิบายสิ่งเหล่านั้นอย่างชัดเจน เริ่มต้นด้วยคำอธิบายของบริษัท (หากเป็นจดหมายของบริษัท) หรือตัวคุณเอง (หากเป็นสปอนเซอร์ส่วนตัว) ตัวอย่างเช่น บริษัทดังกล่าวเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่มุ่งมั่นที่จะฟื้นฟู… ฯลฯ
- การเน้นย้ำความสำเร็จบางอย่างในทันทีจะทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าเหตุใดจึงไม่เสี่ยงที่จะให้การสนับสนุนแก่คุณ ทำให้ชัดเจนว่าจะใช้เงินอย่างไรโดยเฉพาะ
- ในวรรคสองหรือวรรคแรก คุณต้องยื่นคำร้องโดยตรงสำหรับการสนับสนุนและอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงกำลังมองหา
ขั้นตอนที่ 2 ร่างประโยชน์
เพื่อให้การสนับสนุนแก่คุณ บริษัทหรือบุคคลต้องมั่นใจว่าพวกเขาจะได้รับประโยชน์จากการทำเช่นนั้น ดังนั้นในย่อหน้ากลางของจดหมาย ให้สื่อสารประโยชน์อย่างชัดเจน ไม่ใช่กับคุณ แต่กับพวกเขา
- หากสปอนเซอร์จะได้รับการประชาสัมพันธ์ที่ดีจากสปอนเซอร์ เช่น อธิบายวิธีการ มีความเฉพาะเจาะจงมาก: งานนี้จะมีการถ่ายทอดสดหรือไม่? จะมีคนเข้าร่วมกี่คน? จะมี VIPS ไหม? หากบริษัทที่โดดเด่นอื่นๆ หรือคู่แข่งของพวกเขาสนับสนุนงานของคุณ คุณอาจต้องการพูดถึงเรื่องนี้
- ให้ตัวเลือกผู้สนับสนุน พวกเขาจะชอบความจริงที่ว่าพวกเขามีทางเลือกที่แตกต่างกันเพื่อให้ตรงกับความต้องการหรืองบประมาณของแต่ละคน
ขั้นตอนที่ 3 โน้มน้าวด้วยหลักฐานสนับสนุน
นี่หมายถึงการรวมตัวเลขสองสามตัว เช่น ขนาดผู้ชม หรือข้อมูลประชากรของจำนวนที่พวกเขาจะไปถึง
- และอย่าลืมใส่องค์ประกอบที่ดึงดูดใจด้วยอารมณ์ - เรื่องราวส่วนตัวของผู้ที่จะได้รับความช่วยเหลือ เช่น หากพูดสั้นๆ (ในประโยคหรือสองประโยค) ก็สามารถกระตุ้นความรู้สึกได้
- อธิบายว่าคุณจะให้การรับรองแก่ผู้สนับสนุนสำหรับการสนับสนุนของพวกเขาได้อย่างไร บางทีพวกเขาสามารถมีพื้นที่บูธฟรีในงานของคุณเพื่อแลกกับการสนับสนุน
- ระบุรายละเอียดที่สำคัญของข้อตกลงการเป็นผู้สนับสนุนที่พวกเขาจะต้องตัดสินใจ อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อ คุณอาจต้องการรวมซองจดหมายที่ประทับตราและจ่าหน้าถึงตัวเองด้วย เพื่อให้พวกเขาตอบกลับได้ง่ายขึ้น อย่าลืมใส่วันที่ที่คุณต้องการตอบกลับด้วย
- ถามผู้สนับสนุนว่าพวกเขาต้องการที่จะได้รับการยอมรับอย่างไร เช่น ต้องการให้ชื่อปรากฏอย่างไรและต้องการให้เป็นที่รู้จักอย่างไร เสนอความเป็นไปได้แต่อย่าคิดไปเอง ถาม.
ขั้นตอนที่ 4 สื่อสารภูมิหลังเกี่ยวกับเหตุการณ์
คุณควรระบุรายละเอียดที่เป็นรูปธรรมในจดหมายเพื่อสำรองข้อมูลองค์กรหรือกิจกรรมของคุณ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงองค์กรการกุศล คุณควรอธิบายภูมิหลังขององค์กรการกุศล เช่น ก่อตั้งเมื่อใด ใครเป็นผู้ดำเนินการ ทำหน้าที่ใคร และรางวัลหรือความสำเร็จใดๆ ที่ได้รับ
- โชว์ไม่บอก อย่าเพิ่งบอกเราว่ากลุ่มหรืองานนั้นดีหรือคู่ควร โน้มน้าวใจเราด้วยการแสดงรายละเอียด – หลักฐานที่สนับสนุนว่าทำไมหรือว่างานหรือกลุ่มดีหรือคู่ควรอย่างไร หลักฐานสามารถโน้มน้าวใจได้มากกว่าโดยทั่วไป
ขั้นตอนที่ 5. ติดตามผลเป็นการส่วนตัว
การส่งจดหมายถึงบริษัทไม่ใช่วิธีส่วนตัวที่สุดในการพัฒนาความสัมพันธ์ แม้ว่าจดหมายสปอนเซอร์จะเป็นความคิดที่ดี แต่ให้ติดตามในลักษณะที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
- คุณสามารถโทรหรือแวะมาถ้าไม่ได้รับการตอบกลับภายใน 10 วัน จำไว้ว่า CEO หลายคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งจะยุ่งมากและอาจจะรำคาญ ดังนั้นคุณอาจต้องการกำหนดเวลานัดหมายหรือโทรก่อน
- ให้แน่ใจว่าคุณถ่ายทอดความตื่นเต้นเกี่ยวกับโครงการของคุณ หลีกเลี่ยงสิ่งที่เป็นลบ คุณคงไม่อยากทำเสียงเหมือนกำลังขอทานหรือพยายามที่จะทำให้พวกเขารู้สึกผิดเกี่ยวกับการบริจาค..
- ถ้าคำตอบคือ “อาจจะ” อย่ารู้สึกแย่กับการติดตามผล อย่าทำทันทีหรือมากเกินไปเพราะอาจทำให้คุณรำคาญได้
- ไม่เคยจะเกรงใจ อย่าถือว่าพวกเขาจะจัดประชุมหรือให้การสนับสนุนแก่คุณ เพียงแค่ขอบคุณพวกเขาสำหรับการพิจารณาของพวกเขา
- อย่าลืมส่งบันทึกขอบคุณหากคุณได้รับการสนับสนุน
ขั้นตอนที่ 6 พิสูจน์อักษร
คุณสามารถบ่อนทำลายโอกาสในการได้รับการสนับสนุนหากคุณไม่ตรวจทานจดหมายของคุณ ตัวอักษรที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ดูเหมือนจะไม่เป็นมืออาชีพ และทำไมบางคนถึงต้องการให้ชื่อของพวกเขาติดอยู่กับงานที่ไม่เป็นมืออาชีพ?
- ตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอน หลายคนไม่ทราบวิธีใช้เครื่องหมายจุลภาคหรืออะพอสทรอฟีอย่างถูกต้อง สิ่งเล็กน้อยมีความสำคัญที่นี่
- พิมพ์สำเนาจดหมายของคุณ วางลง และอ่านฉบับพิมพ์ในอีกไม่กี่ชั่วโมง บางครั้ง สายตาก็พลัดพรากกับเนื้อหาออนไลน์จนพลาดการสะกดผิดได้ง่ายขึ้นหากคุณกำลังอ่านออนไลน์อยู่
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งไปรษณียากรที่เหมาะสมในซองจดหมายที่ดูเป็นมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 7 นี่คือตัวอย่าง:
หัวจดหมายของคุณ (ถ้ามี) วันที่:_
ที่อยู่: _ _ _
เรียน คุณ / คุณ / คุณ _
ล่าสุดได้รับเชิญไปประกวด Miss USA State Preliminary Competition ขณะอยู่ในการประกวดเบื้องต้นของรัฐ ฉันจะมีโอกาสได้รับเลือกให้เป็นตัวแทนของรัฐในการประกวด Miss USA National Pageant
ฉันจะขอบคุณมากถ้าคุณช่วยสนับสนุนฉันใน Miss Colorado USA สำหรับโอกาสของฉันที่จะชนะ ผู้หญิงมากกว่า 20-50 คนจะแข่งขันกับฉัน งานนี้จะมีการถ่ายทอดสดในระดับภูมิภาคโดยมีผู้ชมประมาณ 2 ถึง 300,000 คนและผู้สนับสนุนทั้งหมดของฉันจะได้รับการเสนอชื่อในการประกวดและในเว็บไซต์การผลิตในอนาคต
จำนวนเงินที่สปอนเซอร์อาจบริจาคนั้นยืดหยุ่นได้ คุณสามารถช่วยฉันผ่านตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งด้านล่างนี้
$_ – ชื่อ คำอธิบาย และโลโก้ของคุณ
$_ – ชื่อและคำอธิบายของคุณ
$_ – ชื่อและโลโก้ของคุณ
$_ – ชื่อของคุณ
หากคุณสนใจที่จะสนับสนุนฉัน โปรดกลับมาหาฉันที่ _ ขอบคุณมากสำหรับเวลาของคุณ.
ขอแสดงความนับถือ, ลงชื่อ
พิมพ์ชื่อ
เคล็ดลับ
- ค้นหา ผู้ติดต่อหลัก แทนที่จะเป็นเลขานุการหรือบุคคลภายนอก
- อย่าเรียกร้อง. ถามอย่างสุภาพ
- เว้นแต่ว่าคุณมีลายมือที่สวยงามมาก ให้พิมพ์ตัวอักษร ซึ่งจะทำให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- บริษัทต่างๆ จะถูกขอให้สนับสนุนกิจกรรมตลอดเวลา ดังนั้นอย่าลืมใส่คำอธิบายว่าทำไมบริษัทใดบริษัทหนึ่งถึงเหมาะกับงานของคุณ
- ติดตามผลอย่างน้อย 7 วันหลังจากส่งจดหมาย
- พิมพ์จดหมายลงบนกระดาษคุณภาพสูงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
- รวมแบบฟอร์มการสนับสนุนที่บุคคลในบริษัทสามารถกรอกได้