บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน การเตรียมงาน การเขียน และการตกแต่ง
ขั้นตอน
ตัวอย่างจดหมาย
ตัวอย่างใบสมัคร
จดหมายสมัครงาน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 หยิบกระดาษหนึ่งแผ่นแล้วสร้างสองคอลัมน์
ในคอลัมน์ด้านซ้ายเขียน "ข้อกำหนด" และด้านขวา "ทักษะของฉัน" อ่านใบสมัครงานอย่างละเอียดและทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดสำหรับงานนี้ ต่อไปคุณจะเปรียบเทียบทักษะและประสบการณ์ของคุณกับประวัติย่อของคุณ
- ในคอลัมน์ด้านซ้าย ให้เขียนข้อกำหนดและทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน
- ในคอลัมน์ทางขวา ให้จดคะแนนจากประวัติย่อของคุณที่ตรงกับประเด็นเหล่านั้น
- การมีจุดสนใจเหล่านี้สัมพันธ์กับงานจะช่วยให้คุณให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในจดหมายสมัครงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มจดหมายของคุณโดยระบุข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบน
ใช้รูปแบบ เลย์เอาต์ และฟอนต์ที่อ่านได้ตามที่คุณต้องการ เพื่อให้ผู้ว่าจ้างในอนาคตติดต่อคุณได้ง่ายที่สุด ก่อนที่คุณจะเริ่มจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหัวจดหมายที่ถูกต้อง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณอยู่ในแนวด้านซ้าย
-
ใส่วันที่ปัจจุบันโดยคั่นด้วยบรรทัดว่าง ให้เพิ่มข้อมูลติดต่อของคุณ:
- ชื่อ
- ที่อยู่
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่อีเมล
- เว็บไซต์ส่วนตัว (ถ้ามี)
- โปรไฟล์ LinkedIn
ขั้นตอนที่ 3 รวมข้อมูลของบริษัท
หลังจากที่คุณใส่ข้อมูลของคุณแล้ว คุณต้องใส่ชื่อนายจ้างที่คุณสมัครงาน ตำแหน่ง ชื่อบริษัทและที่อยู่
- การรวมข้อมูลติดต่อของบริษัทที่คุณสมัคร แสดงว่าคุณได้ใช้เวลาในการเขียนจดหมายหรือใบสมัครเฉพาะถึงบริษัทนี้ และได้ทำการวิจัยเพื่อหาผู้จัดการการจ้างงานสำหรับตำแหน่งนี้
- การทำการบ้านทำให้คุณเหนือกว่าผู้สมัครส่วนใหญ่ที่ใช้จดหมายสมัครงานซึ่งเป็นตัวอักษรทั่วไปที่ตัดและวางอย่างชัดเจน ขั้นตอนพิเศษนี้แสดงว่าคุณทุ่มเท
- หากคุณไม่ทราบชื่อผู้จัดการการจ้างงาน ให้ค้นหาเว็บไซต์ของบริษัทเพื่อดูว่าคุณหาเขาเจอหรือไม่ ไปที่ LinkedIn และแม้แต่ค้นหา Twitter หากคุณไม่สามารถจำกัดชื่อให้แคบลงได้ ให้ดูว่าคุณสามารถหาหัวหน้าแผนกที่คุณสมัครได้หรือไม่ หากสิ่งอื่นล้มเหลวและคุณไม่มีชื่อ คุณสามารถส่งจดหมายปะหน้าของคุณไปยังผู้จัดการการจ้างงานของแผนกได้ ตัวอย่าง: “[แผนก] ผู้จัดการการจ้างงาน”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนจดหมายของคุณถึงบุคคลที่คุณกำลังเขียน
ในการเริ่มต้นจดหมาย คุณต้องเป็นทางการและเริ่มต้นด้วยที่อยู่ที่ถูกต้อง อย่าพูดถึง "ถึงใครก็ตามที่มันอาจกังวล" เนื่องจากเป็นคำที่ไม่เป็นทางการ ทั่วไป และให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ได้ค้นคว้าเกี่ยวกับบริษัท
หากคุณไม่มีชื่อผู้จัดการการจ้างงาน "เรียน [แผนก] ผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน" ที่เรียบง่าย
ตอนที่ 2 ของ 3: การเขียนจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนย่อหน้าแรกที่น่าสนใจ
นายจ้างอ่านจดหมายสมัครงานเป็นจำนวนมาก และโดยส่วนใหญ่แล้วผู้จัดการการจ้างงานจะสแกนพวกเขาอย่างรวดเร็วเพื่อตัดสินใจว่าจดหมายของคุณไปอยู่ในถังขยะหรือกอง "เก็บ" อย่าฝังผู้นำ รักษาจดหมายสมัครงานของคุณเหมือนบทความข่าว
- เปิดด้วยคำแถลงที่ชัดเจนซึ่งแจ้งผู้อ่านของคุณว่าคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะสมัคร [ตำแหน่ง] ที่ [บริษัท]
- พูดให้สั้นและเจาะจงกับสิ่งที่ดึงดูดใจคุณให้มางานนี้ เกี่ยวกับ บริษัท ที่คุณชอบคืออะไร? ยกตัวอย่าง และอย่ากลัวที่จะพูดคุยเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับว่าบริษัทนั้นสบายๆ แค่ไหน
- แสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าคุณไม่เพียงแต่คุ้นเคยกับงานของบริษัทเท่านั้น แต่ยังมีความเหมาะสมด้วยการเขียนในลักษณะเดียวกันกับบริษัท
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครงานกับบริษัทที่เขียนบทความข่าว พยายามใช้โทนเสียงที่คล้ายกับบทความเหล่านั้น พวกเขาจริงจัง พวกเขาเพิ่มอารมณ์ขันหรือไม่? หากเป็นบริษัทที่เป็นทางการมากขึ้น เช่น บริษัทการตลาดขนาดใหญ่หรือสถาบันการเงิน คุณอาจต้องการมีอำนาจมากกว่านี้แต่ต้องสุภาพเสมอ
ขั้นตอนที่ 2 ระบุตำแหน่งที่คุณพบตำแหน่งที่คุณกำลังสมัคร
ก่อนสมัคร หาข้อมูลก่อนว่ารู้จักใครในบริษัทหรือเปล่า จะดีกว่าเสมอที่จะมีข้อมูลอ้างอิง และอย่ากลัวที่จะบอกชื่อหากคุณได้รับอนุญาตจากพนักงาน
หากคุณไม่มีผู้ติดต่อที่บริษัท ให้ระบุตำแหน่งที่คุณพบใบสมัคร เช่น ผ่านไซต์งาน ไซต์ของบริษัท ในหนังสือพิมพ์ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายว่าเหตุใดการจ้างคุณจะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้าง
คุณคงไม่อยากบอกพวกเขาว่าทำไมการจ้างถึงจะเป็นประโยชน์กับคุณ มีเหตุผลที่ตำแหน่งนี้เปิดอยู่ มีปัญหาที่ต้องแก้ไข คุณอยู่ที่นี่เพื่อแก้ปัญหา
- ดูรายการความสำเร็จและประสบการณ์ของคุณ แล้วหาตัวอย่างหนึ่งหรือสองตัวอย่างที่คุณสามารถพูดถึงได้ สิ่งเหล่านี้ควรเน้นว่าเหตุใดคุณจะมีบทบาทที่ยอดเยี่ยม
- ตัวอย่างเช่น หากคุณเห็นว่าตำแหน่งนั้นต้องการคนที่สามารถเป็นผู้นำทีมและจัดการหลายโครงการพร้อมกันได้ ให้ดูที่ความสำเร็จของคุณเพื่อดูว่าคุณมีประสบการณ์ที่แก้ไขความต้องการนั้นหรือไม่ หากคุณเคยเป็นผู้นำสมาชิกในทีมมาก่อน ให้พูดสั้นๆ ว่าทักษะความเป็นผู้นำของคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในหลายโครงการได้อย่างไร
- เมื่อใดก็ตามที่คุณสามารถระบุสถิติและตัวเลขได้ ให้ทำเช่นนั้น เมื่ออธิบายว่าเหตุใดการว่าจ้างคุณจะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้าง พยายามใช้สถิติ เช่น การเพิ่มรายได้หรือลดต้นทุนภายใต้การนำของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 สรุปจุดแข็ง คุณสมบัติ และประสบการณ์ของคุณโดยสังเขป
ในย่อหน้าที่สองของคุณ คุณต้องการสะท้อนคุณสมบัติของงานเป็นสองหรือสามของความสามารถและประสบการณ์ของคุณที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใดคุณจึงสมบูรณ์แบบสำหรับบทบาทนี้
- อ้างถึง CV หรือประวัติย่อ และส่วนทักษะของคุณจากโครงร่างสำหรับคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและทักษะของคุณ
- มองหาเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยสั้นๆ ที่เน้นว่าคุณสามารถแก้ปัญหาที่บริษัทที่คุณสมัครอาจมีอยู่บนพื้นฐานของข้อกำหนดได้อย่างไร
- รวมแง่มุมที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในอาชีพของคุณ แม้ว่าความสำเร็จล่าสุดจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่คุณอาจเคยทำบางสิ่งในอดีตที่ตรงตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์แบบ อย่ากลัวที่จะขุดลึก
ขั้นตอนที่ 5. วาดภาพตัวเองที่ไม่ได้อยู่ในประวัติย่อของคุณ
ผู้จัดการการจ้างงานสามารถอ่านประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณและดูสิ่งที่คุณทำในงานก่อนหน้านี้ คุณต้องการแสดงผู้จัดการการจ้างงานว่าใครคือผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จ
- ในหนึ่งหรือสองประโยค แสดงว่าบริษัทมีผลกระทบต่อคุณเป็นการส่วนตัวอย่างไร หากคุณกำลังสมัครงานในฝัน มีโอกาสที่บริษัทนี้จะหล่อหลอมชีวิตคุณ
- อย่าเซ้าซี้เกินไปและให้มันสั้น แต่การแสดงด้านมนุษย์ของตัวเองด้วยเรื่องราว แสดงว่าคุณเป็นมากกว่าข้อเท็จจริงบนแผ่นกระดาษ
ตอนที่ 3 ของ 3: จบจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 สรุปสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบสำหรับงานนี้ในประโยคเดียว
การสิ้นสุดจดหมายสมัครงานอย่างถูกต้องถือเป็นส่วนสำคัญของจดหมาย เนื่องจากจะช่วยให้คุณเริ่มสัมภาษณ์ได้
- เมื่อคุณอธิบายว่าคุณจะมีส่วนร่วมกับบริษัทได้อย่างไร จำไว้ว่าคุณต้องการสวมบทบาทเป็นผู้จัดการการจ้างงาน มันเกี่ยวกับว่าการบริจาคของคุณจะช่วยบริษัทอย่างไร ไม่ใช่ว่าบริษัทจะช่วยคุณอย่างไร
- ถามตัวเองว่าคุณต้องการหาอะไรในตัวผู้สมัครหากคุณกำลังจ้างงาน
ขั้นตอนที่ 2 เชิญผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณ
แจ้งผู้อ่านของคุณว่าคุณต้องการโอกาสที่จะพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งและให้ข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้ง
- คุณสามารถสรุปจดหมายของคุณด้วยการขอบคุณผู้จัดการการจ้างงานและลงท้ายด้วยข้อความเช่นฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณโดยเร็วที่สุด
- อย่าเพียงแค่ขอให้ผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณถ้าเขารู้สึกว่าคุณเหมาะสม แสดงความมั่นใจ (โดยไม่อวดดี) โดยบอกเขาว่าคุณตั้งหน้าตั้งตารอที่จะพูดต่อไป
ขั้นตอนที่ 3 ออกจากระบบ
การออกจากระบบอาจดูเหมือนเป็นการคิดภายหลัง หรือทำให้คุณหงุดหงิดหากคุณไม่รู้ว่าอะไรเหมาะสม ใช้ของคุณด้วยความจริงใจหรือเพียงแค่ "ดีที่สุด"
- การเป็นทางการเกินไปอาจทำให้คุณเจ็บปวดได้ เนื่องจากคุณอาจดูไม่จริงใจ หรืออาจไม่เหมาะกับสไตล์ที่เหลือในจดหมายของคุณ
- การพูดบางอย่างเช่น "ดีที่สุด" หรือ "ความปรารถนาดี" แสดงว่าคุณเคารพโดยไม่ทำเหมือนว่าคุณกำลังเขียนจดหมายรัก อีกทางหนึ่ง คำว่า "ไชโย" อาจไม่เป็นทางการเกินไปและอาจดูเหมือนเป็นการเกรงใจ
ขั้นตอนที่ 4 เขียนชื่อของคุณด้านล่าง
หลังจากที่คุณลงชื่อออก ให้เขียนชื่อเต็มของคุณในบรรทัดสุดท้าย และพิจารณารวมลายเซ็นด้วย
- หากคุณได้ตั้งค่าลายเซ็นบนโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ คุณสามารถแทรกไว้ใต้ชื่อของคุณได้
- หรือคุณสามารถพิมพ์จดหมายและเซ็นชื่อด้วยมือได้หากต้องการ แม้ว่าด้วยวิธีนี้ คุณจะต้องสแกนจดหมายกลับเข้าไปในคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นเสมอไป
เคล็ดลับ
- จดหมายของคุณควรมีความชัดเจนและตรงประเด็น ความประทับใจครั้งแรกของนายจ้างที่มีต่อคุณเกิดขึ้นจากเอกสารนี้
- ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายเป็นทางการและไม่มีคำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการ
- ตรวจสอบอีกครั้งว่าการสะกดและไวยากรณ์ถูกต้อง ใช้ย่อหน้าและเครื่องหมายวรรคตอน
- ยิงสามย่อหน้าและอย่าข้ามหน้าเดียว ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานมักจะสแกนจดหมายของคุณเพื่อหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะอ่านเนื้อหาทั้งหมด
- ใส่หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และชื่ออ้างอิงของคุณ หากมี
- ใช้แบบอักษรที่เกี่ยวข้อง ลองเลือก Arial หรือ Times New Roman หลีกเลี่ยงฟอนต์สนุกๆ เช่น Comic Sans เพราะฟอนต์เหล่านี้จะทำลายชื่อเสียงของจดหมายทันที แสดงว่าขาดความเป็นมืออาชีพ มีงานแปลก ๆ บางอย่างที่ฟอนต์ที่เป็นเอกลักษณ์อาจเข้ากันได้ดี ซึ่งหายาก ผิดพลาดในด้านของความระมัดระวัง
- ให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านจดหมายเพื่อดูว่าพวกเขามองเห็นข้อผิดพลาดหรือไม่
- หรือขอให้ผู้อื่นพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงสำหรับคุณและใส่ข้อมูลอ้างอิงเมื่อคุณให้ประวัติย่อหรือประวัติการทำงานกับนายจ้าง
- การพิมพ์จดหมายของคุณดีกว่าเพราะถือว่าเป็นทางการมากกว่าการเขียนด้วยมือ และอ่านง่ายกว่า ทำให้มีโอกาสอ่านจดหมายของคุณมากขึ้น
คำเตือน
- จดหมายสมัครงานของคุณไม่ควรซ้ำกับ CV หรือประวัติย่อของคุณ
- อย่าถือว่าคุณจะได้งานในจดหมายของคุณ หลีกเลี่ยงคำที่บ่งบอกว่าคุณกำลังทำงานให้กับบริษัทอยู่แล้ว เช่น “เมื่อคุณจ้างฉัน ฉันจะทำสิ่งเหล่านี้”