จดหมายจูงใจคือจดหมายปะหน้าประเภทหนึ่งที่ปกติแล้วจะส่งไปยังมหาวิทยาลัยนานาชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่อยู่ในประเทศต่างๆ ในยุโรป เมื่อคุณต้องการสมัครเข้าร่วมโปรแกรมบัณฑิตวิทยาลัยหรือโครงการทุนการศึกษาที่มีการแข่งขันสูง จดหมายจูงใจที่มีประสิทธิภาพจะอธิบายข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับนักเรียนที่คาดหวังในลักษณะที่สร้างสรรค์และกระตือรือร้น เนื่องจากขั้นตอนการสมัครส่วนนี้มีความสำคัญมาก คุณจึงควรร่างและแก้ไขจดหมายอย่างละเอียดก่อนส่ง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การระดมความคิด
ขั้นตอนที่ 1. จดบันทึก
ในระหว่างขั้นตอนการระดมความคิดทั้งหมด ให้จดบันทึกโดยละเอียดซึ่งคุณสามารถอ้างอิงกลับไปได้ในขณะเขียนจดหมาย ใส่ทั้งข้อมูลหลักและรายละเอียดรอง ไม่ว่าคุณจะคิดว่าจะใช้ข้อมูลเหล่านี้สำหรับจดหมายจริงหรือไม่ก็ตาม
ขั้นตอนที่ 2 วิจัยมหาวิทยาลัยและโครงการ
อ่านงานพิมพ์หรือวรรณกรรมดิจิทัลที่มหาวิทยาลัยจัดเตรียมให้คุณ รวมถึงเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย ใส่ใจกับข้อกำหนดการรับเข้าเรียนของโรงเรียนสำหรับโปรแกรมที่คุณกำลังติดตาม
- โดยปกติมหาวิทยาลัยจะอธิบายคุณสมบัติที่พวกเขาหวังว่าจะได้รับจากผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นนักศึกษา และคุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อปรับแต่งจดหมายจูงใจของคุณสำหรับโรงเรียนนั้นๆ
- ตัวอย่างเช่น หากมหาวิทยาลัยมีส่วนเกี่ยวข้องอย่างมากกับความพยายามด้านมนุษยธรรมที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของโครงการ คุณสามารถให้ความสำคัญกับผลประโยชน์ด้านมนุษยธรรมของคุณเองมากขึ้น ในทางกลับกัน หากวรรณกรรมของโรงเรียนเน้นเรื่องวิชาการอย่างเข้มงวด คุณจะรู้ว่าจดหมายนั้นเน้นไปที่แรงบันดาลใจและประสบการณ์ทางวิชาการอย่างเท่าเทียมกัน
ขั้นตอนที่ 3 ถามตัวเองว่าทำไมคุณควรเลือก
คณะกรรมการรับสมัครโปรแกรมจะต้องการทราบว่าเหตุใดคุณจึงควรได้รับเลือกจากบุคคลอื่น แต่ก่อนที่คุณจะสามารถให้ข้อมูลดังกล่าวกับคณะกรรมการได้ คุณจะต้องตอบคำถามด้วยตัวเองเสียก่อน
- ทบทวนอาชีพการศึกษาของคุณตอนนี้ พิจารณาว่าหลักสูตร ผู้สอน และอิทธิพลใดที่นำคุณไปสู่เส้นทางที่คุณกำลังดำเนินอยู่ในปัจจุบัน และพิจารณาว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร
- ลองคิดดูว่าเหตุใดคุณจึงเลือกโรงเรียนนี้และโปรแกรมนี้ พิจารณาแรงจูงใจทั้งหมดของคุณ รวมทั้งแรงจูงใจส่วนตัวและในอาชีพ
ส่วนที่ 2 จาก 4: ตามขั้นตอนการเขียน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนโครงร่าง
รวบรวมบันทึกย่อของคุณเข้าด้วยกันแล้วลองจัดเป็นโครงร่าง โครงร่างของคุณควรประกอบด้วยส่วนที่แยกกันสำหรับข้อความเกริ่นนำ แต่ละย่อหน้าเนื้อหาแยกกัน และคำกล่าวปิดท้ายของคุณ
หากคุณไม่สะดวกใจที่จะร่างโครงร่าง ให้ลองจัดเรียงบันทึกย่อของคุณเป็นโฟลว์ชาร์ตหรือเครื่องมือในองค์กรที่คล้ายกัน ส่วนสำคัญของขั้นตอนนี้คือการจัดเตรียมโครงสร้างให้กับแนวคิดที่ไม่มีโครงสร้างก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 2 ร่างจดหมาย
ทันทีที่คุณจัดระเบียบความคิดของคุณ คุณควรเริ่มเขียนร่างจดหมายฉบับแรกของคุณ เข้าใจว่านี่ควรเป็นเพียงร่างแรกเท่านั้น คุณจะต้องทำการแก้ไขก่อนที่จะพร้อมส่ง
- รวมทุกสิ่งที่คุณคิดออกซึ่งดูเหมือนสำคัญ และอธิบายด้วยรายละเอียดทางประสาทสัมผัสให้มากที่สุด คุณอาจลงเอยด้วยข้อมูลมากเกินไปและมีจำนวนหน้ามากเกินไป แต่คุณสามารถตัดจุดที่ไม่จำเป็นออกในระหว่างส่วนการแก้ไขของกระบวนการ
- อ้างถึงทั้งบันทึกที่ไม่เป็นทางการและโครงร่างที่เป็นทางการสำหรับส่วนนี้ของกระบวนการ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าคุณควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่ให้ไว้ในส่วน "โครงสร้างจดหมายของคุณ" ของบทความนี้
ขั้นตอนที่ 3 กลับไปที่จดหมายหลายวันต่อมา
หลังจากกรอกร่างฉบับแรกเสร็จแล้ว ให้ถอยห่างจากจดหมายอย่างน้อยหนึ่งหรือสองวันก่อนที่คุณจะคิดแก้ไข
- ในระดับพื้นฐาน คุณต้องตรวจทานไวยากรณ์และโครงสร้างของจดหมาย
- ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น คุณต้องตรวจทานจดหมายด้วยเพื่อความถูกต้องและสม่ำเสมอ ข้อเท็จจริงของคุณควรถูกต้อง ความคิดของคุณควรเป็นต้นฉบับ และน้ำเสียงของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพอย่างเท่าเทียมกัน
ขั้นตอนที่ 4 ขอคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์จากแหล่งที่เชื่อถือได้
แม้จะไม่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่การรับความคิดเห็นจากภายนอกจากแหล่งที่ผ่านการรับรองอาจช่วยได้ คนที่ดีที่สุดที่จะถาม ได้แก่ อาจารย์และนักเรียนที่ลงทะเบียนเรียนในระดับบัณฑิตศึกษา
ตามหลักการแล้ว คุณควรลองติดต่อกับผู้ที่ลงทะเบียนในโปรแกรมเฉพาะที่คุณสมัครอยู่แล้ว บุคคลนั้นจะมีความเข้าใจที่ชัดเจนขึ้นว่ามหาวิทยาลัยต้องการอะไรจากนักศึกษา
ขั้นตอนที่ 5. แก้ไขจดหมายตามต้องการ
วิเคราะห์จดหมายจูงใจโดยใช้คำวิจารณ์ของคุณเองและคำวิจารณ์ของผู้อื่น อย่ากลัวที่จะเขียนจดหมายใหม่หลายๆ ครั้งจนกว่าคุณจะทำถูกต้อง
- ลบภาษาหรือแนวคิดที่ซ้ำซาก รวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้เน้นไปที่แนวคิดหลักของจดหมายโดยตรง โดยเฉลี่ยแล้ว จดหมายควรมีความยาวประมาณหนึ่งหน้าเต็มเท่านั้น อะไรที่ยาวกว่านั้นมักจะถือว่าไม่จำเป็นและท้อแท้
- โปรดทราบว่าบางโปรแกรมอาจค้นหาตัวอักษรที่มีความยาวระหว่างสองถึงสามหน้า ทางที่ดีควรอ่านแอปพลิเคชันเพื่อดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับความยาว หากคุณไม่สามารถหาข้อมูลดังกล่าวได้ การยึดติดกับหน้าเดียวน่าจะปลอดภัย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาร์กิวเมนต์ที่สำคัญที่สุดอยู่ในตำแหน่งก่อนหน้าในจดหมายมากกว่าจุดที่มีนัยสำคัญน้อยกว่า และจัดเรียงเนื้อหาของจดหมายใหม่ตามความจำเป็นเพื่อให้ไหลลื่นได้ดี
ส่วนที่ 3 ของ 4: โครงสร้างจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 ระบุจดหมายให้เฉพาะเจาะจงที่สุด
หากคุณทราบชื่อบุคคลที่ตรวจสอบใบสมัครการรับเข้าเรียน ทางที่ดีควรระบุชื่อในจดหมายถึงบุคคลนั้น
-
หากคุณไม่สามารถติดตามชื่อใดชื่อหนึ่งได้ อย่างน้อยคุณควรพยายามระบุตำแหน่งผู้อ่านตามตำแหน่ง ตัวเลือกอาจรวมถึง:
- “เรียน ที่ปรึกษาการรับสมัคร”
- “เรียน คณะกรรมการการรับสมัคร”
- “เรียน ผู้อำนวยการฝ่ายธุรการ”
- ใช้ที่อยู่ในรูปแบบทั่วไปเท่านั้น (เช่น “ถึงใครที่มันอาจกังวล” “เรียนท่านหรือท่านผู้หญิง”) เป็นทางเลือกสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 2 ระบุเป้าหมายที่ชัดเจน
ย่อหน้าแรกของจดหมายจูงใจของคุณควรสรุปส่วนที่เหลือของจดหมายอย่างกระชับ ทำให้ผู้อ่านมีความคิดที่ถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวัง
- ย่อหน้าแรกนี้ควรประกอบด้วยหนึ่งถึงสามประโยคเท่านั้น และคุณควรระบุโดยอ้อมว่าคุณกำลังนำเสนอจดหมายแรงจูงใจสำหรับโปรแกรมที่คุณเลือก
- ตัวอย่างเช่น บรรทัดเริ่มต้นของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เช่น "ฉันกำลังเขียนจดหมายฉบับนี้เพื่อแสดงความสนใจในโครงการ ABC ของมหาวิทยาลัย XYZ"
ขั้นตอนที่ 3 สรุปจุดยืนของคุณ
สำหรับเนื้อความของจดหมาย คุณต้องบอกคณะกรรมการการสมัครว่าเหตุใดคุณจึงคิดว่ามหาวิทยาลัยเฉพาะแห่งนี้และโปรแกรมของมหาวิทยาลัยเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ คุณต้องอธิบายด้วยว่าเหตุใดโปรแกรมจึงควรยอมรับคุณเหนือผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัครคนอื่นๆ
- อ้างถึงบันทึกที่คุณจดไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับแรงจูงใจและคุณสมบัติของคุณเอง
-
อธิบายว่าเหตุใดโรงเรียนจึงควรเลือกคุณ อธิบายประสบการณ์ทางวิชาการและประสบการณ์ทางวิชาชีพในอดีตของคุณเมื่อนำไปใช้กับโปรแกรมที่คุณสนใจ คุณต้องให้ข้อมูลที่นี่ แต่คุณต้องแสดงให้เห็นว่าข้อเท็จจริงเหล่านั้นส่งผลต่อคุณในฐานะบุคคลอย่างไร
ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดถึงว่าคุณตอบสนองต่อหัวข้อหลักสูตรในระดับการศึกษาก่อนหน้านี้อย่างไร เช่น ระดับปริญญาตรี แทนที่จะบอกว่าคุณเรียนหลักสูตรในหัวข้อนี้ ให้อธิบายว่าเนื้อหาของหลักสูตรเหล่านั้นทำให้คุณรู้สึกทึ่ง มุ่งมั่น หรืออยากรู้อยากเห็นได้อย่างไร
-
อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเลือกโรงเรียน โปรแกรม และที่ตั้งนี้ มหาวิทยาลัยส่วนใหญ่สนใจที่จะรับนักศึกษาที่มีความหลงใหลหรือมีแรงจูงใจในการเข้าเรียน
- จดบันทึกเป้าหมายทางอาชีพของคุณและเหตุผลที่คุณคิดว่าโปรแกรมนี้มอบโอกาสที่ดีที่สุดแก่คุณในการบรรลุเป้าหมาย คุณสามารถดูจุดขายทั่วไปของโปรแกรมได้ตราบเท่าที่คุณไม่ได้อ้างอิงโดยตรง
- ระบุสิ่งที่ดึงดูดใจคุณเกี่ยวกับมหาวิทยาลัย หากคุณจะเป็นนักเรียนต่างชาติ คุณควรอธิบายด้วยว่าเหตุใดคุณจึงสนใจศึกษาภายในประเทศที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น หากโรงเรียนตั้งอยู่ในประเทศเยอรมนี ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการเรียนต่อระดับบัณฑิตศึกษาในประเทศเยอรมนี
ขั้นตอนที่ 4 ดึงความสนใจไปที่คุณสมบัติหลักของคุณ
ในขณะที่แสดงให้เห็นว่าเหตุใดคุณจึงเหมาะสมกับโปรแกรม คุณจะต้องอ้างอิงประสบการณ์ทางวิชาการ คุณสมบัติส่วนตัว และประสบการณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เน้นประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตัวโปรแกรมมากที่สุด
- ปรึกษา CV ของคุณ แต่อย่าคัดลอก โดยปกติ คุณจะต้องแนบสำเนาประวัติย่อ (CV) ของคุณในเอกสารการสมัครที่มาพร้อมกับจดหมายจูงใจของคุณ คุณสามารถใช้ข้อมูลจาก CV ของคุณเพื่อกระตุ้นความจำของคุณในขณะที่เขียน แต่จดหมายไม่ควรเป็นสำเนาที่แน่นอนของ CV เอง หากจำเป็น ให้ส่งผู้อ่านจดหมายของคุณไปที่ CV เพื่อให้รายละเอียดสนับสนุนที่คุณไม่สามารถระบุอย่างกระชับภายในจดหมายได้
- สนับสนุนการเรียกร้องของคุณ ทุกครั้งที่คุณพูดถึงจุดแข็งของคุณ คุณต้องมีคุณสมบัติพร้อมรายละเอียดสนับสนุนที่เพียงพอ ไม่เพียงพอที่จะบอกว่าคุณเป็นคนขยัน คุณต้องยกตัวอย่างประสบการณ์ที่แสดงแนวคิดนั้น
- อย่าอวดตัวเอง คุณไม่ควรพยายามทำตัวให้เป็นคนถ่อมตัว แต่คุณต้องหลีกเลี่ยงภาษาที่ดูเย่อหยิ่งหรือมั่นใจมากเกินไป ทำเช่นนี้โดยยึดตามข้อเท็จจริงที่เป็นรูปธรรมเป็นส่วนใหญ่ และปล่อยให้การวิเคราะห์เชิงอัตวิสัยไม่อยู่ในสมการ
ขั้นตอนที่ 5. ระบุตำแหน่งของคุณใหม่
สำหรับย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายของคุณ ให้พูดใหม่สั้นๆ ว่าคุณต้องการเข้าโปรแกรม แสดงความขอบคุณอย่างสุภาพสำหรับเวลาของคณะกรรมการรับสมัครและการพิจารณาก่อนปิดและลงนามในจดหมาย
- ย่อหน้าสุดท้ายของคุณควรยาวประมาณสามประโยค เรียบเรียงบทนำของคุณและสรุปประเด็นหลักของย่อหน้าเนื้อหาแต่ละย่อหน้าในแต่ละประโยค
- ปิดท้ายด้วยการขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาและพิจารณา และลงนามโดยปิดอย่างมืออาชีพ (เช่น "ขอแสดงความนับถือ ") และชื่อเต็มของคุณ
ตอนที่ 4 ของ 4: ทำให้จดหมายของคุณโดดเด่น
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ภาษาที่กระชับและกระชับ
จดจ่อกับประเด็นของจดหมายโดยใช้ภาษาที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ที่อธิบายเจตนาและคุณสมบัติของคุณโดยตรง รักษาน้ำเสียงที่กระฉับกระเฉงและอยู่ห่างจากคำอธิบายที่เป็นดอกไม้หรือเป็นโคลน
-
หลีกเลี่ยงวลีหรือคำศัพท์ที่คิดซ้ำซาก วลีที่มักใช้บ่อยๆ สะท้อนถึงตัวคุณได้ไม่ดีจริง ๆ เนื่องจากการใช้วลีเหล่านี้แสดงถึงการขาดความคิดสร้างสรรค์ เมื่อคุณรู้สึกอยากที่จะใช้ความคิดโบราณ ให้แยกแนวคิดออกเป็นแง่มุม "ทำไม" และ "อย่างไร" โดยแสดงให้เห็นความจริงของแนวคิดนั้นผ่านตัวอย่างเชิงรุกแทนที่จะใช้ถ้อยคำธรรมดา
- ตัวอย่างของความคิดโบราณทั่วไป
- “ฉันมีแรงจูงใจอย่างมากที่จะ…”
- “ฉันรักมาตลอด…”
- “เป้าหมายสูงสุดของฉันคือ…”
- ห้ามลอกเลียนแบบเนื้อหา แม้ว่าคุณจะใช้ข้อมูลจากเอกสารของโปรแกรมเพื่อช่วยให้คุณสร้างความคิดของคุณ คุณไม่ควรพูดข้อมูลซ้ำคำต่อคำ หากโปรแกรมเน้นที่ "อุปกรณ์ล้ำสมัย" ให้อยู่ห่างจากวลี "อุปกรณ์ที่ล้ำสมัย"
- ห้ามคัดลอกแบบฟอร์ม คุณอาจพบว่าการดูตัวอย่างจดหมายจูงใจสำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างและโทนเสียงที่คุณจะต้องใช้นั้นมีประโยชน์ แต่คุณควรหลีกเลี่ยงการคัดลอกแบบฟอร์มอย่างใกล้ชิดเกินไป ท้ายที่สุด ทุกคนสามารถคัดลอกแบบฟอร์มจดหมายและกรอกข้อมูลในช่องว่างได้ คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นแค่ "ใครก็ได้" และการใช้น้ำเสียงดั้งเดิมก็สามารถทำได้
ขั้นตอนที่ 2 รักษาน้ำเสียงที่เป็นบวก
จดหมายของคุณควรเน้นด้านบวกมากกว่าด้านลบ หากคุณเลือกที่จะอธิบายความยากลำบากหรือความท้าทายที่เคยเผชิญ ให้เน้นว่าคุณเอาชนะปัญหาเหล่านั้นอย่างไร แทนที่จะเน้นถึงความรุนแรงของปัญหาด้วยตนเอง
- อยู่ห่างจากจุดอ่อนของคุณ คุณอาจถูกถามเกี่ยวกับจุดอ่อนของคุณในระหว่างการสัมภาษณ์ แต่จดหมายจูงใจจำเป็นต้องขายจุดแข็งของคุณ
- มุ่งเน้นไปที่อนาคต แม้ว่าคุณจะต้องอธิบายคุณสมบัติที่ผ่านมาของคุณ แต่คุณก็ต้องแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังมองไปข้างหน้าในสิ่งที่กำลังจะมา ตัวอย่างเช่น แทนที่จะอธิบายว่าคุณขาดประสบการณ์ในบางสาขาที่สำรวจในโปรแกรมที่กว้างขึ้น ให้ระบุว่าคุณกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับสาขานั้นและรู้สึกกระตือรือร้นต่อความแปลกใหม่ของสาขานั้น
ขั้นตอนที่ 3 ปรับสมดุลทั้งน้ำเสียงระดับมืออาชีพและข้อมูลส่วนบุคคล
แม้ว่าคุณจะต้องปรับแต่งจดหมายเพื่อแสดงประสบการณ์และความสนใจของคุณ แต่เป็นจดหมายที่เป็นมืออาชีพและควรจัดรูปแบบและการใช้ถ้อยคำเช่นนี้
- ให้ความสนใจกับแรงจูงใจทางปัญญา แม้ว่าคุณอาจมีแรงจูงใจทางศาสนา การเห็นแก่ผู้อื่น หรือแรงจูงใจส่วนตัวอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับ "หัวใจ" ของคุณ เจ้าหน้าที่รับสมัครจะสนใจแรงจูงใจที่เกี่ยวข้องกับ "จิตใจ" มากกว่า เน้นเป้าหมายทางวิชาการและวิชาชีพของคุณ
- ในขณะเดียวกัน คุณควรยืนห่างจากฝูงชนให้มากที่สุด อย่าสรุปเป้าหมายทางอาชีพของคุณมากเกินไป จงมีความเฉพาะเจาะจงสำหรับตัวคุณเองโดยไม่ต้องดำดิ่งลงไปในแรงจูงใจทางอารมณ์หรือส่วนตัวของคุณ
ขั้นตอนที่ 4. จงซื่อสัตย์
ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร คุณต้องซื่อสัตย์กับมัน หลีกเลี่ยงการพูดเกินจริงจากประสบการณ์ในอดีตหรือคุณสมบัติอื่นๆ ที่เกินขอบเขตจริง
ในระดับจริยธรรม ตำแหน่งที่คุณตั้งเป้าไว้ควรเต็มไปด้วยผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด คุณต้องเชื่อในระดับความสามารถของคุณเองเพื่อเอาตัวรอดในการแข่งขันนี้ และการโกหกเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณอาจเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าคุณไม่มั่นใจในความจริงว่าคุณเป็นใคร
เคล็ดลับ
- ให้เวลากับตัวเองมากพอในการกรอกจดหมายจูงใจ จดบันทึกและเขียนโครงร่างอย่างน้อยสามสัปดาห์ก่อนที่คุณจะส่งใบสมัคร ทำแบบร่างแรกของคุณให้เสร็จเมื่อสองสัปดาห์ก่อน และเตรียมร่างสุดท้ายให้พร้อมล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ ตรวจทานครั้งสุดท้ายทันทีก่อนที่จะส่งจดหมายเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดในการเขียนที่เกิดขึ้นระหว่างการแก้ไขครั้งก่อน
- โปรดทราบว่าจดหมายจูงใจเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งและควรจัดรูปแบบดังกล่าว ใช้หัวจดหมายแบบมืออาชีพ ระยะขอบมาตรฐาน และรูปแบบตัวอักษรมาตรฐาน