แบบสำรวจพนักงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวัดการมีส่วนร่วมและค้นหาปัญหาในวัฒนธรรมองค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม พนักงานของคุณอาจไม่กรอกแบบสำรวจหากพวกเขาคิดว่าคำตอบของพวกเขาจะไม่ได้รับคำตอบ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถบังคับให้พนักงานทำแบบสำรวจได้ แต่ก็มีหลายวิธีที่จะกระตุ้นให้พวกเขากรอกข้อมูล ตราบใดที่คุณถามคำถามที่น่าสนใจและติดตามผลการสำรวจหลังจากนั้น พนักงานของคุณจะตระหนักดีว่าพวกเขามีความสำคัญต่อบริษัทของคุณ!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การดำเนินการสำรวจ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์ของการสำรวจเพื่อให้พนักงานของคุณรู้ว่าเป็นเรื่องสำคัญ
พนักงานมักจะไม่กรอกแบบสำรวจหากพวกเขาไม่คิดว่าจะมีอะไรเปลี่ยนแปลงในภายหลัง เมื่อถึงเวลาต้องทำแบบสำรวจ ให้เหตุผลเฉพาะเจาะจงแก่พนักงานของคุณว่าทำไมพวกเขาจึงควรทำแบบสำรวจให้เสร็จ แจ้งให้พวกเขาทราบว่าการสำรวจครอบคลุมประเด็นใดบ้าง และคำตอบของพวกเขาจะส่งผลต่อสถานที่ทำงานในอนาคตอย่างไร
ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการพูดว่าแบบสำรวจคือ "สร้างความแตกต่าง" หรือ "ปล่อยให้ได้ยินเสียงของคุณ" เนื่องจากเป็นการคิดที่ซ้ำซากจำเจและไม่เจาะจง คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น "แบบสำรวจกล่าวถึงวิธีที่บริษัทของเราจัดการประสิทธิภาพการทำงานและวิธีที่เราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของเรา" หรือ "แบบสำรวจนี้ครอบคลุมถึงวิธีที่ผู้บริหารสื่อสารกับพนักงานเพื่อให้เราสามารถหาพื้นที่ที่ต้องการการฝึกอบรมหรือความชัดเจนมากขึ้น"
ขั้นตอนที่ 2 ระบุว่าการสำรวจควรใช้เวลานานเท่าใด
พนักงานไม่ต้องการใช้เวลามากมายในวันทำงานที่ยุ่งวุ่นวายเพื่อกรอกแบบสำรวจ แต่อาจไม่ทราบว่าทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพียงใด ในขณะที่คุณส่งแบบสำรวจ บอกพนักงานของคุณถึงระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับการกรอกแบบสำรวจ เมื่อรู้ว่าใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที พวกเขาก็สามารถทำแบบสำรวจให้เสร็จได้ทุกเมื่อที่มีเวลาว่าง
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “แบบสำรวจมี 20 คำถาม และควรใช้เวลาประมาณ 10 นาทีจึงจะเสร็จสมบูรณ์”
- อย่ากีดกันใครถ้าพวกเขาต้องการใช้เวลาพิเศษทำแบบสำรวจเพราะพวกเขาอาจจะคิดคำตอบมากขึ้น
เคล็ดลับ:
ระบุกำหนดเวลาของแบบสำรวจเพื่อให้พนักงานของคุณรู้ว่ามีเวลานานแค่ไหนก่อนที่จะต้องส่งแบบสำรวจ
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเวลาให้พนักงานกรอกแบบสำรวจ
เลือกช่วงเวลาที่ไม่รบกวนกำหนดการของพนักงานและให้โอกาสพวกเขากรอกแบบสำรวจหากยังไม่ได้ทำ บางครั้งที่อาจใช้การได้รวมถึงการสิ้นสุดการประชุมเจ้าหน้าที่ หลังพักกลางวัน หรือช่วงไม่กี่นาทีสุดท้ายของวันทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้เวลาเพียงพอสำหรับทุกคนในการทำแบบสำรวจ
- ถ้าคุณไม่สามารถให้พนักงานทั้งหมดของคุณทำแบบสำรวจพร้อมกันได้ ให้ลองจัดตารางเวลาบุคคลหรือกลุ่มแทน
- อย่าคาดหวังให้พนักงานของคุณตอบแบบสำรวจให้เสร็จตามเวลาของตนเอง เนื่องจากคุณมีโอกาสน้อยที่จะได้รับคำตอบ
ขั้นตอนที่ 4 จัดเตรียมพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานสามารถกรอกแบบสำรวจได้
แบบสำรวจที่ไม่เปิดเผยชื่อและเป็นความลับช่วยให้พนักงานของคุณสามารถตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่มีความเสี่ยงที่จะถูกสะท้อนกลับ เลือกโต๊ะในห้องพักผ่อนหรือสำนักงานสำรองที่พนักงานสามารถเข้าไปได้หากต้องการกรอกแบบสำรวจแบบส่วนตัว ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะรู้สึกว่าสามารถตอบคำถามได้อย่างสมบูรณ์
เคล็ดลับ:
แทนที่จะรวบรวมแบบสำรวจโดยตรงจากพนักงานของคุณ คุณอาจต้องการออกจากดรอปบ็อกซ์ที่ไม่ระบุชื่อ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ทราบว่าแบบสำรวจใดเป็นของพนักงานแต่ละคน
วิธีที่ 2 จาก 3: ส่งเสริมพนักงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ส่งอีเมลหรือโน้ตสนุกๆ เพื่อเป็นการเตือนความจำ
จดบันทึกหรือใบปลิวในพื้นที่ส่วนกลาง เช่น ห้องพักหรือกระดานข่าวของบริษัทที่ขอให้พนักงานกรอกแบบสำรวจ พยายามใส่รูปภาพ มีม หรือเรื่องตลกสั้นๆ เพื่อทำให้แบบสำรวจดูน่าสนุกยิ่งขึ้น เมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง ให้เพิ่มการช่วยเตือน 1 ประโยคต่อท้ายอีเมลเพื่อให้มีแนวโน้มที่จะตอบกลับมากขึ้น
อย่าทำเรื่องตลกมากจนพนักงานของคุณไม่ทำแบบสำรวจอย่างจริงจัง
เคล็ดลับ:
หลีกเลี่ยงการส่งประกาศเกี่ยวกับแบบสำรวจมากเกินไป เนื่องจากอาจมองว่าน่ารำคาญหรือเอาแต่ใจ
ขั้นตอนที่ 2 ให้สิ่งจูงใจเล็กน้อยในการทำแบบสำรวจ
หลีกเลี่ยงการพยายามติดสินบนพนักงานของคุณด้วยของขวัญชิ้นใหญ่ เนื่องจากพนักงานของคุณอาจไม่ทำแบบสำรวจอย่างจริงจัง คุณสามารถเสนอขนม ของว่าง หรือบัตรของขวัญแทนได้ ขอให้พนักงานของคุณมาหาคุณเมื่อพวกเขาส่งแบบสำรวจโดยไม่ระบุชื่อเพื่อรับสิ่งจูงใจ
แทนที่จะให้สิ่งจูงใจเป็นรายบุคคล คุณสามารถเสนอรางวัลแบบกลุ่มได้ เช่น ให้อาหารกลางวันเป็นเวลาหนึ่งวันหรือซื้ออะไรใหม่ๆ สำหรับห้องพัก
ขั้นตอนที่ 3 เตือนพนักงานของคุณหากคุณได้ปฏิบัติตามแบบสำรวจครั้งก่อน
หากคุณเคยทำแบบสำรวจพนักงานมาก่อน ให้พูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและวิธีที่บริษัทแก้ไข ยกตัวอย่างที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรมเพื่อให้พนักงานของคุณรับทราบว่าคำตอบของพวกเขาอาจส่งผลต่อชีวิตการทำงานของพวกเขา
ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะพูดว่า “ในแบบสำรวจครั้งล่าสุด พวกคุณหลายคนบอกว่าคุณรู้สึกเครียด ตั้งแต่นั้นมา เราได้เสนอโปรแกรมสุขภาพและฝึกอบรมพนักงานคนอื่นๆ เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณ”
ขั้นตอนที่ 4 แจ้งให้ทีมของคุณทราบเมื่อคุณตอบแบบสำรวจเสร็จสิ้น
แม้ว่าคุณจะให้แบบสำรวจแก่พนักงานของคุณ คุณยังสามารถกรอกด้วยตัวเองได้ เมื่อคุณทำแบบสำรวจเสร็จแล้ว ให้ส่งอีเมลหรือแจ้งให้พนักงานคนอื่นๆ ของคุณทราบเพื่อให้พวกเขารู้ว่ามันง่ายแค่ไหน เมื่อพวกเขาเห็นว่าคุณทำแบบสำรวจเสร็จแล้ว พวกเขาอาจรู้สึกมีแรงจูงใจที่จะทำแบบสำรวจด้วยตนเองมากขึ้น
อีเมลของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายๆ อย่าง “เฮ้ ทีม ฉันเพิ่งทำแบบสำรวจพนักงานเสร็จแล้ว และใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที อย่าลืมส่งของคุณภายในวันศุกร์!”
ขั้นตอนที่ 5 ระบุผลการสำรวจเพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน
หลังจากกำหนดเส้นตาย ให้อ่านคำตอบทั้งหมดที่คุณได้รับและมองหาปัญหาทั่วไปที่หยิบยกขึ้นมา พูดคุยกับผู้บริหารระดับสูงในบริษัทของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหา พยายามนำเสนอผลการสำรวจภายใน 2-3 วันหลังจากกำหนดเส้นตาย เพื่อให้พนักงานของคุณรู้ว่าคุณกำลังดำเนินการแก้ไข
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “คำตอบส่วนใหญ่ระบุว่าโปรแกรมการฝึกอบรมใหม่ของเรานั้นเข้าใจยาก เรากำลังพิจารณาโปรแกรมและวิธีการสอนต่างๆ เพื่อช่วยชี้แจงข้อมูล”
- แม้ว่าคุณจะไม่ควรถามว่าใครเป็นผู้กรอกคำตอบที่เจาะจง คุณยังคงสามารถขอความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับปัญหาและทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขปัญหาได้
วิธีที่ 3 จาก 3: การออกแบบแบบสำรวจที่มีส่วนร่วม
ขั้นตอนที่ 1 จัดการสนทนากลุ่มกับพนักงานเพื่อหาประเด็นที่จะกล่าวถึง
แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการพนักงานทุกคน แต่ขอให้สุ่มบุคคลจากแผนกต่างๆ มาพบคุณ ถามทุกคนเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปที่พวกเขาพบในที่ทำงานหรือกระบวนการที่ทำให้พวกเขาสับสน จดหัวข้อทั้งหมดที่พนักงานของคุณพูดถึงและตั้งคำถามในแบบสำรวจของคุณเกี่ยวกับปัญหาที่ถูกกล่าวถึงมากที่สุด
- หัวข้อทั่วไปที่คุณสามารถพูดถึงได้คือความพึงพอใจของพนักงาน การสื่อสารกับผู้บริหาร และการฝึกอบรม แต่จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับบริษัทของคุณ
- จัดกำหนดการประชุมกับแต่ละบุคคล หากคุณไม่สามารถรวบรวมทุกคนมารวมกันเพื่อการประชุมกลุ่มสนทนา
- อย่าลืมรวมบุคคลอื่นจากผู้บริหารไว้ในการสนทนากลุ่ม เพื่อให้คุณได้ยินว่าพวกเขากำลังประสบปัญหาอะไรอยู่เช่นกัน
คำเตือน:
หลีกเลี่ยงการครอบคลุมหัวข้อที่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในทันที เช่น เงินเดือน โบนัส หรือโปรโมชั่น หากคุณถามคำถามเกี่ยวกับปัญหากับพนักงาน พวกเขาจะคาดหวังให้คุณดำเนินการและแก้ไข
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำถามที่มีมาตราส่วนสูงสุด 40 ข้อซึ่งครอบคลุมหัวข้อเดียว
ตั้งเป้าให้มีคำถามน้อยกว่า 40 ข้อ เนื่องจากพนักงานของคุณอาจคิดว่าแบบสำรวจยาวเกินไป ให้มาตราส่วนพนักงานของคุณตั้งแต่ 1-5 หรือ 1-10 โดยที่ตัวเลขต่ำสุดคือ "ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง" ตัวเลขสูงสุดคือ "เห็นด้วยอย่างยิ่ง" และตัวเลือกตรงกลางคือ "เป็นกลาง" ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณสามารถเลือกทางเลือกที่แสดงถึงความรู้สึกของพวกเขาได้ดีที่สุด หลีกเลี่ยงการเขียนคำถามที่ครอบคลุมหลายหัวข้อ มิฉะนั้นอาจทำให้พนักงานสับสนได้ ให้แยกเป็น 2 คำถามต่างหาก
- ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการเขียนข้อความแจ้งว่า “ผู้จัดการของคุณพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหา” เนื่องจากอาจไม่ชัดเจนว่าคำตอบนั้นอ้างอิงคำถามหนึ่งหรือทั้งสองส่วน ให้ใช้บางอย่างเช่น "ผู้จัดการของคุณพร้อมที่จะช่วยคุณแก้ไขปัญหา" และ "ผู้จัดการของคุณยินดีที่จะช่วยคุณแก้ปัญหา"
- โดยปกติ แบบสำรวจที่มีคำถามประมาณ 40 ข้อจะใช้เวลาประมาณ 10-15 นาทีจึงจะเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 3 รวมคำถามปลายเปิด 1–2 คำถาม หากคุณต้องการให้พนักงานอธิบายปัญหา
คำถามปลายเปิดช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่มีรายละเอียดมากขึ้น แต่ก็สามารถสร้างแรงกดดันให้กับพนักงานของคุณได้มากขึ้น เก็บคำถามปลายเปิดไว้ในตอนท้ายของแบบสำรวจและใช้เพียงไม่กี่ข้อเพื่อไม่ให้มากเกินไป เว้นที่ว่างให้เพียงพอสำหรับทุกคนในการเขียนคำตอบ
เช่น คุณอาจถามประมาณว่า “คุณรู้สึกชื่นชมผลงานของคุณเมื่อไร” หรือ “บอก 2 สิ่งที่คุณมีปัญหาในการทำความเข้าใจจากการสัมมนาฝึกอบรม”
ขั้นตอนที่ 4 ใช้ข้อความแจ้งเชิงลบเพื่อให้พนักงานให้ความสนใจมากขึ้น
พนักงานจะได้รับรูปแบบคำตอบ 1–2 คำตอบ หากคำถามอยู่ในระดับการให้คะแนน ขณะที่คุณเขียนคำถาม ให้ใส่ข้อความแจ้งสองสามข้อความที่มีคำว่า "ไม่" เช่น "ผู้จัดการของฉันไม่ตอบอีเมลของพวกเขา" ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณจะต้องอ่านคำถามอย่างละเอียดและจะมีส่วนร่วมมากขึ้น
- หลีกเลี่ยงคำเตือนที่มีคำปฏิเสธมากกว่า 5 ครั้ง เนื่องจากอาจทำให้สับสนได้
- อาจช่วยขีดเส้นใต้หรือส่งเสริมคำว่า "ไม่" ในข้อความแจ้งเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะไม่อ่านแบบสำรวจผิด
ขั้นตอนที่ 5 จำกัดคำถามเกี่ยวกับข้อมูลประชากรเพื่อให้แบบสำรวจไม่เปิดเผยตัวตน
พยายามหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับอายุ เชื้อชาติ หรือเพศ เว้นเสียแต่ว่าจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถใช้ข้อมูลเพื่อระบุว่าใครเป็นผู้กรอกแบบสำรวจ หากคุณจำเป็นต้องใส่ข้อมูลประชากร การจ้างที่ปรึกษาเพื่อตรวจสอบข้อมูลแบบสำรวจอาจช่วยได้ เพื่อให้คุณระบุไม่ได้ว่าใครเป็นผู้ให้คำตอบ
ขั้นตอนที่ 6 จัดการแบบสำรวจด้วยตนเองหรือทางออนไลน์ที่ไซต์งานของคุณ
พนักงานของคุณจะรู้สึกอยากตอบแบบสำรวจของคุณมากขึ้นหากพวกเขาสามารถตอบแบบสอบถามได้ในระหว่างที่ทำงาน พิมพ์แบบสำรวจและแจกให้กับพนักงานของคุณเพื่อที่พวกเขาจะได้ทำแบบสำรวจให้เสร็จ หากคุณไม่ต้องการเปลืองกระดาษ คุณสามารถส่งแบบฟอร์มออนไลน์โดยใช้ Google ฟอร์มหรือบริการสำรวจออนไลน์อื่น