หากคุณเป็นเจ้าหน้าที่ตำรวจหรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย การรู้วิธีเขียนรายงานโดยละเอียดและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ รายงานเหตุการณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะอธิบายอย่างละเอียดถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและยึดถือข้อเท็จจริง หากคุณกำลังพยายามเขียนรายงานของตำรวจ หรืออยากรู้ว่าตำรวจรวบรวมรายงานของพวกเขาอย่างไร การเรียนรู้สิ่งที่จะรวมและวิธีจัดรูปแบบรายงานนั้นมีประโยชน์
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การปฏิบัติตามโปรโตคอล
ขั้นตอนที่ 1 รับแบบฟอร์มที่ถูกต้องจากแผนกของคุณ
กรมตำรวจแต่ละแห่งมีโปรโตคอลที่แตกต่างกันในการจัดการกับเหตุการณ์และการยื่นรายงาน คุณอาจมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอกแบบฟอร์มที่แผนกของคุณออกให้ หรือคุณอาจถูกขอให้พิมพ์หรือเขียนรายงานด้วยมือ
พยายามเขียนโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ มันจะดูเรียบร้อยขึ้นและคุณจะสามารถใช้การตรวจการสะกดเพื่อขัดเกลามันเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว หากคุณเขียนรายงานด้วยมือ ให้พิมพ์อย่างชัดเจนแทนที่จะใช้ตัวสะกด
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ
Saul Jaeger, MS
Police Captain, Mountain View Police Department Saul Jaeger is a Police Officer and Captain of the Mountain View, California Police Department (MVPD). Saul has over 17 years of experience as a patrol officer, field training officer, traffic officer, detective, hostage negotiator, and as the traffic unit’s sergeant and Public Information Officer for the MVPD. At the MVPD, in addition to commanding the Field Operations Division, Saul has also led the Communications Center (dispatch) and the Crisis Negotiation Team. He earned an MS in Emergency Services Management from the California State University, Long Beach in 2008 and a BS in Administration of Justice from the University of Phoenix in 2006. He also earned a Corporate Innovation LEAD Certificate from the Stanford University Graduate School of Business in 2018.
Saul Jaeger, MS
Police Captain, Mountain View Police Department
Did You Know?
If you call 911, a police report may or may not be generated, depending on the outcome of the call. If a police report isn't generated and you want to file one later, you can call the non-emergency number, and an officer will come out and take the report. However, if you're ever in need of emergency services, call 911.
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มรายงานโดยเร็วที่สุด
หลังจากเหตุการณ์นั้น ให้ไตร่ตรองถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและจดบันทึกเกี่ยวกับเรื่องนี้ ถ้าเป็นไปได้ ให้เขียนรายงานของคุณในวันเดียวกับที่เกิดเหตุการณ์ เพราะการรอจะทำให้จำรายละเอียดได้ยากขึ้น อย่างน้อย ให้เขียนรายงานของคุณภายใน 24 ชั่วโมงแรกหลังเหตุการณ์
หากคุณไม่สามารถเขียนรายงานในวันที่เกิดเหตุการณ์ได้ ให้จดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเพื่อช่วยคุณในการเขียนรายงาน
ขั้นตอนที่ 3 เน้นข้อเท็จจริง
แบบฟอร์มของคุณอาจมีช่องว่างเพื่อให้คุณกรอกข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น กรอกข้อมูลในช่องว่างเหล่านี้ หรือใส่ข้อมูลต่อไปนี้หากคุณไม่มีแบบฟอร์ม:
- เวลา วันที่ และสถานที่เกิดเหตุ (ระบุให้ชัดเจน เขียนที่อยู่ที่ถูกต้อง ฯลฯ)
- ชื่อและหมายเลขประจำตัวของคุณ
- รายนามเจ้าหน้าที่ท่านอื่นที่มาร่วมงาน
ขั้นตอนที่ 4 รวมบรรทัดเกี่ยวกับลักษณะของเหตุการณ์
อธิบายสิ่งที่นำคุณมาสู่ที่เกิดเหตุ หากมีสายเรียกเข้า ให้อธิบายการโทรและจดว่ารับสายเมื่อใด เขียนวัตถุประสงค์ ประโยคอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น อย่าเขียนสิ่งที่คุณคิดว่าอาจเกิดขึ้น ยึดติดกับข้อเท็จจริงและมีวัตถุประสงค์
ตัวอย่างเช่น รายงานอาจกล่าวว่า เมื่อวันที่ 23/23/10 เวลาประมาณ 2340 เจ้าหน้าที่ได้รับมอบหมายให้ดูแล 17 อ. รถตอบสนอง เจ้าหน้าที่ได้รับแจ้งทางวิทยุจากการส่ง 911 จากส่วนกลางไปที่ 123 Maple Street เจ้าหน้าที่ยังได้รับแจ้งจากศูนย์จัดส่งกลางว่าการเรียก 911 ครั้งนี้อาจเป็นเรื่องภายในประเทศ
ตอนที่ 2 ของ 3: อธิบายว่าเกิดอะไรขึ้น
ขั้นตอนที่ 1 เขียนเป็นคนแรก
รวมการเล่าเรื่องตามลำดับเวลาโดยละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณรายงานไปยังที่เกิดเหตุและบอกเล่าเรื่องราวจากมุมมองของคุณ ใช้ “ฉัน” เพื่ออธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นว่าใคร อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และทำไม
ตัวอย่างเช่น รายงานของเจ้าหน้าที่อาจพูดว่า: เมื่อมาถึง ฉันสังเกตเห็นชายผิวขาวอายุ 40 ปีชื่อ Johnny Doe กรีดร้องและตะโกนใส่ผู้หญิงผิวขาวอายุ 35 ปีชื่อ Jane Doe ที่สนามหญ้าหน้าบ้าน 123 Maple Street. ฉันแยกทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องและดำเนินการสัมภาษณ์ภาคสนาม คุณจอห์นนี่บอกฉันว่าเขากลับมาจากที่ทำงานและพบว่าอาหารเย็นยังไม่พร้อม จากนั้นเขาก็บอกว่าเขาไม่พอใจที่นางเจนภรรยาของเขาไม่ได้เตรียมอาหารเย็นไว้ให้เขา
ขั้นตอนที่ 2 ใส่รายละเอียดที่สมบูรณ์ในรายงานของคุณ
ถ้าเป็นไปได้ อย่าลืมใส่คำพูดโดยตรงจากพยานและบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องในเหตุการณ์ รวมคำอธิบายที่ถูกต้องเกี่ยวกับบทบาทของคุณเองในสิ่งที่เกิดขึ้น หากคุณต้องใช้กำลังกายเพื่อกักขังใครซักคน อย่ามองข้ามมันไป รายงานว่าคุณจัดการกับสถานการณ์อย่างไรและผลที่ตามมา ปฏิบัติตามระเบียบการของแผนกของคุณเกี่ยวกับการรายงานพยานและหลักฐาน
ใช้คำอธิบายเฉพาะ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ฉันเจอเขาข้างในและกักขังเขาไว้" ให้เขียนประมาณว่า "ฉันมาถึง Everest Hill ปี 2005 เวลา 12:05 น. ฉันเดินไปที่บ้านและเคาะประตู ฉันลองลูกบิดแล้วพบว่า ที่จะปลดล็อค…”
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ไดอะแกรม
วาดภาพหรือไดอะแกรมในรายงานของคุณ หากเป็นการยากที่จะอธิบายข้อมูลบางอย่างเป็นคำพูด คุณอาจต้องการใช้รูปภาพหรือแผนภาพเพื่อแสดงลักษณะของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
เจ้าหน้าที่ตำรวจมักจะต้องเขียนรายงานเกี่ยวกับอุบัติเหตุทางรถยนต์ การอธิบายด้วยรูปภาพหรือแผนภาพว่าอุบัติเหตุเกิดขึ้นได้ชัดเจนขึ้นมากเพียงใด คุณสามารถวาดภาพถนนและใช้ลูกศรเพื่อแสดงว่ารถแต่ละคันมุ่งหน้าไปทางไหนเมื่อชนกัน
ขั้นตอนที่ 4 ทำรายงานอย่างละเอียด
เขียนให้มากที่สุดและใส่รายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะจำได้ อย่าปล่อยให้คนอ่านรายงานตีความสิ่งที่ผิด อย่ากังวลว่ารายงานของคุณจะยาวเกินไปหรือใช้คำฟุ่มเฟือย สิ่งสำคัญคือการรายงานภาพที่สมบูรณ์ของสิ่งที่เกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “เมื่อฉันมาถึง หน้าเขาแดง” คุณสามารถพูดว่า “เมื่อฉันมาถึง เขาตะโกน หายใจไม่ออก หน้าเขาแดง และดูเหมือนเขาโกรธ” ตัวอย่างที่สองดีกว่าตัวอย่างแรก เพราะมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้คนหน้าแดง ไม่ใช่แค่เพราะโกรธ
ขั้นตอนที่ 5. รวมรายละเอียดที่ถูกต้องและละเว้นส่วนที่เหลือ
หากคุณไม่เห็นสิ่งที่เกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รายงานว่าคุณทำ หากพยานคนหนึ่งบอกคุณในสิ่งที่คุณไม่เห็น สิ่งที่พยานพูดจะถือเป็น "คำบอกเล่า" คำบอกเล่าเป็นสิ่งที่คุณได้ยินว่าคุณไม่สามารถยืนยันได้ด้วยความรู้ส่วนตัว รายงานคำบอกเล่าเป็นคำบอกเล่า ไม่ใช่สิ่งที่คุณเห็นเป็นการส่วนตัว
แม้ว่าจะเป็นข่าวลือ แต่อย่าลืมเขียนสิ่งที่แต่ละคนในที่เกิดเหตุพูดกับคุณ มันอาจจะสำคัญแม้ว่าเขาหรือเธอกำลังโกหก ใส่ข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับพฤติกรรมของพยาน ในกรณีที่สิ่งที่เขาหรือเธอบอกคุณกลายเป็นข้อขัดแย้ง
ขั้นตอนที่ 6. ใช้ภาษาที่ชัดเจน
อย่าใช้ภาษาดอกไม้ที่ดูสับสนเพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น งานเขียนของคุณควรมีความชัดเจนและรัดกุม อย่าใช้คำทางกฎหมายหรือทางเทคนิค ใช้ประโยคสั้นๆ ตรงประเด็น และเน้นข้อเท็จจริงที่ไม่เหลือที่ว่างสำหรับการตีความ
ใช้ชื่อปาร์ตี้เมื่อเป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อพูดถึงหลายคน นอกจากนี้ ให้สะกดคำย่อ เช่น พูดว่า "รถยนต์ส่วนบุคคล" แทน "P. O. V." (รถยนต์ส่วนตัว) และ “ที่เกิดเหตุ” แทน “รหัส 11” ซึ่งเป็นศัพท์ตำรวจสำหรับ “ในที่เกิดเหตุ”
ขั้นตอนที่ 7 ซื่อสัตย์
แม้ว่าคุณจะไม่ภาคภูมิใจในการจัดการกับสถานการณ์นี้ การเขียนบัญชีอย่างตรงไปตรงมาเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณเขียนบางสิ่งที่ไม่เป็นความจริง มันอาจจะจบลงในภายหลัง ทำให้งานของคุณตกอยู่ในอันตรายและก่อให้เกิดปัญหากับผู้ที่เกี่ยวข้องในเหตุการณ์
รักษาความซื่อสัตย์สุจริตของคุณและสถาบันที่คุณเป็นตัวแทนโดยบอกความจริง
ส่วนที่ 3 จาก 3: การแก้ไขรายงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบความถูกต้องของรายงานของคุณ
ตรวจสอบข้อเท็จจริงทั้งหมดอีกครั้ง รวมถึงการสะกดชื่อ วันที่ เวลา ที่อยู่ หมายเลขทะเบียนรถ และอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทิ้งข้อมูลใด ๆ ที่ควรรวมไว้ มองหาช่องว่างที่ชัดเจนในการเล่าเรื่องที่คุณอาจต้องกรอก
ตัวอย่างเช่น หากคุณลืมใส่เหตุผลของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งว่าทำไมการโต้แย้งจึงเริ่มต้นขึ้น นั่นก็ทำให้เกิดช่องว่าง
ขั้นตอนที่ 2 พิสูจน์อักษรรายงานของคุณ
อ่านรายงานของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจได้ง่าย ตรวจสอบการพิมพ์ผิด การสะกดผิด และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่อาจทำให้รายงานสับสน ลบคำใดๆ ที่อาจมองว่าเป็นอัตนัย เช่น คำที่อธิบายความรู้สึกและอารมณ์
ตัวอย่างเช่น หากคุณรวมวลีที่ขึ้นต้นด้วย "ฉันรู้สึก" หรือ "ฉันเชื่อว่า " คุณควรลบวลีเหล่านี้เพื่อขจัดความลำเอียงในรายงานของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ส่งรายงานเหตุการณ์ของคุณ
ค้นหาชื่อของบุคคลหรือแผนกที่ต้องส่งรายงานของคุณ หากทำได้ ให้ส่งรายงานเหตุการณ์ด้วยตนเอง เตรียมตัวให้พร้อมเพื่อตอบคำถามเพิ่มเติมหรือให้คำชี้แจงตามความจำเป็น
หากคุณต้องส่งรายงานทางไปรษณีย์หรือส่งอีเมล ให้ติดต่อทางโทรศัพท์ภายในระยะเวลา 10 วัน ทำเช่นนี้เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับรายงานของคุณแล้ว
ตัวอย่างรายงานตำรวจและสิ่งของที่ต้องรวม
รายการตัวอย่างที่จะรวมไว้ในรายงานของตำรวจ
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างรายงานตำรวจ
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
เคล็ดลับ
- สอบถามแผนกของคุณเกี่ยวกับเทมเพลตหรือแบบฟอร์มที่พวกเขาใช้ เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม
- เพิ่มในรายงานหากมีข้อมูลใหม่ปรากฏขึ้น เพิ่มภาคผนวกที่รายงานข้อมูลใหม่ แทนที่จะลบข้อมูลออกจากรายงานเดิมของคุณ ข้อมูลนั้นก็อาจมีความสำคัญเช่นกัน
- เก็บสำเนารายงานไว้เป็นหลักฐาน คุณอาจต้องอ้างอิงกลับไปในอนาคต
คำเตือน
- อย่าเพิกเฉยต่อข้อเท็จจริงที่ไม่เกี่ยวข้อง ในขณะที่รายงานเบื้องต้นของตำรวจ พนักงานสอบสวนอาจไม่ทราบแรงจูงใจหรือผู้ต้องสงสัย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องให้รายละเอียดที่เป็นรูปธรรมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รายละเอียดบางอย่างที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องอาจมีความสำคัญกับหลักฐานหรือคำให้การใหม่
- อย่าใช้ความคิดเห็นในการรายงานของตำรวจ เว้นแต่คุณจะได้รับการร้องขอให้ทำเช่นนั้น รายงานของตำรวจควรมีวัตถุประสงค์มากกว่าเชิงอัตนัย