วิธีการสมัครขอใบรับรอง ISO

สารบัญ:

วิธีการสมัครขอใบรับรอง ISO
วิธีการสมัครขอใบรับรอง ISO

วีดีโอ: วิธีการสมัครขอใบรับรอง ISO

วีดีโอ: วิธีการสมัครขอใบรับรอง ISO
วีดีโอ: ปิดด่วน! กันเว็บแอบส่อง แอบฟัง แอบรู้ตำแหน่ง บน iPhone และ iPad 2024, มีนาคม
Anonim

การให้บริษัทหรือผลิตภัณฑ์ของคุณได้รับการรับรองโดยองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) เป็นการส่งสัญญาณให้ผู้บริโภคทราบว่าบริการที่คุณให้บริการนั้นปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และเชื่อถือได้ เมื่อคุณได้รวบรวมการวิเคราะห์ระบบการจัดการคุณภาพอย่างครอบคลุมแล้ว ให้กำหนดเวลาการตรวจสอบกับผู้รับจดทะเบียนจากหน่วยงานรับรองภายนอกที่ได้รับการรับรอง นายทะเบียนจะเป็นผู้กำหนดว่านโยบายและขั้นตอนของบริษัทของคุณสอดคล้องกับมาตรฐานที่เข้มงวดของ ISO หรือไม่ หากคุณผ่านการตรวจสอบได้สำเร็จ คุณจะได้รับใบรับรองจาก ISO ที่ระบุว่าคุณปฏิบัติตามเงื่อนไขการรับรอง

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ของ 3: การพัฒนาระบบการจัดการคุณภาพ

สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 1
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1 แต่งตั้งผู้ดูแลโครงการ

เลือกบุคคลภายในบริษัทของคุณเพื่อดูแลงานในการสร้างระบบการจัดการคุณภาพ นี่คือชุดเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานของบริษัทของคุณ เนื่องจากการวิเคราะห์ที่ซับซ้อนดังกล่าวจะต้องมีความเข้าใจอย่างถี่ถ้วนเกี่ยวกับนโยบายของธุรกิจและโครงสร้างภายใน จึงควรพิจารณาเฉพาะพนักงานที่มีประสบการณ์มากที่สุดเท่านั้น

  • ผู้จัดการ หัวหน้าแผนก หรือผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการจะเป็นหนึ่งในพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดในการสร้างระบบการจัดการคุณภาพที่มุ่งเน้น
  • หากคุณเป็นเจ้าหน้าที่ควบคุมของบริษัท คุณอาจรู้สึกสบายใจที่จะรับผิดชอบด้วยตัวเอง
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 2
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 บันทึกแนวทางปฏิบัติเฉพาะของบริษัทคุณ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะเขียนโครงร่างทุกลักษณะเฉพาะของธุรกิจหรือผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นลายลักษณ์อักษร การวิเคราะห์ระบบการจัดการคุณภาพของคุณอาจมีรายละเอียดต่างๆ เช่น พันธกิจของบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนเฉพาะ และรายการมาตรฐานของรัฐและรัฐบาลกลางที่คุณดำเนินการตาม

  • คิดว่าระบบการจัดการคุณภาพของคุณเป็นภาพรวมที่ครอบคลุมของสิ่งที่บริษัทของคุณหวังว่าจะบรรลุด้วยผลิตภัณฑ์ บริการ หรือรูปแบบธุรกิจเฉพาะ และขั้นตอนที่แน่นอนที่พวกเขาปฏิบัติตามเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
  • หากคุณต้องการใบรับรองสำหรับผลิตภัณฑ์ การวิเคราะห์ของคุณมีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายการออกแบบและวัสดุของผลิตภัณฑ์ ระบบการผลิตของบริษัทของคุณ และกระบวนการประเมินคุณภาพภายในของบริษัทของคุณ
  • นี่เป็นขั้นตอนที่เรียกร้องมากที่สุดในการรับรอง ISO ดังนั้นให้ใช้เวลาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณมีความพิถีพิถัน
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 3
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการตรวจสอบภายใน

มอบหมายพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลที่วางไว้ในการวิเคราะห์ระบบการจัดการคุณภาพของคุณกับการปฏิบัติงานประจำวันของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พวกเขาควรดูว่าขั้นตอนของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมและมาตรฐานของบริษัทหรือไม่ หากคุณหวังว่าจะได้รับการรับรอง ISO สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการทุกด้านของการผลิตหรือบริการตามที่อธิบายไว้

  • แนะนำให้ผู้ตรวจสอบภายในของคุณคอยดูความไม่สอดคล้องกันระหว่างเอกสารระบบการจัดการคุณภาพของคุณกับวิธีการดำเนินการต่างๆ
  • ระบุชื่อบุคคลอื่นที่ไม่ใช่หัวหน้างานโครงการให้เป็นผู้ตรวจสอบบัญชี ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจถึงความเป็นกลางและลดโอกาสที่ช่องว่างที่อาจเกิดขึ้นจะไม่มีใครสังเกตเห็น
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 4
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4 ทำการปรับปรุงที่จำเป็นในแนวทางปฏิบัติของคุณ

หากการตรวจสอบภายในของคุณมีคุณลักษณะบางอย่างที่ยังไม่เพียงพอ ความสำคัญสูงสุดของคุณคือการแก้ไขก่อนที่จะส่งไปยังการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ ใช้บันทึกของผู้ตรวจสอบเพื่อเป็นแนวทางในการระบุพื้นที่ที่การดำเนินงานของคุณไม่บรรลุเป้าหมายที่กำหนดโดยระบบคุณภาพของคุณ ค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในสัปดาห์และเดือนต่อจากนี้

การปฏิบัติตามมาตรฐานประสิทธิภาพเป้าหมายของคุณอาจทำให้คุณต้องใช้นโยบายใหม่ สำรวจขั้นตอนที่ปลอดภัยหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือฝึกอบรมพนักงานใหม่

ส่วนที่ 2 จาก 3: การเลือกหน่วยงานรับรอง

สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 5
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาผู้รับจดทะเบียนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อตรวจสอบการดำเนินงานของคุณ

หานายทะเบียนที่ได้รับอนุญาตเพื่อนำมาตรวจสอบภายนอก ค้นหาองค์กรในภูมิภาคของคุณซึ่งเป็นตัวแทนของภาคส่วนเฉพาะที่ธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้ ผู้รับจดทะเบียนบางรายจะดูแลเฉพาะวิศวกรรมซอฟต์แวร์เท่านั้น ในขณะที่บริษัทอื่นๆ อาจมีคุณสมบัติในการรับประกันมาตรฐานคุณภาพสำหรับอุปกรณ์ทางการแพทย์ การผลิตก๊าซธรรมชาติ และการจัดการสิ่งแวดล้อม

  • องค์กร ISO คิดค้นเฉพาะมาตรฐานอุตสาหกรรมและให้การรับรองแก่หน่วยงานรับรองอิสระ ไม่ได้ออกใบรับรองจริงๆ
  • ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB) ได้รวบรวมไดเร็กทอรีขององค์กรรับรองที่ได้รับการรับรองสำหรับธุรกิจที่สมัครรับการตรวจสอบภายนอก
  • การเลือกผู้รับจดทะเบียนที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณอาจใช้เวลาสักครู่ เริ่มต้นการค้นหาของคุณในขณะที่คุณกำลังพัฒนาเอกสารระบบการจัดการคุณภาพเพื่อให้มีเวลาเหลือเฟือ
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่6
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่6

ขั้นตอนที่ 2 เลือกผู้รับจดทะเบียนที่มีข้อมูลประจำตัวที่จำเป็น

การรับรองของคุณจะดูดีที่สุดจากองค์กรที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าตรงตามข้อกำหนดบางประการ พิจารณาเฉพาะหน่วยรับรองที่ใช้มาตรฐาน Committee on Conformity Assessment (CASCO) การรับรองโดยอิสระยังเป็นสัญญาณว่าหน่วยงานที่คุณติดต่อด้วยได้รับการวิจัยและอนุมัติอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว

การรับรองระบบงานถือเป็นข้อดีที่สำคัญ แต่ก็ไม่จำเป็น ผู้รับจดทะเบียนอาจยังคงมีคุณสมบัติสูงแม้ว่าจะไม่อยู่ในรายชื่อผู้รับรองที่ได้รับการรับรองก็ตาม

สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่7
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 3 ร่างสัญญาการสมัคร ISO

เมื่อคุณได้รับบริการของผู้รับจดทะเบียนแล้ว ให้นั่งคุยกับพวกเขาเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดของกระบวนการตรวจสอบ พวกเขาจะตรวจสอบสิทธิ์และภาระผูกพันทางกฎหมายต่างๆ ของทั้งสองฝ่ายและแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับนโยบายการรักษาความลับความรับผิดขององค์กร หากคุณพอใจกับเงื่อนไขของข้อตกลง ให้ลงนามในสัญญาเพื่อยืนยันวันที่ตรวจสอบของคุณ

เนื่องจากความต้องการมาตรฐานสากลที่เข้มงวดทั่วทั้งกระดาน จึงอาจไม่สามารถเจรจาเงื่อนไขในสัญญาการสมัครของคุณได้

ส่วนที่ 3 จาก 3: การขอใบรับรอง

สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่8
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่8

ขั้นตอนที่ 1 ส่งเอกสารระบบการจัดการคุณภาพของคุณเพื่อการประเมินล่วงหน้า

การประเมินล่วงหน้าไม่ใช่ขั้นตอนที่จำเป็นในกระบวนการรับรอง อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบเบื้องต้นจะทำให้หน่วยงานออกใบรับรองมีโอกาสที่จะระบุข้อผิดพลาดหรือการละเว้นที่ชัดเจนในเอกสารของคุณ การแก้ไขปัญหาเหล่านี้ก่อนการตรวจสอบอย่างเป็นทางการจะช่วยให้คุณมุ่งเน้นระบบคุณภาพและเพิ่มโอกาสในการบรรลุมาตรฐานการรับรอง ISO ได้สำเร็จ

  • หากคุณเลือกที่จะดำเนินการประเมินล่วงหน้า คุณจะต้องจัดเตรียมสำเนาเอกสารระบบการจัดการคุณภาพของคุณให้ครบถ้วนและทันสมัย
  • โปรดทราบว่าระยะเวลาการประเมินล่วงหน้าอาจเพิ่ม 2-4 สัปดาห์ในกระบวนการรับรอง
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 9
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 2 ผ่านการตรวจสอบภายนอก

ในวันเปิดทำการของการตรวจสอบ ผู้รับจดทะเบียนของคุณจะนั่งคุยกับบุคลากรสำคัญของบริษัทเพื่อแนะนำตนเองและพูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับกระบวนการนี้ จากนั้นพวกเขาจะหันความสนใจไปที่การตรวจสอบการดำเนินงานของบริษัทของคุณ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามมาตรฐานที่มีรายละเอียดอยู่ในระบบการจัดการคุณภาพของคุณ เตรียมพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือในทุกวิถีทางที่คุณทำได้

  • คุณหรือพนักงานของคุณอาจถูกสัมภาษณ์แยกกันหรือถูกเรียกให้อธิบายรายละเอียดของนโยบายและขั้นตอนที่เป็นศูนย์กลางในการดำเนินงานของคุณ
  • การตรวจสอบจริงเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่อาจใช้เวลาเป็นวันเป็นสัปดาห์ ความยาวที่แน่นอนจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบการจัดการคุณภาพของคุณ รวมถึงขนาดและโครงสร้างองค์กรของบริษัทของคุณ
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 10
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบรายงานการตรวจสอบฉบับเต็มของคุณ

หลังจากการตรวจสอบ หน่วยงานรับรองจะส่งรายงานการตรวจสอบโดยละเอียดทางไปรษณีย์ รายงานจะสรุปข้อค้นพบของนายทะเบียนตลอดการตรวจสอบ และนำเสนอประเด็นใดๆ ที่แนวทางปฏิบัติของบริษัทของคุณไม่ตรงกับมาตรฐานที่ระบุไว้ในระบบการจัดการคุณภาพของคุณ (เรียกว่า "ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด") นายทะเบียนอาจอ้างอิงสองประเภทที่แตกต่างกัน ของประเด็นที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเล็กน้อยและความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวหน้าโครงการ ผู้ตรวจสอบภายใน และพนักงานหลักอื่น ๆ ของคุณอยู่ด้วยเมื่อคุณตรวจสอบสิ่งที่พบในรายงานการตรวจสอบของคุณ

ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 11
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 4 ส่งแผนการดำเนินการแก้ไขเพื่อแก้ไขปัญหาที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเล็กน้อย

เอกสารนี้เป็นเอกสารสั้นๆ ที่อธิบายลักษณะของปัญหาและระบุมาตรการที่จำเป็นในการแก้ไข จุดประสงค์หลักคือเพื่อแสดงให้หน่วยงานรับรองเห็นว่าคุณเข้าใจว่าการกำกับดูแลล้มเหลวในการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO ได้อย่างไร สิ่งไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเล็กน้อยส่วนใหญ่สามารถล้างออกได้โดยไม่ต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม และจะไม่ถือเอาใบรับรองของคุณ

ความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเล็กน้อยหมายถึงข้อผิดพลาดในกระบวนการเล็กๆ หรือกรณีที่นโยบายและแนวปฏิบัติไม่ค่อยสอดคล้องกัน แต่ท้ายที่สุดแล้วจะไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 12
ขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 12

ขั้นตอนที่ 5. กระชับการดำเนินงานของคุณเพื่อจัดการกับความไม่สอดคล้องที่สำคัญ

การอ้างอิงเหล่านี้ชี้ให้เห็นถึงความคลาดเคลื่อนอย่างเห็นได้ชัดในวิธีคิดและดำเนินการรูปแบบธุรกิจของคุณ การกลับมาจากความไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญมักเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบติดตามผลเป็นชุด พร้อมด้วยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหาจากภายใน บริษัทหรือผลิตภัณฑ์ของคุณจะไม่ได้รับการอนุมัติสำหรับการรับรองจนกว่านายทะเบียนจะตรวจสอบและเคลียร์ข้ออ้างอิงที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหลักทั้งหมดอีกครั้ง

  • การไม่เป็นไปตามข้อกำหนดที่สำคัญอาจทำให้คุณต้องเสียค่าปรับหรือค่าปรับที่คล้ายคลึงกัน หากพบว่ามีการละเมิดกฎหมาย
  • หากรายงานการตรวจสอบของคุณกลับมาพร้อมกับการเน้นย้ำความไม่สอดคล้องที่สำคัญมากกว่าหนึ่งรายการ คุณอาจต้องพิจารณาเนื้อหาในระบบการจัดการคุณภาพของคุณใหม่เพื่อพิจารณาว่าสามารถทำได้ในรูปแบบปัจจุบันหรือไม่
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 13
สมัครขอใบรับรอง ISO ขั้นตอนที่ 13

ขั้นตอนที่ 6 รอการรับรอง ISO ของคุณ

หากนายทะเบียนพอใจกับสิ่งที่ค้นพบ พวกเขาจะรายงานกลับไปยังหน่วยรับรองพร้อมคำแนะนำว่าบริษัทของคุณได้รับการรับรอง จากนั้นคุณจะได้รับใบรับรองอย่างเป็นทางการ เอกสารจะแสดงระดับการรับรองของคุณและชุดมาตรฐานที่แน่นอนที่คุณพบว่าปฏิบัติตาม พร้อมด้วยตราประทับอย่างเป็นทางการจากหน่วยรับรอง

  • อาจใช้เวลา 2-3 สัปดาห์กว่าใบรับรองของคุณจะมาถึงหลังจากที่คุณได้รับคำอนุมัติจากหน่วยรับรอง
  • ธุรกิจของคุณจะถูกเพิ่มลงในทะเบียนของบริษัทที่มีใบรับรอง ISO ซึ่งผู้บริโภคและธุรกิจอื่นๆ สามารถดูได้

เคล็ดลับ

  • คุณไม่จำเป็นต้องได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO เพื่อให้บริษัทหรือผลิตภัณฑ์ของคุณประสบความสำเร็จ นี่เป็นเพียงวิธีที่มีประโยชน์สำหรับผู้บริโภคในการรับรู้ถึงธุรกิจที่มีแนวทางปฏิบัติที่สอดคล้องกับมาตรฐานสากลที่สร้างขึ้นเพื่อประโยชน์ของตนเอง
  • เมื่อติดฉลากผลิตภัณฑ์ บริการ หรือขั้นตอนหลังจากได้รับการรับรอง ISO ของคุณ อย่าลืมระบุตัวเลขของมาตรฐานเฉพาะที่ใช้ด้วย แทนที่จะเขียนง่ายๆ เช่น “ISO Certified” คุณจะต้องเขียนว่า “ISO 9001 Certified”
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อ่านระยะเวลาและเงื่อนไขที่แน่นอนของการรับรองของคุณ เพื่อดูว่าคุณต้องทำอะไรเพื่อรักษาระดับการรับรองไว้

แนะนำ: