การจัดการกับผู้ตรวจสอบบัญชีอาจเป็นเรื่องยุ่งยากเพราะต้องทำงานที่น่าเบื่อในส่วนของผู้ตรวจสอบ นั่นอาจดูเหมือนไม่ยุติธรรม แต่ในความเป็นจริง ผู้สอบบัญชีมีงานมากพอที่ต้องทำ ข้อแตกต่างคือผู้ตรวจสอบบัญชีมีการวิจัยก่อนการทำงานจำนวนมากและผู้ตรวจสอบมีงานมากมายที่ต้องทำในระหว่างการตรวจสอบ การเป็นผู้สอบบัญชีเป็นอาชีพที่คุ้มค่า แม้ว่ากระบวนการจะเหมือนกัน แต่ตัวงานเองก็เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และมีสิ่งใหม่ ๆ และแตกต่างอยู่เสมอทุกวัน แน่นอน คุณต้องรู้วิธีการตรวจสอบเพื่อที่จะเป็นผู้ตรวจสอบบัญชี แต่เมื่อคุณเรียนรู้พื้นฐานแล้ว การปฏิบัติงานตรวจสอบในฐานะผู้ตรวจสอบบัญชีนั้นค่อนข้างเรียบง่ายแต่ให้ผลตอบแทนคุ้มค่ามาก
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การวางแผนการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันว่าคุณเหมาะสมสำหรับการตรวจสอบ
จำเป็นต้องแน่ใจว่าผู้ตรวจสอบใด ๆ มีวัตถุประสงค์อย่างแท้จริงในการประเมินของพวกเขา ดังนั้นจึงกำหนดให้ผู้สอบบัญชีต้องเป็นอิสระจากบริษัทโดยสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าผู้สอบบัญชีไม่สามารถมีความสัมพันธ์กับบริษัทนอกการตรวจสอบ ซึ่งรวมถึงผู้ตรวจสอบบัญชี:
- ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียในบริษัท (ไม่ได้เป็นเจ้าของหุ้นหรือหุ้นกู้ของบริษัท)
- ไม่ได้ทำงานให้กับบริษัทในลักษณะอื่นใด
- มีการหมุนเวียนอย่างสม่ำเสมอในระหว่างกระบวนการตรวจสอบเพื่อรับความคิดเห็นใหม่ๆ เกี่ยวกับเนื้อหา
ขั้นตอนที่ 2 ประเมินขนาดของการตรวจสอบ
ก่อนเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือทีมตรวจสอบควรวิเคราะห์บริษัทและประเมินขอบเขตของงาน ซึ่งรวมถึงการประเมินจำนวนสมาชิกในทีมที่ควรทำงานในการตรวจสอบและระยะเวลาที่จะใช้เวลา นอกจากนี้ยังรวมถึงการประเมินการสอบสวนพิเศษหรืองานหนักที่ต้องทำในระหว่างการตรวจสอบ การค้นหาสิ่งนี้สามารถช่วยให้ผู้ตรวจสอบรวมทีมได้ หากจำเป็น และสามารถให้กรอบเวลาสำหรับกระบวนการตรวจสอบแก่บริษัท
ขั้นตอนที่ 3 ระบุข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ก่อนเริ่มการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีควรใช้ประสบการณ์ที่ผ่านมาและความรู้ในอุตสาหกรรมเพื่อพยายามคาดการณ์พื้นที่ที่บริษัทอาจให้ข้อมูลทางการเงินผิดพลาด สิ่งนี้จะต้องมีความรู้เชิงลึกทั้งของบริษัทและสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน เห็นได้ชัดว่านี่เป็นการประเมินตามอัตวิสัย ดังนั้นผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องใช้วิจารณญาณของตนเอง
ขั้นตอนที่ 4 สร้างกลยุทธ์การตรวจสอบ
เมื่อทำการประเมินเบื้องต้นแล้ว คุณจะต้องสร้างแผนเพื่อดำเนินการตรวจสอบ กำหนดการดำเนินการต่าง ๆ ทั้งหมดที่ต้องดำเนินการ รวมถึงพื้นที่ที่คุณคิดว่าน่าสนใจที่สุด มอบหมายให้สมาชิกในทีมทำงานแต่ละงาน ถ้ามี จากนั้น ให้สร้างไทม์ไลน์เมื่อต้องดำเนินการแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น โปรดทราบว่าไทม์ไลน์นี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากตลอดกระบวนการตรวจสอบเพื่อตอบสนองต่อข้อมูลใหม่
ส่วนที่ 2 จาก 4: การดำเนินการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 1. แจ้งล่วงหน้า
คุณจะต้องให้เวลากับองค์กรที่ได้รับการตรวจสอบนานพอสมควรเพื่อเตรียมบันทึกให้พร้อม บอกช่วงเวลาที่จะตรวจสอบ (เช่น ปีบัญชี) และรายการเอกสารที่ต้องมีพร้อมสำหรับการตรวจทาน ซึ่งรวมถึง:
- ใบแจ้งยอดธนาคารสำหรับปีที่ตรวจสอบ
- รายงานการกระทบยอดบัญชีธนาคาร นี่คือการเปรียบเทียบใบแจ้งยอดจากธนาคารกับการรับเงินสดและการเบิกจ่าย
- ตรวจสอบทะเบียนสำหรับช่วงเวลาที่ตรวจสอบ
- เช็คที่ยกเลิก
- รายการธุรกรรมที่ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป (ระบบด้วยตนเองหรือออนไลน์ที่ติดตามธุรกรรมของบริษัท รวมถึงรายได้และค่าใช้จ่าย)
- ตรวจสอบแบบฟอร์มคำขอและการชำระเงินคืน รวมถึงใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมด
- ใบเสร็จเงินฝาก
- รายงานงบประมาณประจำปีและเหรัญญิกประจำเดือน
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบว่าเช็คที่ส่งออกทั้งหมดได้รับการลงนาม ลงบัญชี และผ่านรายการไปยังบัญชีที่ถูกต้องอย่างถูกต้อง
หากสามารถพิสูจน์ได้ทุกอย่างจะดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้ตรวจสอบภายนอก นั่นไม่อยู่ในขอบเขตอิทธิพลของคุณ คุณเพียงแค่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกโพสต์ไปยังบัญชีที่ถูกต้อง
ตัวอย่างเช่น อาจมีเจ้าหนี้การค้าสองแห่ง หนึ่งรายการสำหรับวัตถุดิบ และอีกรายการสำหรับเครื่องใช้สำนักงาน
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ผ่านรายการเงินฝากทั้งหมดอย่างถูกต้อง
ซึ่งหมายความว่าได้ป้อนลงในบัญชีและรายการบัญชีแยกประเภทที่ถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งเหล่านี้จะเป็นลูกหนี้ แต่ควรแยกย่อย (หรืออาจเป็น) เพิ่มเติมเป็นลูกหนี้เฉพาะ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนขององค์กร
ตัวอย่างเช่น รายได้จากการขายผลิตภัณฑ์จะเข้าบัญชีลูกหนี้ ในขณะที่เงินปันผลที่ออกอาจถูกป้อนเข้าในกำไรสะสม
ส่วนที่ 3 ของ 4: การตรวจสอบงบการเงินและรายงาน
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบงบการเงินทั้งหมด
ซึ่งรวมถึงงบดุลและงบกำไรขาดทุนสำหรับช่วงเวลาที่ตรวจสอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดได้รับการบันทึกและลงบัญชีอย่างถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป การฝากหรือถอนเงินที่ผิดปกติต้องได้รับการบันทึกและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลงบัญชีอย่างถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมาย ตรวจสอบว่าบัญชีเหล่านี้กระทบยอดทุกเดือน
- เงินฝากที่ผิดปกติอาจมีจำนวนมากหรือมาจากธุรกิจที่ตั้งอยู่นอกประเทศ การถอนเงินที่ผิดปกติจะเกิดขึ้นหากเงินจำนวนมากถูกส่งไปยังบุคคลหรือธุรกิจหนึ่งรายในระยะเวลานาน
- การกระทบยอดหมายถึงการเปรียบเทียบรายงานหรือเอกสารสองฉบับที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น เงินสดและการลงทุนเปรียบเทียบกับใบแจ้งยอดของธนาคารและบริษัทนายหน้า นอกจากนี้ ควรเปรียบเทียบบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้กับคำสั่งซื้อและใบเรียกเก็บเงินของลูกค้าตามลำดับ สำหรับสินค้าคงคลัง การนับและการประเมินมูลค่าตามจริงสามารถทำได้อย่างน้อยปีละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นถูกต้อง
- สำหรับการกระทบยอด ผู้สอบบัญชีไม่จำเป็นต้องดูทุกธุรกรรม การเก็บตัวอย่างทางสถิติของจำนวนธุรกรรมทั้งหมด (การวิเคราะห์จำนวนน้อยและใช้เปอร์เซ็นต์ข้อผิดพลาดกับทั้งชุด) สามารถให้ผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันในเวลาอันสั้น
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐและรัฐบาลกลางทั้งหมด
หากคุณกำลังตรวจสอบองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ให้ตรวจสอบสถานะการยกเว้นภาษี 501 ขององค์กรนั้นและได้ยื่นแบบฟอร์มที่เหมาะสมแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลางและของรัฐ ตัวอย่างการต่ออายุการจดทะเบียนบริษัท และแบบฟอร์มภาษีการขายของรัฐ ตามความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบรายงานของเหรัญญิกทั้งหมด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่รายงานได้รับการบันทึกและผลรวมจากรายงานไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทตรงกันอย่างถูกต้อง ตรวจสอบเพื่อดูว่ามีการจัดทำและยื่นรายงานเหรัญญิกประจำปี
ส่วนที่ 4 ของ 4: การตรวจสอบและจัดทำข้อเสนอแนะ
ขั้นตอนที่ 1 กรอกใบงานตรวจสอบทางการเงิน
นี่คือบทสรุปของกิจกรรมทั้งหมดในช่วงเวลานั้น (โดยปกติจะเป็นรายปี แต่อาจเป็นรายไตรมาสด้วย) ซึ่งรวมถึง:
- ยอดเงินสดต้นงวด
- ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในช่วงเวลานั้น
- การจ่ายเงินใด ๆ และทั้งหมดในช่วงเวลานั้น
- เงินสดสิ้นงวด
ขั้นตอนที่ 2 แนะนำการปรับปรุงการควบคุมภายใน
อย่าลืมสังเกตเป็นพิเศษเมื่อมีความไม่เหมาะสม หากคุณถูกขอให้ทำเช่นนั้น ให้ประเมินประสิทธิภาพขององค์กรเทียบกับงบประมาณหรือตัวชี้วัดอื่นๆ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแนะนำให้คนสองคนลงนามในเช็คทุกฉบับ ไม่ใช่เพียงใบเดียว อาจมีเอกสารที่จำหน่ายในช่วงปลายปีซึ่งควรจะเก็บไว้เป็นเวลานานเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ชี้ให้เห็นว่าต้องบันทึกต้นฉบับ ไม่ใช่ทำสำเนา กำหนดระยะเวลาที่ควรบันทึกอีเมลทั้งหมด โดยปกติคือ 7 ปี
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดความเห็นในการตรวจสอบของคุณ
เมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ ผู้สอบบัญชีต้องร่างความเห็นในการตรวจสอบ เอกสารนี้ระบุว่าข้อมูลทางการเงินที่บริษัทให้มาไม่มีข้อผิดพลาดและรายงานอย่างถูกต้องภายใต้มาตรฐานหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) หรือไม่ รายงานที่ตรงตามเกณฑ์เหล่านี้หรือไม่ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้สอบบัญชี หากรายงานอย่างถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด ผู้สอบบัญชีจะแสดงความเห็นที่ชัดเจน หากไม่เป็นเช่นนั้น ผู้สอบบัญชีจะออกความเห็นที่แก้ไข ความคิดเห็นที่แก้ไขแล้วยังใช้ในกรณีที่ผู้สอบบัญชีรู้สึกว่าไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างสมบูรณ์ (ด้วยเหตุผลใดก็ตาม)
ขั้นตอนที่ 4 ส่งเอกสารที่ลงนามของคุณ
นี่เป็นคำชี้แจงว่าคุณได้ทำการตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว และพบว่าบัญชีแยกประเภทมีความถูกต้องหรือมีปัญหา หากคุณพบปัญหาใดๆ เช่น เช็คหรือใบเสร็จรับเงินที่ขาดหายไป (โดยไม่มีคำอธิบาย) หรือความคลาดเคลื่อนทางคณิตศาสตร์ คุณควรชี้ให้เห็นถึงปัญหาเหล่านั้นในรายงาน นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะรวมข้อมูลใดๆ ที่คุณเห็นว่าเหมาะสมเพื่อช่วยในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นหรือป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกในช่วงการตรวจสอบครั้งต่อไป