วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด: 14 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

สารบัญ:

วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด: 14 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด: 14 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด: 14 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด: 14 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วีดีโอ: คลิปครูเงาะ 📎 บุคลิกที่ควรมีใน #ผู้นำ !!! 2024, มีนาคม
Anonim

การสื่อสารที่ผิดพลาดอาจเป็นเรื่องตลก หงุดหงิด หรืออารมณ์เสีย หากคุณต้องการลดการสื่อสารที่ผิดพลาด ให้พูดให้ชัดเจนและลบสมมติฐานของคุณ ตรวจสอบกับบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจ เมื่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องชัดเจน รัดกุม และให้ข้อมูล การเป็นผู้ฟังที่ดีสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดได้เช่นกัน เมื่อคุณใช้ความพยายามในการสนทนา คุณสามารถลดความเสี่ยงที่จะสื่อสารผิดพลาดได้

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: การใช้การสื่อสารที่ชัดเจน

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 1
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1. คิดก่อนพูด

การคิดถึงคำพูดทำให้คุณสามารถจัดระเบียบความคิดและเตรียมพูดสิ่งที่มีความหมายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังจะมีการสนทนาที่สำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำพูดของคุณได้รับการจัดระเบียบเพื่อให้คุณสามารถพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงได้

  • จำไว้ว่าทัศนคติและน้ำเสียงของคุณสามารถสื่อสารได้ค่อนข้างมาก โฟกัสให้แคบลงและพยายามอย่าออกนอกประเด็น
  • หากคุณมีปัญหาในการพูดในสิ่งที่ต้องการจะพูด ให้เขียนหัวข้อย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณอยากจะพูด
  • หยุดพักโดยตั้งใจก่อนพูด บ่อยครั้งสัญชาตญาณคือการทุ่มหัวเถียงกันในการอภิปราย แต่การตั้งใจหยุดและใช้เวลาสักครู่เพื่อเขียนความคิดของคุณก่อนพูดจะทำให้การสื่อสารของคุณมีความชัดเจนมากขึ้น และผู้ชมของคุณพร้อมที่จะฟัง
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 2
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 ได้รับความสนใจ

การมีความสนใจของบุคคลหมายถึงการทำให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังฟังและเข้าใจคำที่คุณพูด สบตาและเช็คอินเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังฟังอยู่ หากอีกฝ่ายฟุ้งซ่านหรืออยู่ระหว่างทำอย่างอื่น ให้ดึงความสนใจจากเขาหรือลองอีกครั้ง หากพวกเขาดูเหมือนฟุ้งซ่านจากสิ่งอื่น ให้เรียกร้องความสนใจโดยพูดว่า “ฉันต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งนี้” หรือ “ฉันซาบซึ้งในความสนใจของคุณอย่างเต็มที่”

  • หากบุคคลนั้นดูฟุ้งซ่าน ให้พูดว่าคุณจะพูดในภายหลังเมื่อพวกเขาว่างมากขึ้น
  • ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการคุยกับใครซักคนในขณะที่เขากำลังอยู่ระหว่างบางสิ่ง ให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องพูดและต้องการความสนใจจากเขา
  • หลีกเลี่ยงการเรียกหรือตะโกนใส่ผู้คนเพื่อเรียกร้องความสนใจ ให้เข้าไปหาพวกเขาและพูดคุยแบบเห็นหน้ากันทุกครั้งที่ทำได้
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 3
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบสมมติฐานของคุณ

คุณอาจคิดว่าคนอื่นเข้าใจสิ่งที่คุณพูดหรือขอให้พวกเขาทำ อย่างไรก็ตาม ชี้แจงสิ่งที่บุคคลนั้นอาจไม่แน่ใจ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังให้คำแนะนำ ให้ชี้แจงสิ่งที่บุคคลนั้นอาจต้องทำเพื่อเตรียมงาน คุณอาจประเมินปริมาณความรู้หรือความสามารถที่ผู้อื่นมีสูงหรือต่ำเกินไป ดังนั้นจึงควรถามจะดีกว่า

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังพูดคุยกับใครบางคนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างจากตัวคุณเอง คุณอาจคิดว่าพวกเขาเข้าใจคำแสลงหรือคำพูดอื่นๆ แต่การถามก็ไม่เสียหาย หากใครดูสับสน ให้พยายามอธิบายให้ดีขึ้น

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 4
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4. มีความสุภาพ

การมีความสุภาพในการสื่อสารหมายถึงการเปิดกว้าง ซื่อสัตย์ และใจดี คุณอย่าพูดอะไรที่อาจเป็นเชิงโต้ตอบ ก้าวร้าว ประชดประชัน หรือพูดจาถากถางหรือพูดเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังพูดด้วย มุ่งเน้นที่การเป็นมิตรและพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงในลักษณะที่เข้าใจได้ง่าย หากคุณกำลังขัดจังหวะผู้อื่น หยาบคาย และดูหมิ่น คุณจะไม่สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเสียดสีสามารถเข้าใจผิดได้ง่าย แม้ว่ามันอาจจะมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้มีอารมณ์ขัน แต่การพูดตรงข้ามกับสิ่งที่คุณหมายถึงจริงๆ อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดได้ ผู้คนอาจสับสนกับสิ่งที่คุณหมายถึงจริงๆ การเสียดสีอาจกลายเป็นคนใจร้ายได้โดยไม่ตั้งใจ

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 5
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบความเข้าใจ

ตรวจสอบกับบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจคุณ นี่อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับพูดว่า “นั่นสมเหตุสมผลไหม” หรือ “คุณมีคำถามอะไรไหม” ซึ่งเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แสดงข้อกังวลหรือปัญหาต่างๆ ที่พวกเขามี

  • วิธีนี้จะช่วยให้ผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะถามคำถามหรือขอคำชี้แจง
  • หากคุณกำลังบอกทาง ให้บอกเส้นทางซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจ
  • ในบางสถานการณ์ ควรให้สรุปโดยย่อ

    ตัวอย่างเช่น: "ฉันแค่อยากจะชัดเจน: เราจะจัดการกับบัญชี Garcia ก่อน จากนั้นเราจะจัดการประชุมสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาการสื่อสาร เข้าใจไหม"

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 6
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6. ติดตามผล

ติดตามผลกับบุคคลที่คุณกำลังสื่อสารด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งอีเมล ให้ส่งอีกฉบับถามว่า “ทุกอย่างเป็นอย่างไรบ้าง? คุณมีคำถามอะไรไหม?” ถ้าคุณพูดกับใครซักคน ให้ถามพวกเขาหนึ่งหรือสองวันต่อมาว่า “แค่เช็คอิน ทุกอย่างโอเคไหม”

หากคุณคิดว่าคุณสื่อสารผิดพลาด ให้ใช้เวลานี้สื่อสารให้ชัดเจนและเคลียร์ทุกอย่างที่อาจสร้างความสับสน

ตอนที่ 2 จาก 3: การเป็นผู้ฟังที่ดี

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่7
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 1. เข้าใจภาษากาย

การสื่อสารส่วนใหญ่เป็นอวัจนภาษา ให้ความสนใจ; มันสำคัญมาก สบตาและสังเกตการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการสบตาหรือการสบตาของอีกฝ่าย สังเกตท่าทางและการแสดงออกทางสีหน้าของบุคคล และดูว่ามีความไม่สอดคล้องกันหรือไม่ หากคุณสังเกตเห็นความแตกต่าง ให้ถามคำถามอีกครั้งหรือขอคำชี้แจง

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่8
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่8

ขั้นตอนที่ 2. ตั้งใจฟัง

ให้ความสนใจอย่างเต็มที่เมื่อมีคนพูด หลายคนพยายามคิดว่าจะพูดอะไรต่อไป แต่ให้มีส่วนร่วมกับคนที่กำลังพูด ผู้คนชื่นชมความรู้สึกที่ได้ยินและเข้าใจ และวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการฟังอย่างกระตือรือร้น หันร่างกายของคุณเข้าหาพวกเขาและเอนตัวเข้าไป อย่าหันไปหาสิ่งรบกวนสมาธิ (เช่น โทรศัพท์มือถือ) และอยู่กับบุคคลนั้น

อย่าเพียงแค่ได้ยินคำพูดที่บุคคลนั้นพูด ให้ฟังข้อมูลและวิธีที่พวกเขากำลังสื่อสาร ตัวอย่างเช่น เสียงของบุคคลนั้นอาจเปลี่ยนไปเมื่อพูดถึงเรื่องทางอารมณ์หรือเมื่อพวกเขารู้สึกไม่สบายใจ

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่9
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่9

ขั้นตอนที่ 3 หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ

ถ้าคนอื่นกำลังพูดอยู่ พยายามอย่าขัดจังหวะเขา ปล่อยให้พวกเขาคิดอย่างเต็มที่ก่อนที่จะเพิ่มหรือพูดอย่างอื่น นี่แสดงว่าคุณกำลังฟังและสนใจสิ่งที่พวกเขาพูด หากคุณมักจะขัดจังหวะผู้คนบ่อยๆ พวกเขาอาจรู้สึกท้อแท้ในการพูดคุยกับคุณและอาจไม่สื่อสารสิ่งที่พวกเขาต้องการจะพูด

การให้ใครสักคนทำความคิดให้สมบูรณ์หมายความว่าคุณกำลังฟังอย่างเต็มที่และไม่หมกมุ่นอยู่กับคำพูดของคุณเอง ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการแบ่งปันทุกอย่างและจะไม่พลาดสิ่งที่พวกเขาตั้งใจจะพูดเพราะการสนทนานั้นเบี่ยงเบนไป

ถามผู้ปกครองเกี่ยวกับวัยแรกรุ่น ขั้นตอนที่ 11
ถามผู้ปกครองเกี่ยวกับวัยแรกรุ่น ขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 4. ถามคำถาม

หากมีอะไรไม่ชัดเจนหรือมีอะไรที่คุณไม่ค่อยเข้าใจ ให้ถามคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ ลองพูดว่า "ช่วยอธิบายให้ชัดเจนหน่อยได้ไหมว่า _ หมายถึงอะไร" หรือ "ฉันไม่แน่ใจว่าฉันเข้าใจ _ คุณช่วยอธิบายเพิ่มเติมได้ไหม"

หากบุคคลนั้นยังคงพูดอยู่และคุณไม่ต้องการที่จะขัดจังหวะพวกเขา ให้จดคำถามลงไปเพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมที่จะถามเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้

ส่วนที่ 3 จาก 3: การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 10
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 1. จัดระเบียบข้อมูล

หากคุณกำลังพยายามสื่อสารข้อมูล คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลนั้นไปถึงบุคคลนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนงานกิจกรรม คุณต้องให้รายละเอียดที่สำคัญ: สถานที่ เวลา และสิ่งที่ผู้คนต้องนำมา ระบุทิศทางหรือขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องทำและตรวจดูให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความชัดเจน

ก่อนที่คุณจะส่งข้อมูลหรือคำเชิญ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 11
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำน้อยลง

เมื่อสื่อสารผ่านข้อความหรืออีเมล ให้เข้าประเด็น อีเมลที่มีความยาวหรือถ้อยคำอาจซับซ้อนในสิ่งที่คุณพยายามจะพูด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังร้องขอบางสิ่ง ให้ดำเนินการตามคำขอของคุณ คุณอาจบอกว่าเหตุใดคุณจึงต้องส่งคำขอให้เสร็จสิ้น แต่อย่าทำต่อไป เพียงระบุสิ่งที่คุณต้องการและสิ้นสุดอีเมลหลังจากนั้นไม่นาน

  • หากคุณมักจะเขียนอีเมลหรือข้อความยาวๆ ผู้คนมักจะอ่านคร่าวๆ แทนที่จะอ่านอย่างถี่ถ้วน หากคุณไม่สามารถหลีกหนีจากจดหมายยาวๆ ได้ ให้พิจารณาวางสิ่งที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบน
  • โปรดทราบว่าอีเมลไม่ได้ให้สัญญาณทางสังคม เช่น การแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียง ดังนั้นควรใช้ภาษาที่ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการเสียดสี

    อิโมจิมีประโยชน์ในอีเมลโซเชียล แต่อีเมลธุรกิจส่วนใหญ่ไม่เหมาะสม

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 12
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่ 12

ขั้นตอนที่ 3 มุ่งเน้นไปที่หัวข้อเดียว

รักษาข้อความให้เรียบง่ายที่สุด อย่าเดินเตร่หรือไปที่รายละเอียดเพิ่มเติมมากเกินไป และหลีกเลี่ยงการพูดถึงหลายหัวข้อในอีเมลฉบับเดียว เป็นการดีที่สุดที่จะมุ่งเน้นที่รายการหรือหัวข้อทีละรายการ แทนที่จะเน้นหลายๆ อย่างในอีเมลฉบับเดียว หากคุณมีหลายสิ่งที่ต้องจัดการ ให้คุยกันทีละอีเมล ด้วยวิธีนี้ บุคคลนั้นจะสามารถลบอีเมลแต่ละฉบับตามที่อยู่แต่ละหัวข้อ และไม่ลืมที่จะทำบางอย่างหรือจัดการกับบางสิ่ง

หากคุณยืนกรานที่จะพูดถึงหลาย ๆ หัวข้อพร้อมกัน ให้อธิบายให้ชัดเจน ใช้หัวข้อย่อยหรือองค์กรอื่นเพื่อช่วยชี้แจงเนื้อหา

หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่13
หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดขั้นตอนที่13

ขั้นตอนที่ 4 รับสิทธิ์ในประเด็น

แม้ว่าการเริ่มอีเมลด้วยคำว่า “How are you?” เป็นเรื่องปกติ หรือเรื่องสนุกอื่นๆ อย่าใช้เวลามากเกินไปในการพูดถึงสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณต้องการ ศูนย์ในคำขอหรือข้อมูลของคุณที่คุณต้องการแบ่งปันกับบุคคลนั้น อย่าเต้นไปรอบ ๆ หรือมีบทนำที่ยืดเยื้อ ให้ไปถึงจุดที่คุณต้องการหรือต้องพูดแทน

วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube

แนะนำ: