Copyediting และ proofreading เป็นคำที่ใช้อธิบายกระบวนการตรวจสอบงานเขียนเพื่อหาข้อผิดพลาด การคัดลอกจะทำก่อนการพิสูจน์อักษรและมีรายละเอียดที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น copyedit ที่ดีจะช่วยปรับปรุงโครงสร้างและการไหลของข้อความ และอาจต้องเขียนใหม่บ้าง เมื่อคัดลอกข้อความแล้ว ระบบจะทำการพิสูจน์อักษรเพื่อตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การคัดลอกการแก้ไขเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดระดับของการคัดลอก
มีระดับต่างๆ กัน (เช่น พื้นฐาน มาตรฐาน และสาระสำคัญ) ของการคัดลอก การคัดลอกในระดับที่ต่ำกว่านั้นไม่ทั่วถึงและใช้เวลาน้อยลง การคัดลอกมาตรฐานเป็นเรื่องปกติ เว้นแต่คุณจะได้รับคำแนะนำเฉพาะให้ทำมากหรือน้อย
- หากคุณกำลังแก้ไขข้อมูลพื้นฐาน คุณจะแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคำ การพิมพ์ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และรูปแบบ โปรดตรวจสอบด้วยว่าการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และการสะกดคำสอดคล้องกันตลอดทั้งบทความ
- หากคุณกำลังแก้ไขแบบมาตรฐาน คุณจะทำกิจกรรมทั้งหมดในการแก้ไขพื้นฐาน ตรวจสอบรูปแบบการเขียนที่สอดคล้องกันและความสัมพันธ์เชิงตรรกะระหว่างข้อความและกราฟิกใดๆ คุณยังอาจเขียนใหม่เล็กน้อยและลบข้อความที่ซ้ำซ้อนและคำพูดที่มากเกินไป
- หากคุณกำลังทำ copyedit ที่สำคัญ คุณจะทำกิจกรรมทั้งหมดที่รวมอยู่ในการแก้ไขพื้นฐานและการแก้ไขมาตรฐานด้วยการเขียนใหม่เพิ่มเติม คุณเขียนข้อความใหม่เพื่อปรับปรุงความสอดคล้อง สไตล์ และการไหลของข้อความ คุณสามารถจัดเรียงประโยคใหม่หรือจัดย่อหน้าใหม่ได้ คุณยังเปลี่ยน passive voice เป็น active voice ได้
ขั้นตอนที่ 2 อ่านข้อความโดยไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเลย
ต้นฉบับแต่ละฉบับมีความแตกต่างกันและผู้แต่งก็มีสไตล์การเขียนที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเอง การอ่านก่อนที่คุณจะเริ่มแก้ไขจะทำให้คุณทราบว่าผู้เขียนพยายามจะพูดอะไร ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณเริ่มแก้ไข ขณะที่คุณอ่านบทความนี้ คุณจะสังเกตเห็นส่วนต่างๆ ที่อาจต้องให้ความสนใจมากขึ้น
- การอ่านเบื้องต้นนี้สามารถช่วยคุณวางแผนว่าคุณต้องการจัดการกับกระบวนการแก้ไขอย่างไร และขั้นตอนเฉพาะจะเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น การแก้ไขบางอย่างอาจเน้นที่การเปลี่ยนระหว่างย่อหน้าและแนวคิดมากกว่า ในขณะที่การแก้ไขอื่นอาจเน้นที่ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนมากกว่า
- ห้ามแก้ไขใดๆ ในระหว่างการอ่านครั้งแรกของคุณ เน้นเฉพาะการทำความคุ้นเคยกับข้อความเท่านั้น
- โปรดทราบว่าสำหรับบทความสั้นๆ เช่น บทความหรือโบรชัวร์ คุณจะสามารถอ่านเอกสารได้หลายครั้ง อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังแก้ไขงานที่ยาวกว่า เช่น นวนิยายหรือวิทยานิพนธ์ คุณควรวางแผนอ่านเพียงเรื่องเดียว
ขั้นตอนที่ 3 อ่านข้อความตั้งแต่ต้นจนจบ
ขณะที่คุณอ่านข้อความในครั้งนี้ ให้อ่านด้วยสายตาวิพากษ์วิจารณ์ คุณกำลังตรวจสอบการไหลและโครงสร้างโดยรวมของงานเขียน ถามคำถามต่อไปนี้ขณะอ่าน:
- ข้อมูลอยู่ในลำดับตรรกะหรือไม่?
- เข้าใจข้อมูลที่นำเสนอได้ง่ายหรือไม่?
- มีคำศัพท์เฉพาะของหัวข้อและศัพท์เฉพาะหรือไม่?
- มีคำถามที่ไม่มีคำตอบหรือไม่?
- มีประโยคหรือคำที่ใช้มากเกินไปหรือไม่?
- มีการเปลี่ยนระหว่างความคิดอย่างราบรื่นหรือไม่?
- การเขียนขาด ๆ หาย ๆ หรือไม่?
ขั้นตอนที่ 4 อ่านข้อความทีละประโยค
กลับไปที่จุดเริ่มต้นของข้อความและอ่านแต่ละประโยคอย่างอิสระ แก้ไขการสะกดผิด เครื่องหมายวรรคตอน การสะกดคำ และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่คุณเห็น ไม่ต้องกังวลกับการไหลของประโยคหรือข้อความในภาพรวม คุณกำลังแก้ไขทีละประโยค
- อาจเป็นประโยชน์ถ้าใช้สำเนาของข้อความและปิดบังประโยคอื่นๆ โดยใช้บัตรดัชนีหรือกระดาษแผ่นอื่น วิธีนี้จะทำให้ตาของคุณจดจ่อกับประโยคทีละประโยค
- ให้ความสนใจกับการใช้วงเล็บ เครื่องหมายคำพูด จุลภาค อัฒภาค และวงรีที่ถูกต้อง
- นอกจากนี้ ให้มองหาการใช้คำว่า "พวกเขา " พวกเขา " และ "ที่นั่น" และคำพ้องเสียงอื่นๆ ที่ถูกต้อง (เช่น คำที่ออกเสียงเหมือนกันแต่สะกดต่างกัน)
- เก็บพจนานุกรมไว้ในมือเมื่อคุณกำลังแก้ไข
ขั้นตอนที่ 5. จัดรูปแบบและสไตล์ให้ถูกต้อง
ข้อความอาจต้องเขียนในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง (เช่น Chicago, AP, APA เป็นต้น) หรือรูปแบบขึ้นอยู่กับว่าจะเผยแพร่ที่ใด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังคัดลอกต้นฉบับสำหรับวารสารวิชาการ วารสารอาจมีข้อกำหนดการจัดรูปแบบเฉพาะ หากผู้เขียนได้รับอนุญาตให้เขียนในรูปแบบใดก็ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสไตล์นั้นสอดคล้องกันตลอดทั้งข้อความ
- การจัดรูปแบบและรูปแบบมีผลกับสิ่งต่างๆ มากมาย เช่น การสะกดคำ (เช่น แคตตาล็อกเทียบกับแคตตาล็อก) ระยะขอบ แบบอักษร การจัดวางหมายเลขหน้า หัวเรื่องและส่วนท้าย
- ควรใช้รูปแบบอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอตลอดทั้งข้อความ
ขั้นตอนที่ 6. อ่านขั้นสุดท้าย
เมื่อแก้ไขประโยคทั้งหมดแล้ว ให้กลับไปที่จุดเริ่มต้นของข้อความและอ่านบทสุดท้าย ตรวจสอบงานของคุณอีกครั้ง แก้ไขข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดในครั้งแรก คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าการแก้ไขของคุณไม่ได้สร้างข้อผิดพลาดเพิ่มเติมในกระบวนการและความสามารถในการอ่านของข้อความ
- คุณอาจขอให้คนอื่นอ่านข้อความและมองอีกคู่หนึ่งให้คุณ เมื่อบุคคลอื่นอ่าน ให้ทำเครื่องหมายข้อผิดพลาดแทนที่จะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะเห็นสิ่งที่คุณพลาด
- จำไว้ว่าคุณอาจจะไม่มีเวลาอ่านมากกว่าหนึ่งครั้งในบทความที่ยาวกว่านั้น ดังนั้นให้วางแผนในการอ่านครั้งแรกอย่างละเอียดถี่ถ้วน
วิธีที่ 2 จาก 3: การพิสูจน์อักษรเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1. พิมพ์เอกสารถ้าเป็นไปได้
คุณควรพยายามตรวจทานสำเนากระดาษของเอกสารแทนการพิสูจน์อักษรบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ จับข้อผิดพลาดบนกระดาษได้ง่ายกว่าบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ พิมพ์กระดาษโดยใช้แบบอักษรขนาดใหญ่กว่า (เช่น 14 จุด) เพื่อให้คุณเห็นเครื่องหมายวรรคตอนได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- อย่าพึ่งพาคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาดทั้งหมด คุณสามารถใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์บนคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะพิสูจน์อักษรเอกสารด้วยตนเอง
- คุณสามารถตรวจทานเอกสารบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนที่จะพิมพ์ออกมาด้วย
- สำหรับเอกสารที่ยาวกว่า เช่น ต้นฉบับที่มีความยาวหนังสือ คุณอาจต้องขอสำเนากระดาษหรือใบเรียกเก็บเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในการพิมพ์
ขั้นตอนที่ 2 ทำรายการข้อผิดพลาด
การมีรายการสิ่งที่ต้องตรวจสอบจะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ ในฐานะผู้ตรวจทาน คุณกำลังตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดคำ ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน การเว้นวรรค แบบอักษร การเรียงลำดับ และระยะขอบ คุณสามารถค้นหาข้อผิดพลาดได้หนึ่งครั้งในแต่ละครั้งที่คุณอ่านเอกสาร หรือคุณอาจลองตรวจหาข้อผิดพลาดหลายรายการในแต่ละครั้ง
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจเน้นที่เครื่องหมายวรรคตอนเมื่อคุณอ่านข้อความในครั้งแรกและตรวจการสะกดคำในครั้งต่อไปที่คุณอ่านข้อความ
- หากคุณกำลังตรวจทานงานของคุณเอง ให้เขียนข้อผิดพลาดที่คุณมักจะทำและให้ความสนใจเป็นพิเศษกับพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3 อ่านเอกสารย้อนหลัง
คุณอาจไม่มีเวลาใช้กลยุทธ์นี้กับงานที่ใช้เวลานาน เช่น นวนิยายหรือวิทยานิพนธ์ แต่การอ่านย้อนหลังอาจเป็นประโยชน์สำหรับส่วนที่สั้นกว่า เริ่มที่ด้านล่างของหน้าและอ่านข้อความจากขวาไปซ้าย การอ่านบทความนอกบริบทจะช่วยให้คุณระบุข้อผิดพลาดได้ ใช้เวลาของคุณและอ่านแต่ละคำ
- อ่านกระดาษออกมาดัง ๆ ด้วย สิ่งนี้จะบังคับให้คุณอ่านช้าลงและคุณอาจพบข้อผิดพลาดเพิ่มเติม
- เน้นทีละประโยค คุณสามารถปิดประโยคอื่นๆ ด้วยกระดาษหรือบัตรดัชนีเพื่อช่วยให้คุณจดจ่อ
- ใช้ปากกาเน้นข้อความหรือปากกาสีเพื่อทำเครื่องหมายข้อผิดพลาดที่คุณพบ
ขั้นตอนที่ 4 อ่านเอกสารหลาย ๆ ครั้งหากมีเวลา
พิสูจน์อักษรข้อความอย่างน้อยสองครั้ง คุณสามารถสลับอ่านไปข้างหน้าและข้างหลังได้ นอกจากนี้ ให้จัดสรรเวลา (เช่น 20 นาที 60 นาที 24 ชั่วโมง) ระหว่างการพิสูจน์อักษรแต่ละครั้ง การดูข้อความด้วยสายตาที่สดใสจะทำให้คุณเป็นผู้ตรวจทานที่ถูกต้องมากขึ้น
- ตรวจทานเสมอในสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบเมื่อคุณไม่ฟุ้งซ่าน
- หากมีข้อผิดพลาดมากมาย คุณจะต้องอ่านข้อความเพิ่มเติม
- พิจารณาให้บุคคลอื่นตรวจทานข้อความด้วย ถ้าคุณอยู่ในโรงเรียน ให้ขอให้ครูหรือครูสอนตรวจทานข้อความ หากคุณอยู่ในวิทยาลัย โรงเรียนของคุณอาจมีศูนย์การเขียนที่สามารถช่วยคุณได้
วิธีที่ 3 จาก 3: การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ตัวย่อ "ขอบเขต"
มีหลายสิ่งที่ควรมองหาเมื่อคุณตรวจทานข้อความ การแก้ไขข้อผิดพลาดบางอย่างอาจทำได้ง่ายและลืมตรวจสอบข้อผิดพลาดอื่นๆ ตัวย่อขอบเขตเน้นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการพิสูจน์อักษร คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อให้มีแนวทางที่เป็นระบบเมื่อคุณตรวจทานเอกสารต่างๆ
- "ส" ย่อมาจากการสะกดคำ มีพจนานุกรมติดตัวไว้เสมอ
- "C" ย่อมาจากตัวพิมพ์ใหญ่
- "O" ย่อมาจากคำสั่งของคำ
- "P" ย่อมาจากเครื่องหมายวรรคตอน
- "E" ย่อมาจากการแสดงความคิดที่สมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 จำ 5 "C" ของการคัดลอก
เมื่อคุณคัดลอกการแก้ไข คุณกำลังตรวจสอบข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นชัดเจน ถูกต้อง กระชับ เข้าใจได้ และสอดคล้องกัน นี่เป็นมากกว่าการพิสูจน์อักษร การแก้ไขของคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจข้อความตามที่ผู้เขียนตั้งใจไว้
- ชัดเจน/ชัดเจน- ผู้อ่านไม่ควรสับสนหรือเข้าใจผิดข้อความใดๆ
- ถูกต้อง- การสะกดคำ ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนถูกต้อง
- กระชับ- ข้อความไม่ได้เต็มไปด้วยคำ วลี หรือประโยคที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่เพิ่มเนื้อหาหรือคุณภาพของข้อความ
- เข้าใจได้- ข้อความไม่ได้เต็มไปด้วยตัวย่อและตัวย่อที่อาจไม่ชัดเจนสำหรับผู้อ่านทั่วไป
- สอดคล้อง- ใช้รูปแบบและการสะกดคำเดียวกันตลอดทั้งข้อความ ตัวอย่างเช่น ข้อความจะไม่สลับไปมาระหว่าง "ห้า" และ "5" หรือ "สี" และ "สี"
ขั้นตอนที่ 3 อย่ารีบเร่งในกระบวนการ
การคัดลอกและการพิสูจน์อักษรต้องใช้เวลา โดยปกติแล้ว นักคัดลอกมืออาชีพจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการแก้ไขข้อความที่มีการเว้นวรรคสองครั้งหกหน้า คุณจะต้องหยุดพักและดูข้อความด้วยสายตาที่สดใส
- การคัดลอกจะทำก่อนการพิสูจน์อักษร หากข้อความถูกคัดลอกอย่างละเอียด การพิสูจน์อักษรไม่ควรใช้เวลานานมาก
- แยกกระบวนการคัดลอกและพิสูจน์อักษรออกจากกัน พวกเขามีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน
- หากคุณกำลังคัดลอกและตรวจทานงานของคุณเอง ให้ทำงานฉบับร่างให้เสร็จก่อนเวลาอันควร เพื่อให้คุณมีเวลาเหลือเฟือที่จะแก้ไข หากคุณวางแผนที่จะแก้ไขงานของคนอื่น ให้ขอให้พวกเขาส่งงานถึงคุณก่อนถึงเส้นตายเพื่อที่คุณจะได้งานออกมาดี
ช่วยแก้ไขและพิสูจน์อักษร
คำแนะนำในการแก้ไขตัวอย่าง
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างสัญลักษณ์การพิสูจน์อักษร
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างแบบฝึกหัดการแก้ไข
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
เคล็ดลับ
- หากคุณกำลังตรวจทานงานของคุณเอง คุณอาจพบว่าการพิสูจน์อักษรอีกครั้งในวันรุ่งขึ้นเป็นประโยชน์ ผู้คนมักอ่านสิ่งที่พวกเขาคิดว่าพวกเขาเขียน แทนที่จะอ่านสิ่งที่พวกเขาเขียนจริงๆ
- ให้เวลามากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ก่อนที่คุณจะแก้ไขและตรวจทานงานของคุณ ที่ช่วยให้คุณมองเห็นได้ด้วยตาเปล่า อย่างที่ผู้ชมจะได้สัมผัสในครั้งแรก