กำหนดการเป็นวิธีที่ง่ายแต่จำเป็นในการทำให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นจากจุด A ไปยังจุด B แม้จะมีความเชื่อที่เป็นที่นิยม คุณไม่จำเป็นต้องเขียนเรียงความหรือเอกสารที่ยาวมาก คุณสามารถสร้างโครงร่างที่กระชับของประเด็นหลักที่คุณต้องการอธิบายในการประชุมแทน เมื่อคุณร่างวาระแล้ว ให้มอบให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 3 วันก่อนการประชุมจริงจะเกิดขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสรุปวาระ
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาเทมเพลตออนไลน์เพื่อใช้สำหรับวาระการประชุมของคุณ
มองหาเทมเพลตง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณแชร์ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในกำหนดการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดาวน์โหลดหรืออ้างอิงเทมเพลตนี้เพื่อใช้เป็นแกนหลักสำหรับเอกสารของคุณเอง
เว็บไซต์จำนวนมากเสนอเทมเพลตวาระการประชุมฟรี เช่น Adobe Spark และ SmartSheet โปรแกรมอื่นๆ ยังมีเทมเพลตกำหนดการ เช่น Microsoft Office
ขั้นตอนที่ 2 สร้างวาระการประชุมของคุณอย่างน้อย 3 วันก่อนการประชุม
จัดสรรเวลาก่อนการประชุมหลายวันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีเวลาเหลือเฟือที่จะทบทวนว่าการประชุมจะเกี่ยวกับอะไร วาระการประชุมช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเหล่านี้เตรียมเอกสารที่จำเป็น และให้เวลาพวกเขาในการตั้งคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับการประชุม
ตัวอย่างเช่น หากกำหนดการประชุมในวันพุธ คุณต้องการให้ส่งวาระการประชุมภายในวันอาทิตย์
ขั้นตอนที่ 3 ตัดสินใจว่าจะจัดประชุมในวาระเมื่อใดและที่ไหน
ระบุอาคารและห้องที่จะจัดการประชุม หรือรหัสห้องออนไลน์ หากคุณกำลังจัดการประชุมเสมือนจริง ระบุวันที่และเวลาของการประชุมให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมาถึงตรงเวลา
- ข้อมูลนี้ควรอยู่ที่ด้านบนของหน้า
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่าวันประชุมคือวันที่ 30 เมษายน เวลา 19:30 น.
ขั้นตอนที่ 4 เลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการประชุม
ร่างระยะเวลาการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้ว่าจะคาดหวังอะไร ตั้งเป้าที่จะจัดการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อไม่ให้คุณใช้เวลาของคนอื่นมากเกินไป ตามหลักการทั่วไป ตั้งเป้าให้การประชุมของคุณมีความยาวประมาณ 20 ถึง 30 นาที
การประชุมบางครั้งอาจใช้เวลานานกว่าการประชุมอื่นๆ ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติ ซื่อสัตย์และตรงไปตรงมาเกี่ยวกับระยะเวลาการประชุม
ขั้นตอนที่ 5. ระบุเป้าหมายพื้นฐานและวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ
จำกัดวัตถุประสงค์ของการประชุมให้แคบลง คุณกำลังพูดคุยถึงงานกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น กำลังทบทวนงบประมาณ หรือกำลังดำเนินการประชุมระดมความคิดอยู่หรือไม่? คุณจะมีเวลาจัดระเบียบวาระการประชุมได้ง่ายขึ้นหากคุณเข้าใจประเด็นพื้นฐานที่คุณต้องการกล่าวถึง
ตัวอย่างเช่น การประชุมระดมความคิดอาจใช้เวลามากขึ้นในการสร้างแนวคิดจากผู้เข้าร่วมประชุม ในขณะที่การประชุมตามทบทวนอาจเน้นไปที่การตัดสินใจที่สำคัญมากกว่า
วิธีที่ 2 จาก 3: สื่อสารคะแนนของคุณอย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 1 จำกัดวาระการประชุมของคุณไว้ที่ 5 หัวข้อ
เขียนรายการทุกสิ่งที่คุณต้องการจะพูดในที่ประชุม แม้ว่ารายการจะค่อนข้างยาว หลังจากที่คุณจดความคิดของคุณแล้ว ให้ข้ามประเด็นที่ไม่สำคัญต่อการประชุมออกไป ให้เลือกหัวข้อที่สำคัญที่สุด 5 หัวข้อที่จำเป็นต้องพูดคุยหรือกล่าวถึงจริงๆ แทน
เน้นประเด็นที่จริงจังและมีเวลาให้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากการประชุมเกี่ยวกับการสร้างสมดุลของงบประมาณ คุณควรเน้นที่การอภิปรายเพื่อลดเงินทุน
ขั้นตอนที่ 2 เลือกประเด็นสนทนาที่ใช้ได้กับทุกคนในที่ประชุม
ปรับแต่งเนื้อหาของการประชุมให้เข้ากับรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม ตามหลักการแล้ว วาระทั้งหมดของคุณควรเกี่ยวข้องกับทุกคนที่เข้าร่วมการประชุม หากสามารถตกลงเรื่องประเด็นในวาระการประชุมทางโทรศัพท์หรืออีเมล คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงเรื่องนั้นในวาระการประชุม
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงาน คุณจะไม่ใส่คำถามนั้นลงในวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอแต่ละหัวข้อเป็นคำถามปลายเปิด
เปลี่ยนประเด็นพูดคุยแต่ละประเด็นให้เป็นคำถามที่ง่ายต่อการพูดคุยกับสมาชิกคนอื่นๆ ในการประชุม สร้างคำถามที่ปลายเปิดและกระตุ้นความคิด ไม่ใช่แค่คำตอบใช่หรือไม่ใช่ พยายามทำให้คำถามเหล่านี้มีส่วนร่วมมากที่สุด เพื่อให้การอภิปรายในการประชุมของคุณมีประสิทธิผลมากที่สุด
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใส่ "การอภิปรายเกี่ยวกับการจัดเลี้ยง" เป็นหัวข้อในวาระการประชุม ให้เขียนบางอย่างเช่น "ใครควรเป็นผู้จัดงานเลี้ยงต้อนรับในงานครั้งต่อไปของเรา"
ขั้นตอนที่ 4 ปล่อยให้รายการแรกในวาระของคุณเป็นแบบปลายเปิด
ให้เวลาสมาชิกคนอื่นในการประชุมเพื่อจัดการกับข้อกังวลที่พวกเขามีเกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุมหรือการจัดประชุม ประเด็นแรกนี้จะใช้เวลาไม่นานนักในขอบเขตของการประชุม แต่เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดและความคิดเห็นเกี่ยวกับวาระการประชุมด้วยตนเอง
โดยทั่วไปแล้ว ไม่ควรใช้เวลามากกว่า 2 นาทีในการทบทวนระเบียบวาระตอนเริ่มการประชุม
ขั้นตอนที่ 5. มอบหมายหัวข้อบางอย่างให้กับบุคคลอื่น
อย่ารู้สึกว่าคุณต้องดำเนินการทุกด้านของการประชุมด้วยตัวเอง ให้ใช้วาระนี้เพื่อถ่ายทอดความเป็นผู้นำให้กับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาที่แตกต่างกันในระหว่างการประชุมส่วนต่างๆ ระบุว่าใครจะเป็นผู้นำในแต่ละวาระ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร
คุณสามารถสังเกต “วัตถุประสงค์” และ “ผู้นำ” ใต้แต่ละจุดในวาระการประชุมได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุ "การตัดสินใจ" เป็นวัตถุประสงค์สำหรับการประชุม รวมถึงว่าใครเป็นผู้นำส่วนนั้นของการประชุม
ขั้นตอนที่ 6 ถือเครื่องหมายบวก/เดลต้าเมื่อสิ้นสุดการประชุม
จัดสรรเวลาเมื่อสิ้นสุดวาระเพื่อทบทวนว่าการประชุมเป็นอย่างไร ไม่จำเป็นต้องเจาะลึกเป็นพิเศษ เพียงตั้งคำถามทั่วไปเพื่อขอคำแนะนำและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการประชุมที่ด้านล่างของวาระการประชุม ในบางวาระ จะมีป้ายกำกับว่า "บวก/เดลต้า"
เช่น คุณอาจเขียนว่า "จุดแข็งของการประชุมครั้งนี้มีจุดแข็งอะไรบ้าง" หรือ “เราจะปรับปรุงในระหว่างการประชุมในอนาคตได้อย่างไร”
ขั้นตอนที่ 7 เพิ่มข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ลงในใบวาระการประชุม
สร้างส่วน "การเตรียมการ" ถัดจากแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมของคุณ ระบุงานวิจัยหรือ “การบ้าน” อื่นๆ ที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทำก่อนเริ่มการประชุม ส่วนนี้สามารถเตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้อ่านเอกสารหรือบันทึกช่วยจำเฉพาะ หรือดูบันทึกการประชุมก่อนหน้า
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนบางอย่างเช่น: "โปรดอ่านอีเมลที่ฉันส่งเกี่ยวกับการระดมทุนที่จะเกิดขึ้น"
- วาระการประชุมไม่จำเป็นต้องมีการจัดเตรียมทุกด้าน
วิธีที่ 3 จาก 3: การสรุปวาระ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดขีดจำกัดเวลาให้กับแต่ละหัวข้อ
รวมการประมาณเวลาเฉพาะกับแต่ละประเด็นสนทนาในวาระการประชุมของคุณ ไม่เป็นไรถ้าคุณไม่ยึดติดกับตารางเวลาที่แน่นอน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้เข้าร่วมประชุมมีความคิดว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนหรือสั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของประเด็นการพูดคุยที่สำคัญกว่าในการประชุมได้
ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบกำหนดการใช้เวลาเพียง 2 นาที ในขณะที่การตัดสินใจที่ใหญ่กว่าอาจต้องใช้เวลา 50 นาที
ขั้นตอนที่ 2 แบ่งแต่ละหัวข้อวาระเป็นส่วน ๆ ที่จัดการได้
ร่างรายการหัวข้อย่อยสั้นๆ ข้างจุดพูดคุยแต่ละจุด โดยแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมว่าการประชุมจะดำเนินไปอย่างไร แบ่งงานออกเป็นชิ้นขนาดพอดีคำ โดยให้เวลาโดยประมาณกับแต่ละงาน วิธีนี้จะช่วยให้การประชุมรู้สึกจัดการได้ง่ายขึ้น และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสบายใจ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เวลา 5 นาทีในการระบุและติดป้ายกำกับปัญหาหนึ่งๆ จากนั้นใช้เวลา 10 นาทีเพื่อระดมความคิดหาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ หลังจากนี้ คุณอาจใช้เวลาอีก 10 นาทีในการตัดสินใจว่าทางออกที่ดีที่สุดคืออะไร
ขั้นตอนที่ 3 ส่งสำเนาวาระการประชุมให้เพื่อนร่วมงาน 3 วันก่อนการประชุม
ส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมหรือส่งสำเนาเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนมีเวลา 3 วันในการทบทวนระเบียบวาระการประชุมก่อนการประชุมเพื่อให้สามารถเสนอข้อเสนอแนะได้ หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 รวบรวมเอกสารที่จำเป็นสำหรับบางส่วนของการประชุม
ดูกำหนดการของคุณอย่างรวดเร็วและดูว่าเอกสารและเอกสารใดบ้างที่คุณต้องมีในระหว่างการประชุม พิมพ์และจัดเตรียมเอกสารเหล่านี้ไว้ล่วงหน้า เพื่อให้คุณได้รับการจัดระเบียบและพร้อมที่จะไปก่อนที่จะเริ่มการประชุม
ตัวอย่างเช่น หากส่วนหนึ่งของวาระกำหนดให้ผู้เข้าร่วมต้องอ่านบันทึกเฉพาะ อย่าลืมพิมพ์สำเนาบันทึกช่วยจำนั้นและนำติดตัวไปด้วยในการประชุม
เคล็ดลับ
- ขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับวาระที่คุณจัดทำ
- ดูออนไลน์สำหรับเทมเพลตฟรีที่ช่วยคุณออกแบบกำหนดการ