3 วิธีในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม

สารบัญ:

3 วิธีในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม
3 วิธีในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม

วีดีโอ: 3 วิธีในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม

วีดีโอ: 3 วิธีในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม
วีดีโอ: 3 เทคนิคเปิดการ พรีเซ็นต์ให้ปังใน 3 วิแรก 2024, มีนาคม
Anonim

การประชุมแบบมืออาชีพแตกต่างกันไปตามโทน ฉาก พิธีการ และเนื้อหา ไม่ว่าคุณจะเข้าร่วมการประชุมประเภทใด สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมตัวให้พร้อม รู้ว่าคุณคาดหวังบทบาทใดในการประชุม ระบุวัตถุประสงค์ของคุณ เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเอกสารประกอบการนำเสนอ และทำให้ตัวเองอยู่ในกรอบความคิดที่ถูกต้องล่วงหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสร้างความประทับใจในเชิงบวกต่อเพื่อนร่วมงานหรือ ลูกค้า.

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: การให้การสนับสนุนด้านเทคนิคและธุรการ

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 1
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันเวลา สถานที่ และระยะเวลาของการประชุมกับผู้จัดการ

ก่อนแจกจ่ายข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดด้านลอจิสติกส์ทั้งหมดที่คุณมีนั้นถูกต้อง การไม่ทำเช่นนั้นอาจหมายความว่าคุณจะต้องเผยแพร่การแก้ไขในภายหลัง ซึ่งทำให้ทั้งคุณและสำนักงานของคุณดูไม่เป็นระเบียบและไม่เป็นมืออาชีพ

  • คุณอาจต้องการร่างบันทึกช่วยจำหรืออีเมลประกาศการประชุมและแสดงให้ผู้จัดการของคุณดู วิธีนี้ทำให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบไม่เพียงแต่ข้อมูลด้านลอจิสติกส์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบและถ้อยคำด้วย
  • ให้แน่ใจว่าได้ยืนยันว่าใครควรได้รับประกาศ คุณอาจรู้แล้วว่าใครจะเข้าร่วม แต่ผู้จัดการของคุณอาจต้องการให้พนักงานหรือลูกค้าอื่น ๆ ที่ไม่เข้าร่วมรู้เกี่ยวกับการประชุมด้วย
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 2
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2. จัดเตรียมวาระการประชุม

ระเบียบวาระการประชุมเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการประชุมใดๆ เนื่องจากจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงวัตถุประสงค์และขอบเขตของการรวบรวม ตลอดจนทำให้การประชุมมีสมาธิ มีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามเป้าหมาย ในการร่างวาระ ให้ผู้จัดการของคุณจัดเตรียมรายการวัตถุประสงค์และหัวข้อที่วางแผนไว้สำหรับการประชุม จากรายการนี้ คุณสามารถสร้างวาระที่คุณจะส่งออกไปพร้อมกับการแจ้งเตือนเวลา วันที่ และสถานที่ของการประชุม

  • ระเบียบวาระที่ดีควรรวมถึงหัวข้อที่จะกล่าวถึงและวัตถุประสงค์ ตลอดจนวิทยากรหรือบุคลากรที่รับผิดชอบในการนำเสนอในแต่ละหัวข้อ หัวข้อและการนำเสนอทั้งหมดควรอยู่ในลำดับที่สมเหตุสมผล รวมทั้งแบ่งกลุ่มตามเวลาที่ผู้จัดการของคุณต้องการใช้ในแต่ละขั้นตอน
  • หากคุณไม่เคยจัดทำกำหนดการมาก่อน หรือหากคุณยังคงรู้สึกไม่แน่ใจเกี่ยวกับรูปแบบที่คุณเลือก ให้ตรวจสอบเทมเพลตที่จัดเตรียมโดยโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word และ OpenOffice
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 3
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมรายงานการประชุมครั้งก่อน

นอกจากการแจ้งเตือนสั้นๆ เกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นและวาระการประชุมแล้ว คุณควรแนบรายงานการประชุมครั้งก่อนซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่วางแผนไว้ หากบริษัทหรือกลุ่มของคุณไม่ใช้เวลาสักครู่ ให้ตรวจสอบกับผู้จัดการของคุณอีกครั้งเพื่อดูว่ามีข้อมูลเพิ่มเติมหรือข้อมูลเบื้องหลังที่พวกเขาต้องการให้ส่งไปพร้อมกับการแจ้งเตือนหรือไม่

ถ้าไม่ใช่นโยบายของบริษัทหรือกลุ่มที่จะบันทึกรายงาน อาจไม่มีใครสามารถบันทึกรายงานได้ เช่น ลองพิจารณาเปลี่ยนนโยบายนี้สำหรับอนาคต หรืออย่างน้อยก็ให้บันทึกเสียงการประชุมไว้สำหรับอนาคต เอกสารนี้จะช่วยให้บุคลากรสามารถย้อนกลับไปดูแนวคิดและข้อตกลงที่พูดคุยกันได้ รวมถึงติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมได้ หากไม่สามารถเข้าร่วมได้

เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 4
เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4. แจกจ่ายเอกสารทั้งหมด

อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนกำหนดการประชุมที่เป็นปัญหา ให้ส่งเอกสารที่จำเป็นไปยังผู้เข้าร่วมประชุมและบุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ดำเนินการตามระเบียบข้อบังคับของบริษัท: สำหรับการประชุมที่เป็นทางการหรือบริษัทขนาดใหญ่ขึ้น คุณอาจต้องส่งสำเนาเอกสาร ในขณะที่บริษัทขนาดเล็กหรือไม่เป็นทางการ การประชุมทีมมักจะจัดผ่านอีเมลได้

  • ซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มอีเมลบางอย่าง เช่น Outlook สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดกำหนดการประชุมได้ ดังนั้นให้ตรวจสอบตัวเลือกเหล่านี้หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะทำให้ปฏิทินการประชุมในสำนักงานของคุณคล่องตัวและปรับปรุงให้ทันสมัย
  • กรอบเวลานี้สอดคล้องกับมารยาทในสำนักงานทั่วไป แต่คุณควรตระหนักว่าบางองค์กรและโปรโตคอลระดับมืออาชีพกำหนดกำหนดเวลาและข้อกำหนดเฉพาะ ตัวอย่างเช่น บางประเทศและรัฐกำหนดให้ส่งหนังสือแจ้งการประชุมสำหรับการประชุมคณะกรรมการสมาคมการเคหะทางไปรษณีย์อย่างน้อยหนึ่งเดือนก่อนการประชุมตามกำหนด
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 5
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5. รวบรวมอุปกรณ์ที่จำเป็น

การประชุมหลายครั้งจะต้องใช้อุปกรณ์และวัสดุมากกว่าโต๊ะ เก้าอี้ และกระดาษเปล่าและปากกาสำหรับการจดบันทึกเพียงเล็กน้อย การประชุมบางอย่าง โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่หรือที่มีการนำเสนอข้อมูลและมัลติมีเดียจำนวนมาก จะต้องมีอุปกรณ์พิเศษ เช่น โปรเจ็กเตอร์ หน้าจอ เลเซอร์พอยน์เตอร์ ไมโครโฟน การต่อสายเคเบิล หรือลำโพงเสียง คุณควรรวบรวมและประกอบทั้งหมด ของเอกสารเหล่านี้ก่อนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานและพร้อมตรงเวลา

หากมีพนักงานหรือสมาชิกในทีมอย่างน้อยหนึ่งคนกำลังวางแผนที่จะนำเสนอในการประชุม โปรดติดต่อพวกเขาล่วงหน้าเพื่อสอบถามว่าพวกเขาต้องการเทคโนโลยีหรืออุปกรณ์เฉพาะสำหรับการนำเสนอหรือไม่

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 6
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6 ประกอบห้อง

นอกจากการจัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมไว้ล่วงหน้าแล้ว คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องนั้นจัดตกแต่งอย่างดีเพื่อความสะดวกสบายและความสนใจของทุกคน ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเก้าอี้เพียงพอในห้อง มีขวดน้ำเพียงพอและมองเห็นได้ และอุณหภูมิและการไหลเวียนของอากาศในห้องเป็นที่ยอมรับได้ การพิจารณาดังกล่าวอาจดูเหมือนเป็นรายละเอียด แต่จากการศึกษาพบว่าสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เช่น อุณหภูมิห้อง อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่ออารมณ์และความเอาใจใส่ของผู้คน

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบการปกติของบริษัทของคุณ คุณอาจต้องการจัดเตรียมของว่างหรือเครื่องดื่มร้อนสำหรับผู้เข้าร่วม ตรวจสอบกับผู้จัดการของคุณล่วงหน้าเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ

วิธีที่ 2 จาก 3: การเสนอไอเดียหรือข้อเสนอ

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่7
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 1 วิจัยตำแหน่งของคุณ

หากคุณได้รับมอบหมายโครงการใดโครงการหนึ่งโดยเฉพาะ หรือถ้าคุณได้เรียกประชุมเพื่อเสนอแนวคิดหรือขอทุน คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ "ทำการบ้าน" ก่อนเข้าประชุม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังนำเสนอแนวคิดผลิตภัณฑ์หรือกลยุทธ์ทางการตลาด คุณควรค้นคว้าและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลประชากรของผู้ชม รูปแบบการใช้จ่ายในปัจจุบันและที่คาดการณ์ และการสนทนากลุ่มหรือแบบสำรวจที่พูดถึงความต้องการหรือความเกี่ยวข้องของผลิตภัณฑ์หรือแนวคิดของคุณ

  • หากคุณได้รับมอบหมายงานจากระดับสูงในบริษัทของคุณ และคุณไม่แน่ใจว่าจะเกิดอะไรขึ้น ให้ตรวจสอบกับพนักงานอาวุโสคนอื่นๆ เพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณควรมีและวิธีที่คุณควรนำเสนอ
  • สามารถช่วยจินตนาการได้ว่าคุณอยู่ในรองเท้าของใครบางคนที่รับฟังการเสนอขายของคุณ ถามตัวเองว่า ถ้ามีคนขอเงินคุณหรือขออนุมัติกลยุทธ์เฉพาะ คุณอยากได้ยินข้อมูลประเภทใด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อมูลประเภทใดที่จะช่วยเกลี้ยกล่อมให้คุณเห็นถึงความสอดคล้องของแนวคิดหรือความต้องการของผลิตภัณฑ์ต่อหน้าคุณ
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 8
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 8

ขั้นตอนที่ 2 สร้างสไลด์หรือวัสดุที่ดูเรียบง่ายและน่าสนใจ

แม้ว่าคุณควรจะสามารถพูดคุยผ่านข้อมูลใดๆ ที่คุณนำเสนอและใช้เป็นหลักฐานในการโต้แย้งของคุณ คุณควรแสดงภาพแทน เช่น กราฟวงกลม แผนภูมิแท่ง หรือแผนภูมิการตัดสินใจของตัวเลขที่สำคัญที่สุด การแสดงภาพดังกล่าวไม่เพียงแต่ถ่ายทอดข้อมูลที่ซับซ้อนในลักษณะที่กระชับและมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังมีแนวโน้มที่จะจดจำได้ชัดเจนกว่าข้อมูลที่สื่อสารด้วยวาจา

  • มีโปรแกรมซอฟต์แวร์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณในการนำเสนอทางธุรกิจ ดังนั้นให้ตรวจสอบตัวเลือกต่างๆ เช่น PowerPoint และ SlideDog เมื่อรวบรวมงานนำเสนอของคุณ
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่-24 พอยต์บนสไลด์และโปสเตอร์ของคุณ เช่นเดียวกับกราฟิกที่ชัดเจนและคล่องตัวซึ่งจะไม่ทำให้หน้ารก สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการทำให้ผู้ชมของคุณไม่ชัดเจนหรือสับสนเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณนำเสนอและความเกี่ยวข้องอย่างไร
เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 9
เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาผู้ชมของคุณ

เมื่อวางแผนการนำเสนอ คุณควรจำไว้เสมอว่าคนประเภทใดจะเข้าร่วมการประชุมและฟังคำพูดของคุณ พวกเขาเป็นเพื่อนสมาชิกในทีมที่คุณทำงานอย่างใกล้ชิดหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น โอกาสที่คุณจะไม่ต้องปรับพจน์หรือน้ำเสียงเลยเพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ในทางตรงกันข้าม หากลูกค้าที่คุณไม่รู้จักดีจะเข้าร่วมการประชุม หรือผู้คนจากแผนกอื่นๆ และสาขาอื่นๆ ที่เชี่ยวชาญ คุณควรพยายามทำให้ภาษาและเอกสารของคุณเข้าถึงได้มากที่สุด

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 10
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 4 เขียนสคริปต์หลวมสำหรับการนำเสนอของคุณ

คุณคงไม่อยากอ่านเอกสารหรือบัตรคิวตลอดการประชุม เพราะอาจไม่มีทางที่เร็วไปกว่านี้ที่จะสูญเสียความสนใจของผู้ฟัง ดังที่กล่าวไปแล้ว คุณควรจัดระเบียบความคิดและข้อโต้แย้งของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า แม้ว่าคุณจะไม่ได้นำเอกสารไปด้วยในการประชุม คุณจะได้รับประโยชน์จากกระบวนการเขียนและทบทวนประเด็นของคุณ ก่อนที่คุณจะต้องสื่อสารกับผู้อื่น

  • หากคุณวางแผนที่จะใช้สคริปต์ในการประชุม ให้เขียนเฉพาะโครงร่างของการโต้แย้งของคุณเพื่อที่คุณจะไม่ถูกล่อลวงให้อ่านจากเอกสารแทนที่จะพูดนอกประเด็น
  • นอกจากนี้ยังสามารถช่วยจดช่วงเวลาในการนำเสนอเมื่อคุณต้องการจิบน้ำ ทำเรื่องเล็กน้อย หยุดอย่างมีความหมาย หรือสลับสไลด์หรือภาพกราฟิก
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 11
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 5. ซ้อมการนำเสนอของคุณ

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลและเอกสารการนำเสนอทั้งหมดที่คุณวางแผนจะใช้แล้ว คุณควรดำเนินการให้แห้งอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนเริ่มการแสดงของคุณบนท้องถนน วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาพูด ฝึกการใช้คำหรือประโยคที่ยุ่งยาก และทำให้ท่าทางและบุคลิกในการพูดในที่สาธารณะของคุณราบรื่น

การทำการนำเสนอจำลองนี้ต่อหน้าผู้อื่นจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ขอให้เพื่อน ครอบครัว หรือเพื่อนร่วมงานที่เป็นมิตรสังเกตการวิ่งเหยาะๆ ของคุณและให้ข้อเสนอแนะแก่คุณ พวกเขาสามารถแจ้งให้คุณทราบได้หากคุณพูดเร็วเกินไป ประเด็นที่ดูเหมือนไม่ชัดเจน หรือแม้แต่แนะนำคุณเกี่ยวกับท่าทางสัมผัสและระดับเสียง

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 12
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 12

ขั้นตอนที่ 6 เลือกชุดที่เรียบง่ายและซับซ้อนจากตู้เสื้อผ้าของคุณ

แม้ว่าบริษัทของคุณหรือลูกค้าที่คุณเสนอขายจะไม่เป็นทางการและผ่อนคลายอยู่เสมอ คุณควรเข้าร่วมการประชุมด้วยเครื่องแต่งกายที่ชาญฉลาด มันแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจและจริงจังในการประชุม ในขณะที่เสื้อผ้าที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้ดูเหมือนคุณไม่ได้เตรียมการนำเสนอเลย แม้ว่าคุณจะใช้เวลาทั้งคืนหรือทั้งสัปดาห์ในการทำเช่นนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านแฟชั่นและธุรกิจเห็นพ้องต้องกันว่าการเลือกชุดผู้ชายที่พยายามและจริงที่สุดสำหรับการพบปะกันโดยไม่คำนึงถึงเพศคือชุดสูท

  • สีเข้มอย่างสีกรมท่าหรือสีดำจะดีที่สุด หากการประชุมเป็นทางการมากขึ้น คุณสามารถข้ามการผูกเน็คไทหรือแต่งกายด้วยเครื่องประดับที่ไม่เป็นทางการ
  • หากคุณค้นตู้เสื้อผ้าของคุณแล้วไม่พบสิ่งที่เหมาะสม ขอคำแนะนำจากเพื่อนหรือครอบครัว พวกเขาอาจมีความคิดเกี่ยวกับวิธีการด้นสดของวงดนตรีหรือสามารถยืมสิ่งของจากตู้เสื้อผ้าของพวกเขาเองได้ ที่แย่ไปกว่านั้นคือ คุณสามารถไปที่ศูนย์การค้าในพื้นที่ของคุณเพื่อมองหากางเกงสแล็คและเบลเซอร์ราคาไม่แพง
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 13
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 13

ขั้นตอนที่ 7 ตื่นเช้า

การกดปิดเสียงเตือนชั่วคราวแล้วรีบไปทำงานจะทำให้ประสาทของคุณสับสนและความคิดของคุณไม่เป็นระเบียบ หลีกเลี่ยงปัจจัยที่แตกแยกนี้ด้วยการตื่นและตื่นขึ้นก่อนกำหนดการประชุมของคุณ การใช้เวลาแต่งตัว ดื่มกาแฟ และทำกิจวัตรยามเช้าให้เสร็จสิ้นในแบบสบายๆ จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับความคิดและเข้าสู่กรอบความคิดเชิงบวก

ผู้เชี่ยวชาญบางคนโต้แย้งว่าการปฏิบัติพิธีกรรม แม้แต่การเชื่อโชคลางที่ไม่สมเหตุสมผล อาจส่งผลดีต่อการปฏิบัติงาน ดังนั้น แม้ว่าจะดูไร้สาระ แต่อย่าลังเลที่จะสวมถุงเท้านำโชค ฟังเพลงโปรด หรือจูบของที่ระลึกนำโชคของคุณก่อนออกเดินทาง

เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 14
เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 14

ขั้นตอนที่ 8 กินอาหารเช้าที่อุดมด้วยโปรตีน

ผลการศึกษาพบว่าการรับประทานอาหารเช้าที่ดีต่อสุขภาพซึ่งเต็มไปด้วยโปรตีนมีผลอย่างมากต่อช่วงเวลาที่เหลือของวัน นอกจากจะทำให้คุณอิ่มนานขึ้นแล้ว ยังช่วยเร่งการเผาผลาญของคุณและส่งเสริมการบำรุงรักษากล้ามเนื้อให้แข็งแรง

นอกจากนี้ อาหารที่อุดมด้วยแฟลกซ์และกรดโฟลิกยังช่วยกระตุ้นการทำงานของสมอง ดังนั้นการรับประทานอาหารเช้าที่ซีเรียลและบาร์อาหารเช้าจะช่วยให้คุณพูดได้อย่างคล่องแคล่วและสร้างสรรค์มากขึ้นในระหว่างการประชุม

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 15
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 15

ขั้นตอนที่ 9 รับกรอบความคิดเชิงบวก

เมื่อคุณทำสิ่งที่ถูกต้องทั้งหมดสำหรับการนำเสนอของคุณแล้ว คุณควรทำให้ตัวเองอยู่ในพื้นที่ว่างที่เหมาะสม คุณสามารถดำเนินการนำเสนอของคุณได้อย่างรวดเร็ว แต่ที่สำคัญกว่านั้น คุณควรส่งเสริมอารมณ์และความมั่นใจของคุณ ทำเช่นนี้โดยการพูดคุยกับตัวเองในลักษณะที่ให้กำลังใจและเป็นบวก ตัวอย่างเช่น เตือนตัวเองว่าคุณทำงานไปมากน้อยเพียงใด และคุณภูมิใจแค่ไหนกับความพยายามแม้จะเกิดอะไรขึ้นในที่ประชุม

นอกจากนี้ พยายามนึกภาพตัวเองยิ้มและรู้สึกโล่งใจและมีความสุขหลังจากการนำเสนอ ภาพเชิงบวกเช่นนี้สามารถสร้างผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

วิธีที่ 3 จาก 3: การระบุคำถามสำหรับการประชุมที่ให้ข้อมูล

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 16
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 16

ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาขอข้อมูลการติดต่อจากผู้เชี่ยวชาญ

หากคุณพบใครบางคนที่มีงานทำที่ดีในอุตสาหกรรมที่คุณสนใจ หรือคุณมีคนรู้จักหรือผู้จัดการในบริษัทที่คุณฝึกงานอยู่ คุณอาจต้องการจัดประชุมเพื่อสอบถามข้อมูลกับพวกเขา การประชุมเชิงข้อมูลหรือที่เรียกว่าการสัมภาษณ์เชิงข้อมูลคือการสนทนาที่มีข้อมูลอ้างอิงหรือคนรู้จักที่สามารถทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลทางวิชาชีพสำหรับคุณ คุณต้องถามบุคคลนั้นเกี่ยวกับประสบการณ์ สาขาวิชา และคำแนะนำใดๆ ที่พวกเขาอาจมีสำหรับผู้สมัครที่พยายามจะลงสนาม

เมื่อพิจารณาว่าจะขอสัมภาษณ์ใครหรือจะถามบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือไม่ ให้ลองจดสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จและประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา ตัวอย่างเช่น คุณสนใจคำแนะนำเชิงกลยุทธ์สำหรับเอกสารประกอบการสมัครเป็นหลัก หรือคุณต้องการเพียงข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับสาขานั้นๆ เพื่อกำหนดความสนใจในอาชีพของคุณในอุตสาหกรรมนี้ การตอบคำถามประเภทนี้จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าใครคือผู้ให้สัมภาษณ์ที่ดีและผู้สมัครคนใดคนหนึ่งจะเป็นประโยชน์กับคุณหรือไม่

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 17
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 17

ขั้นตอนที่ 2. ขอประชุม

เมื่อขอผู้ติดต่อหรือคนรู้จักเพื่อสัมภาษณ์ข้อมูล คุณควรพูดถึงวลี 'informational meeting' หรือ 'informational interview' อย่างชัดเจน หากคุณไม่ได้ร้องขอสิ่งนี้เป็นการเฉพาะ บุคคลนั้นอาจมารอรับเครื่องดื่มแบบไม่เป็นทางการหรือพูดคุยอย่างเป็นมิตร และรู้สึกไม่สบายใจหรือรู้สึกไม่มั่นใจเมื่อคุณเริ่มถามคำถามที่จริงจัง

  • ตัวอย่างเช่น หากคุณพบใครบางคนในงานปาร์ตี้หรืองานสร้างเครือข่ายและพูดคุยกันสักหน่อย ให้พูดประมาณว่า “ฉันมีคำถามมากมายเกี่ยวกับสาขานี้และประสบการณ์ของคุณ - คุณช่วยหาเวลาดื่มกาแฟหน่อยได้ไหม การประชุมที่ให้ข้อมูลกับฉัน?”
  • หากคุณไม่มีโอกาสได้สอบถามด้วยตนเอง คุณสามารถติดต่อผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ เพียงให้แน่ใจว่าได้กระชับและสุภาพเพื่อไม่ให้พวกเขารู้สึกเป็นภาระกับคำขอ
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 18
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 18

ขั้นตอนที่ 3 เลือกการตั้งค่าและเวลาที่สะดวกสำหรับผู้ติดต่อของคุณ

แม้ว่าบุคคลที่ให้ข้อมูลการประชุมกับคุณอาจยินดีที่จะช่วยคุณ แต่พวกเขายังคงให้ความช่วยเหลือคุณโดยให้เวลากับคุณในวันทำงาน ซึ่งหมายความว่าคุณควรทำให้การประชุมสะดวกสำหรับพวกเขามากที่สุด โดยใช้เวลาไม่เกิน 15-30 นาที

  • ตรวจสอบกับผู้ให้สัมภาษณ์ของคุณว่าช่วงเวลาใดของวัน เช่น ในช่วงพักกลางวันหรือหลังเลิกงานและสถานที่ประเภทใด เช่น ร้านกาแฟหรือสำนักงานที่พวกเขาชอบ
  • คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบด้วยว่าในขณะที่การประชุมแบบตัวต่อตัวจะดีมาก การสนทนาทางโทรศัพท์หรือออนไลน์ก็ใช้ได้ดีเช่นกัน การพิจารณานี้แสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาของพวกเขาและยินดีที่จะยอมรับความช่วยเหลือเล็กน้อยที่พวกเขายินดีจะช่วยเหลือ
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 19
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 19

ขั้นตอนที่ 4. ทำการบ้านของคุณ

เมื่อคุณจัดการประชุมกับผู้ติดต่อของคุณแล้ว ให้ค้นหาภูมิหลังของพวกเขาให้ดีที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบวิธีเข้าหาพวกเขา รวมถึงข้อมูลที่พวกเขาให้ข้อมูลแก่คุณได้ ตัวอย่างเช่น ค้นหาเส้นทางอาชีพที่พวกเขาเดินตาม และโครงการและบทบาทหลักของพวกเขาในปัจจุบันคืออะไร

การถามคำถามเฉพาะจะแสดงความสนใจและความกระตือรือร้นของคุณ ควรหลีกเลี่ยงคำเยินยอที่เกินจริง แต่บางอย่างเช่น "ผู้จัดการเก่าของฉันบอกว่าเธอได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนโครงการที่หลงใหลของคุณให้เป็นบริษัทที่ทำงานได้ คุณเริ่มต้นได้อย่างไรตั้งแต่แรก" สามารถหล่อลื่นล้อและทำให้ผู้ให้สัมภาษณ์ของคุณมีแนวโน้มที่จะทุ่มเทเพื่อช่วยเหลือคุณมากขึ้น

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 20
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 20

ขั้นตอนที่ 5. สร้างรายการคำถามสำหรับการประชุมของคุณ

เมื่อคุณระบุเป้าหมายได้แล้ว ให้ร่างแผนสำหรับการประชุมที่จะบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ เขียนคำถามที่คุณต้องการถามและเรียงลำดับเชิงกลยุทธ์ อุ่นเครื่องกับคำถามทั่วไปที่แสดงความอยากรู้ของคุณ เช่น “คุณเริ่มต้นในสาขานี้ได้อย่างไร” และ “ตอนนี้คุณกำลังทำโปรเจกต์ประเภทไหนอยู่” จากนั้น ไปที่คำถามที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น “ฉันควรเน้นคุณสมบัติหรือทักษะใดในการสมัครของฉัน” หรือ “ฉันควรเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ที่กำลังจะมาถึงอย่างไร”

คุณไม่จำเป็นต้องอ่านวาระนี้ในการประชุมหากทำให้คุณรู้สึกอึดอัดใจ แต่คุณควรนำติดตัวไปด้วยเพื่อตรวจสอบเป็นระยะๆ และอย่าข้ามสิ่งที่คุณต้องการถาม

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 21
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 21

ขั้นตอนที่ 6 เขียนคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคล

บางทีอาจเป็นมากกว่าการแสวงหาข้อมูลและคำแนะนำจากการประชุมที่ให้ข้อมูล คุณกำลังพยายามสร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้ให้สัมภาษณ์ของคุณ คุณต้องการให้ข้อมูลสรุปสั้นๆ แก่ผู้ติดต่อของคุณว่าคุณเป็นใคร อะไรทำให้คุณไม่เหมือนใคร และสิ่งที่คุณสนใจ วิธีนี้จะทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่พวกเขาจะจำคุณได้ในภายหลังหากมีตำแหน่งงานว่างที่เกี่ยวข้องในบริษัทของพวกเขา หรือพบใครบางคนที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ

เพื่อที่จะทำสิ่งนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ให้จดย่อหน้าหรือรายการประเด็นเกี่ยวกับตัวคุณที่คุณสามารถพูดถึงในเวลาที่เหมาะสมระหว่างการประชุม วิธีนี้จะช่วยทำให้ความประทับใจของคุณน่าจดจำยิ่งขึ้น รวมทั้งเตรียมคำตอบสำหรับคำถามใดๆ ที่ผู้สัมภาษณ์จะถามคุณ

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 22
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 22

ขั้นตอนที่ 7 นำปากกา สมุดบันทึก และประวัติย่อที่อัปเดตมาที่การประชุมของคุณ

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณควรทำในการประชุมให้ข้อมูลคือแสดงความสนใจในคำแนะนำและความเชี่ยวชาญของบุคคลนั้น คุณสามารถทำได้โดยเตรียมปากกาและกระดาษและจดบันทึกในระหว่างการประชุม รวมทั้งเตรียมเรซูเม่ที่อัปเดตให้พร้อมในกรณีที่บุคคลนั้นขอ มาตรการเตรียมความพร้อมเหล่านี้ระบุว่าคุณจริงจังกับการประชุม เคารพในความเชี่ยวชาญของอีกฝ่าย และเป็นมืออาชีพในการจัดการและประมวลผลข้อมูลใหม่

การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 23
การเตรียมตัวสำหรับการประชุม ขั้นตอนที่ 23

ขั้นตอนที่ 8 แต่งตัวอย่างมืออาชีพ

คุณอาจไม่จำเป็นต้องสวมสูทธุรกิจ เว้นแต่คุณจะพบกับผู้ติดต่อที่สำนักงานอย่างเป็นทางการของบริษัทเพื่อสัมภาษณ์ข้อมูล แต่คุณควรสวมใส่สิ่งที่ฉลาดและเหมาะสมในทุกกรณี เครื่องแต่งกายสำหรับกลางวันหรือติดกระดุมและกางเกงขายาวที่เรียบหรูจะส่งสัญญาณให้ผู้ให้สัมภาษณ์ของคุณทราบว่าคุณใช้ชีวิตร่วมกันและคุณใส่ใจที่จะสร้างความประทับใจ

หลีกเลี่ยงกางเกงยีนส์ เสื้อยืด และรองเท้าผ้าใบที่มีคราบเปื้อนเป็นพิเศษ เนื่องจากเสื้อผ้าเหล่านี้สามารถทำให้คุณดูเหมือนไม่สนใจที่จะขัดจังหวะกิจวัตรปกติของคุณเมื่อพร้อมที่จะพบกับผู้ติดต่อ