บทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารทางธุรกิจ เป็นสิ่งแรก (และบางครั้งเท่านั้น) ที่คนอื่นจะอ่านและสิ่งสุดท้ายที่คุณควรเขียน นี่เป็นเพียงการทบทวนเอกสารสั้น ๆ เพื่อให้คนที่ยุ่งมากที่จะอ่านเอกสารของคุณทราบโดยย่อว่าต้องอ่านมากน้อยเพียงใดและต้องดำเนินการอย่างไร
ขั้นตอน
ความช่วยเหลืออย่างย่อและสรุปตัวอย่าง
ตัวอย่างบทสรุปผู้บริหาร Grabs
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างโครงร่างบทสรุปผู้บริหาร
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างบทสรุปผู้บริหาร
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
วิธีที่ 1 จาก 2: พื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือการทบทวนเอกสารทางธุรกิจโดยย่อ
"สั้น" และ "ทบทวน" เป็นคำสำคัญที่นี่ บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะไม่ครอบคลุม แต่อย่างใด และจะไม่สามารถใช้แทนเอกสารต้นฉบับได้ บทสรุปผู้บริหารไม่ควรยาวเกิน 10% ของเอกสารต้นฉบับ ยิงเพื่อให้มีที่ไหนสักแห่งระหว่าง 5% ถึง 10%
เคล็ดลับ:
บทสรุปผู้บริหารแตกต่างจากบทคัดย่อ บทคัดย่อให้ภาพรวมและการปฐมนิเทศของผู้อ่าน ในขณะที่บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะให้บทสรุปแก่ผู้อ่านมากขึ้น บทคัดย่อมักเขียนขึ้นในเชิงวิชาการ ในขณะที่บทสรุปสำหรับผู้บริหารมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามแนวทางโวหารและโครงสร้างบางอย่าง
แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ส่วนใหญ่ที่เขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารยอมรับว่าควรใช้แนวทางโวหารและโครงสร้างบางอย่าง ซึ่งรวมถึง:
- ย่อหน้าควรสั้นและกระชับ
- บทสรุปผู้บริหารควรสมเหตุสมผลแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้อ่านรายงานต้นฉบับ
- บทสรุปผู้บริหารควรเขียนด้วยภาษาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดปัญหา
บทสรุปสำหรับผู้บริหารจำเป็นต้องกำหนดปัญหาให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการซัพพลายเชนหรือแคมเปญการตลาดในต่างประเทศ บทสรุปสำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องการคำจำกัดความที่ชัดเจนของปัญหา เนื่องจากเอกสารที่อ้างอิงคือ Requests For Proposals (RFP) มักเขียนขึ้นโดยบุคลากรด้านเทคนิคที่ไม่ค่อยเข้าใจประเด็นเกี่ยวกับแนวคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุปัญหาอย่างชัดเจนและเข้าใจได้
ขั้นตอนที่ 4. จัดเตรียมวิธีแก้ปัญหา
ปัญหาย่อมต้องการทางออกเสมอ ในการส่งคำชี้แจงวัตถุประสงค์ (และเหตุผลในการให้ทุนสนับสนุน) คุณต้องนำเสนอวิธีแก้ไขปัญหาเพื่อจัดการกับปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ หากปัญหาของคุณไม่ได้เขียนไว้อย่างชัดเจน วิธีแก้ไขของคุณก็ไม่น่าจะสมเหตุสมผล
ขั้นตอนที่ 5. ใช้กราฟิก หัวข้อย่อย และหัวเรื่อง ถ้าอ่านเอกสารด้วยวิธีนั้นง่ายกว่า
บทสรุปผู้บริหารไม่ใช่เรียงความ ไม่จำเป็นต้องเป็นบล็อกข้อความยาวๆ ถ้าพวกเขา เสริมความเข้าใจ หรือทำบทสรุป ไขมันต่ำ ไม่เป็นไรที่จะใช้:
- กราฟิก ภาพกราฟิกที่จัดวางอย่างดีซึ่งแสดงให้เห็นลักษณะที่ชัดเจนของปัญหาของลูกค้าอาจนำไปสู่จุดสรุปของการสรุปได้ การกระตุ้นประสาทสัมผัสทางสายตามักจะได้ผลพอๆ กับความรู้สึกในการวิเคราะห์
- กระสุน. รายการข้อมูลยาวๆ สามารถแบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยที่ย่อยง่าย
- หัวเรื่อง จัดระเบียบธีมของบทสรุป หากจำเป็น โดยไปที่หัวข้อ วิธีนี้จะช่วยปรับทิศทางผู้อ่านขณะที่พวกเขาดำดิ่งลงไปในบทสรุป
ขั้นตอนที่ 6. เขียนให้สดและปราศจากศัพท์แสง
ศัพท์แสงเป็นศัตรูของความเข้าใจ เป็นที่นิยมในโลกธุรกิจ ทุกคำเช่น "อินเทอร์เฟซ" "เลเวอเรจ" "ความสามารถหลัก" และ "แพลตฟอร์มการเผาไหม้" เป็นคำทั้งหมดที่คุณควรพยายามหลีกเลี่ยง พวกเขาปิดบังความหมายที่แท้จริงและสามารถทำให้บทสรุปมีความคลุมเครือและปราศจากรายละเอียดเฉพาะ
วิธีที่ 2 จาก 2: ข้อมูลเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1. เริ่มต้นด้วยเอกสารต้นฉบับ
เนื่องจากบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือบทสรุปของเอกสารอื่น คุณจะต้องคุ้นเคยกับเอกสารต้นฉบับพอสมควรเพื่อที่จะย่อให้เป็นเวอร์ชันที่สามารถจัดการและให้ข้อมูลได้ ไม่ว่าเอกสารต้นฉบับจะเป็นรายงาน แผนธุรกิจ ข้อเสนอ คู่มือหรือเอกสารอื่น ให้ทบทวนโดยมองหาแนวคิดหลัก
ขั้นตอนที่ 2 เขียนรีวิวสั้นๆ
วัตถุประสงค์ของ บริษัท ที่สนับสนุนเอกสารหรือเอกสารต้นฉบับเองคืออะไร? ขอบเขตของมันคืออะไร?
ตัวอย่าง: "Women World Wide เป็นองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่พยายามเชื่อมโยงผู้หญิงทั่วโลกด้วยการแก้ปัญหาความรุนแรงในครอบครัวอย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนเสนอเครือข่ายการสนับสนุนผู้ที่ทุกข์ทรมานจากความรุนแรงในครอบครัว ขณะดำเนินงานจากสำนักงานใหญ่ในอัลเบอร์ตา แคนาดาได้รับการแนะนำจากผู้หญิงใน 170 ประเทศทั่วโลก"
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้ "คว้า" เปล่งประกาย
ส่วนนี้น่าจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุปสำหรับผู้บริหารทั้งหมดของคุณ ในสองหรือสามประโยค คุณควรบอกผู้อ่านว่าทำไมธุรกิจของคุณถึงพิเศษ เหตุใดจึงสมควรได้รับการตรวจสอบ ธุรกิจ หรือความร่วมมือของผู้ที่อ่านบทสรุป
บางทีคุณอาจมี Michael Jordan เป็นลูกค้า และเขาได้รับรองผลิตภัณฑ์ของคุณบน Twitter ได้ฟรี บางทีคุณอาจเพิ่งลงนามในข้อตกลงความร่วมมือกับ Google บางทีคุณอาจเพิ่งได้รับสิทธิบัตร หรือบางทีคุณอาจเพิ่งทำการขายครั้งใหญ่ครั้งแรกของคุณ
เคล็ดลับ:
บางครั้งแค่คำพูดหรือคำรับรองง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว กุญแจสำคัญคือการดึงดูดความสนใจของผู้ชมของคุณ ทำให้ธุรกิจดูน่าเชื่อถือที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และดึงผู้อ่านเข้าสู่ส่วนที่เหลือของเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดปัญหาใหญ่
องค์ประกอบที่แท้จริงประการแรกของบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือการอภิปรายปัญหา ดังนั้นให้อธิบายปัญหาที่ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณกล่าวถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดปัญหาไว้อย่างชัดเจนที่สุด ปัญหาที่ไม่ชัดเจนนั้นฟังดูไม่น่าไว้วางใจ และจะไม่ตั้งวิธีแก้ปัญหาของคุณให้ส่งผลกระทบเท่าที่ควร
ตัวอย่าง: "ลอสแองเจลิสเป็นคนพิการกับการจราจร นอกเหนือจากพื้นที่เมโทรดีซีแล้ว ลอสแองเจลิสยังมีการจราจรที่แย่ที่สุดในประเทศ ไม่ใช่แค่สร้างความรำคาญใจ หมอกควันและมลภาวะที่เกิดจากการจราจรติดขัดกำลังลดผลิตภาพของผู้ปฏิบัติงาน เพิ่มอัตราการเป็นโรคหอบหืด และ ทำให้เกิดปัญหาสุขภาพที่ร้ายแรงอย่างช้าๆ ใน LA มีรถยนต์มากกว่าจำนวนคนที่อายุมากพอที่จะขับได้"
ขั้นตอนที่ 5. นำเสนอโซลูชันเฉพาะของคุณ
ปัญหาใหญ่คือส่วนที่ง่าย ตอนนี้คุณต้องโน้มน้าวผู้อ่านว่าคุณได้เสนอวิธีแก้ปัญหาเฉพาะสำหรับปัญหาใหญ่ หากคุณส่งส่วนผสมทั้งสองนี้ คุณจะได้ไอเดียที่ยอดเยี่ยม
ตัวอย่าง: " Innotech ได้สร้างระบบควบคุมการจราจรที่ก้าวล้ำซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางโดยการติดตั้ง "สมาร์ทกริด" ที่ได้รับการจดสิทธิบัตรแล้วลงในช่องสัญญาณไฟจราจรที่อ่านจำนวนรถในช่องทางที่กำหนดและการจราจรตรงตามลำดับ ผู้ขับขี่ของอเมริกาจะไม่มีอีกต่อไป ให้ยืนติดไฟแดงเป็นเวลาหลายนาที ขณะที่ไฟเขียวกะพริบเมื่อไม่มีรถหันไปทางอื่น"
ขั้นตอนที่ 6 พูดคุยเกี่ยวกับศักยภาพของตลาด
อธิบายปัญหาใหญ่อย่างละเอียดด้วยการจัดทำสถิติสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ ระวังอย่าแสร้งทำเป็นว่าคุณมีตลาดที่ใหญ่กว่าที่คุณทำ! ความจริงที่ว่าอุตสาหกรรมอุปกรณ์การแพทย์มีมูลค่า 100 พันล้านดอลลาร์ต่อปีนั้นไม่มีความหมายอะไร เพราะอุปกรณ์ทางการแพทย์ใหม่ของคุณจะให้บริการเฉพาะส่วนเล็กๆ ของอุตสาหกรรมเท่านั้น แยกย่อยเป็นศักยภาพทางการตลาดที่สมจริง
ขั้นตอนที่ 7 รวมข้อเสนอการขายที่ไม่เหมือนใครของคุณ
นี่คือที่ที่คุณอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับโซลูชันเฉพาะของคุณ อะไรทำให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งโดยเฉพาะ? บางทีบริการดูแลสุขภาพที่บ้านของคุณอาจส่งแพทย์ไปที่บ้านแทนที่จะเป็นเพียงแค่ผู้ปฏิบัติงานพยาบาล หรือบางทีคุณอาจรับประกันการไปเยี่ยมในวันเดียวกันเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกำหนดเวลาล่วงหน้า ชี้ให้เห็นว่าทำไมคุณถึงเป็นคนพิเศษ
ตัวอย่าง: "Intellilight มีประโยชน์เพิ่มเติมในการตรวจจับเมื่อไม่มีใครอยู่บ้าน เมื่อเปิดไฟทิ้งไว้ในห้องว่าง มันจะปิดโดยอัตโนมัติและเปิดใหม่อีกครั้งเมื่อตรวจพบการเคลื่อนไหวในห้อง ซึ่งจะช่วยประหยัด เงินของลูกค้าในค่าไฟฟ้าและสิ้นเปลืองพลังงานน้อยลง"
ขั้นตอนที่ 8 พูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจของคุณ หากจำเป็น
บทสรุปผู้บริหารบางส่วนไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบธุรกิจ (องค์กรไม่แสวงหากำไร ไม่ใช่เพื่อผลกำไร และ NGO อาจจะไม่มีแผนธุรกิจ) แต่ถ้าแผนของคุณมี รูปแบบธุรกิจของคุณจะต้องชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติตาม โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังตอบคำถามว่า "คุณจะทำให้ผู้คนนำเงินออกจากกระเป๋าเงินของพวกเขามามอบให้คุณได้อย่างไร" รักษารูปแบบให้เรียบง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร สรุปอย่างรวดเร็วคือสิ่งที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 9 หารือกับทีมผู้บริหารของคุณ หากจำเป็น
ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมใด นี่อาจเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณ นักลงทุนหรือนายธนาคารของคุณไว้วางใจในทีม ไม่ใช่ความคิด ไอเดียเกิดขึ้นได้ง่าย แต่การดำเนินการตามแนวคิดเหล่านี้สามารถทำได้ด้วยทีมงานที่เข้มแข็งเท่านั้น แสดงอย่างรวดเร็วว่าทำไมทีมของคุณจึงมีประสบการณ์และความรู้ในการดำเนินการตามแผนธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนที่ 10. จัดทำประมาณการทางการเงินเพื่อรองรับการเรียกร้องของคุณ
ตามตลาดของคุณ โมเดลธุรกิจของคุณ และประสิทธิภาพในอดีตของคุณ คุณต้องพัฒนาการคาดการณ์ทางการเงินจากล่างขึ้นบน ประเด็นของการคาดการณ์ของคุณเป็นเพียงการแสดงความสามารถและความสามารถของคุณในการสร้างประมาณการทางการเงินโดยอิงจากชุดสมมติฐานที่ดี
หากแผนของคุณมีไว้สำหรับกลุ่มนักลงทุน อย่าใช้เวลาในส่วนนี้มากเกินไปเพราะพวกเขารู้ว่าคุณไม่มีความคิดที่จะทำเงินได้เท่าไหร่ โดยทั่วไปแล้ว นักลงทุนจะไม่ตัดสินใจไป/ไม่ไปโดยพิจารณาจากการคาดการณ์ทางการเงินของคุณ พวกเขาจะทำประมาณการทางการเงินของตนเองเป็นหลัก
ขั้นตอนที่ 11 ง่ายต่อการร้องขอของคุณ
ถึงเวลาขอการลงทุนหรือเงินกู้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบทสรุปผู้บริหาร คุณควรย้ำว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงให้คุณค่า เตือนผู้อ่านถึงความเจ็บปวดครั้งใหญ่ที่คุณกำลังแก้ไขและศักยภาพทางการตลาดของคุณ สุดท้ายเน้นย้ำทีมของคุณและความสามารถในการทำงานให้สำเร็จ ขอจำนวนเงินที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสำคัญต่อไปสำหรับธุรกิจของคุณ อย่าเปิดเผยว่าคุณยินดีจะเลิกใช้ทุนเท่าไรหรือยินดีจ่ายอัตราดอกเบี้ยเท่าใด ควรทำภายหลังโดยการเจรจาแบบเห็นหน้ากัน
ขั้นตอนที่ 12 อ่านสรุปของคุณอีกครั้ง
เมื่อคุณได้เขียนพื้นฐานแล้ว ให้อ่านซ้ำอย่างละเอียด คุณควรตรวจทานบทสรุปด้วยความระมัดระวังเป็นพิเศษ ขณะที่คุณกำลังอ่านซ้ำ ให้พิจารณาผู้ฟังของคุณสำหรับเอกสารด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอธิบายการอ้างอิงใหม่ ๆ และภาษาจะชัดเจนสำหรับผู้ที่ยังใหม่ต่อหัวข้อนี้ เขียนใหม่ตามความจำเป็น
-
ตั้งหน้าตั้งตาอ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณอีกครั้ง โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:
- ความชัดเจน คำพูดมีความชัดเจน ความคิดชัดเจนขึ้น และบทสรุปไร้ศัพท์แสงหรือไม่?
- ข้อผิดพลาด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำอาจมีอยู่มาก การมีใครสักคนมาตรวจสอบตัวเลขและสถิติจริงอาจเป็นอุดมคติที่ดีเช่นกัน
- ความแรง. ความคิดแปลเป็นสนามที่กวนใจหรือไม่? สนามจะแบนตรงไหนถ้าอย่างนั้น?
- ความสอดคล้องกัน ส่วนไหนไม่เข้ากัน? ส่วนไหนทำ?
เคล็ดลับ
- ยิ่งผู้บริหารยุ่งมากเท่าไร เขาหรือเธออาจจะอ่านหนังสือน้อยลงเท่านั้น เขียนตาม.
- ลองใช้เทมเพลตเอกสารที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำส่วนใหญ่ที่สามารถช่วยคุณเริ่มต้นได้
- สี่พื้นที่เดียวกันนี้สามารถใช้สำหรับสรุปผู้บริหารในการตั้งค่าทางธุรกิจที่หลากหลาย
- บทสรุปสำหรับผู้บริหารอาจแตกต่างกันไปตามความยาวของเอกสาร แต่ควรสั้นกระชับเสมอ เป้าหมายของคุณคือการรวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ในปริมาณการอ่านขั้นต่ำถึงปานกลาง หากคุณใส่รายละเอียดในบทสรุปของคุณ ให้วางประเด็นที่สำคัญที่สุด เช่น ข้อสรุปและข้อเสนอแนะของคุณก่อน