วิธีการพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ: 7 ขั้นตอน

สารบัญ:

วิธีการพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ: 7 ขั้นตอน
วิธีการพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ: 7 ขั้นตอน

วีดีโอ: วิธีการพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ: 7 ขั้นตอน

วีดีโอ: วิธีการพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ: 7 ขั้นตอน
วีดีโอ: 3 เทคนิคเปิดการ พรีเซ็นต์ให้ปังใน 3 วิแรก 2024, มีนาคม
Anonim

จดหมายธุรกิจใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ และมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการทักทาย - คำทักทายที่อ้างอิงถึงผู้อ่านที่ตั้งใจไว้โดยเฉพาะ จดหมายธุรกิจที่ร่างอย่างไม่เหมาะสมอาจส่งผลเสียต่อนายจ้าง ลูกค้าหรือหุ้นส่วนที่คาดหวัง และทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณเสียหาย เมื่อคุณพูดกับผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ คุณควรใช้ตำแหน่งทางวิชาชีพใดๆ ที่เธออาจมี (เช่น "ดร. หรือ "อาจารย์") เสมอ หากเธอไม่มีตำแหน่งทางวิชาชีพ ให้ใช้ตำแหน่งทั่วไปตามการสมรสของเธอ สถานะ: "นางสาว" เมื่อเธอยังไม่แต่งงานหรือถ้าไม่ทราบสถานภาพสมรสหรือ "นาง" ถ้าคุณรู้ว่าเธอแต่งงานแล้ว

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 2: ส่วนที่ 1: การเลือกชื่อที่ถูกต้อง

พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 1
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1. ยืนยันว่าคุณรู้ชื่อผู้รับหรือไม่

หากคุณทราบชื่อผู้รับ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ถ้าไม่อ่านส่วนที่เหลือของขั้นตอนนี้

บางครั้งคุณจะต้องพูดกับผู้หญิงโดยไม่รู้ชื่อของเธอ ในกรณีนี้ ให้ใช้ Dear Madam หากคุณไม่ทราบเพศ คุณสามารถใช้ "ผู้ที่อาจกังวล" ได้

พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 2
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบว่าผู้รับมีตำแหน่งหรือตำแหน่งทางวิชาชีพหรือไม่

หากผู้หญิงที่คุณส่งจดหมายธุรกิจไปหามีตำแหน่งหรือตำแหน่งทางวิชาชีพ ให้ส่งจดหมายถึงเธอตามนั้น ในกรณีนี้ ไม่จำเป็นต้องอ้างถึงเพศ

  • เริ่มต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น “เรียน” แล้วตามด้วยตำแหน่งงานของผู้อ่านที่ต้องการ ตามด้วยชื่อเต็ม หากคุณไม่ทราบว่าผู้อ่านมีชื่อที่เป็นทางการหรือไม่ ให้ค้นหาก่อนโดยค้นหาจากเว็บไซต์ขององค์กรหรือถามใครสักคน เมื่อใช้ตำแหน่งงานของผู้อ่านเป้าหมาย คุณจะไม่ต้องกังวลกับการใช้ตำแหน่งที่เจาะจงเพศ
  • ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจถึงสารวัตร คำทักทายของจดหมายธุรกิจของคุณจะเป็น "สารวัตรที่รัก" นี้เพียงอย่างเดียวอาจเป็นคำทักทายทั้งหมดหรือ "สารวัตรที่รัก" อาจตามด้วยนามสกุลของผู้อ่านที่ตั้งใจไว้ เช่นเดียวกับในกรณีที่ผู้หญิงเป็นหมอ และในกรณีนี้ จดหมายอาจขึ้นต้นด้วย "Dear Dr. Johnson" เป็นต้น
  • ใช้คำทักทายที่ถูกต้องสำหรับรัฐมนตรี ใช้ชื่อและนามสกุลของรัฐมนตรีในที่อยู่ในรูปแบบ "สาธุคุณเจน โด" หรือ "บาทหลวงเจน โด" ในการทักทาย เป็นการเรียกย่อของคำว่า "สาธุคุณ" ได้ แต่ไม่ใช่คำว่า "บาทหลวง" ดังนั้นคุณจะใช้แบบฟอร์มว่า "เรียน สาธุคุณโด" หรือ "เรียน ศิษยาภิบาลโด
  • คำทักทายที่ถูกต้องสำหรับทนายความคือ “นาง/นาง/นาง [ชื่อและนามสกุล], อัศวิน” หรือ “นาง/นาง/นาย. [ชื่อและนามสกุล], Esq.”
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 3
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 ยืนยันว่าคุณรู้สถานภาพการสมรสของผู้รับหรือไม่

คำทักทายที่ถูกต้องของผู้หญิงขึ้นอยู่กับสถานภาพการสมรสของเธอเป็นส่วนใหญ่ หากคุณไม่แน่ใจในสถานภาพการสมรสของผู้รับ และเธอไม่มีตำแหน่งอย่างเป็นทางการหรือตำแหน่งทางวิชาชีพ คุณสามารถใช้ "เรียน [ชื่อและนามสกุลของผู้รับ] ได้ ตัวอย่างเช่น เรียน เจนนิเฟอร์ จอห์นสัน

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ "นางสาว" ได้อีกด้วย สำหรับผู้หญิงที่คุณไม่แน่ใจสถานภาพการสมรส

พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 4
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4 ใช้ชื่อต่อไปนี้หากคุณทราบสถานภาพการสมรสของผู้รับ

มีสามวิธีพื้นฐานในการพูดกับผู้หญิง

  • "นาง." ใช้สำหรับผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว
  • "นางสาว." ใช้สำหรับผู้หญิงทั้งที่แต่งงานแล้วและยังไม่แต่งงานใช้ชื่อที่เป็นทางการนี้เมื่อไม่ทราบสถานภาพการสมรสของสตรีนั้นหรือไม่เกี่ยวข้อง
  • "พลาด." ใช้สำหรับผู้หญิงที่ยังไม่แต่งงาน หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อที่เป็นทางการนี้เพราะการใช้คำนี้มักจะถือเป็นการดูถูกผู้อ่านโดยเฉพาะเมื่อใช้กับผู้หญิงที่มีอายุมากกว่า

ตอนที่ 2 จาก 2: ตอนที่ 2: ขัดเกลาคำทักทายของคุณ

พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 5
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ระดับความเป็นทางการที่เหมาะสม

การใช้ชื่อ “นาย”, “นาง”, “นางสาว” หรือ “นาง” ก่อนชื่อเต็มหรือนามสกุล เป็นการปฏิบัติที่ค่อนข้างเป็นทางการ และมีบางสถานการณ์ที่คุณจะใช้ระดับความเป็นทางการนั้น และเมื่อใดที่คุณไม่ต้องการ”

  • หากคุณมีความสัมพันธ์ที่มีอยู่ก่อนแล้วกับผู้อ่าน หรือสถานการณ์กำหนดว่าจดหมายนั้นไม่เป็นทางการเป็นพิเศษ เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่ใช้ชื่อที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังติดต่อกับหุ้นส่วนธุรกิจหรือคนที่คุณรู้จักหรือมีความสัมพันธ์ด้วย คุณสามารถใช้ Dear [ชื่อจริง] แทนชื่อที่เป็นทางการได้
  • ควรใช้ชื่อที่เป็นทางการเมื่อคำทักทายอย่างเป็นทางการรวมเฉพาะนามสกุลของผู้อ่านที่ต้องการเท่านั้น กล่าวคือ "นาง/นาง/นาย [นามสกุล]". อาจไม่จำเป็นต้องใช้ชื่อที่เป็นทางการเมื่อใช้ทั้งชื่อและนามสกุล
  • โปรดใช้ความระมัดระวังโดยไม่ใช้ชื่อที่เป็นทางการ หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อจริงของผู้หญิงในการทักทาย เว้นแต่คุณจะรู้จักเธอดี มิฉะนั้น ควรใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค เพื่อหลีกเลี่ยงข้อสันนิษฐานที่ผิดพลาดเกี่ยวกับความสนิทสนม ตัวอย่างเช่น "Dear Ms. Brown:" หรือ Dear Ms. Lucy Brown:” ควรใช้แทน "Dear Lucy
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 6
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบการสะกดที่ถูกต้องของชื่อผู้อ่านที่ต้องการ

มักจะใช้ชื่อเพื่อกำหนดเพศของผู้อ่านที่ต้องการได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าชื่อเรื่องใดเป็นทางการที่จะกล่าวถึงผู้อ่าน แม้ว่าคุณจะมีชื่อของนักธุรกิจหญิง คุณก็ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดชื่อถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านขุ่นเคืองในประโยคสองสามประโยคแรกของจดหมายของคุณ

  • พนักงานต้อนรับหรือพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลของผู้อ่านที่ต้องการสามารถตรวจสอบการสะกดที่ถูกต้องและถูกต้องของชื่อผู้อ่านที่ต้องการและตำแหน่งการทำงาน
  • เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจถึงบุคคลที่ไม่รู้จัก คุณควรพยายามตรวจสอบการสะกดที่ถูกต้องของชื่อผู้อ่านที่ต้องการเพื่อกำหนดเพศ และด้วยเหตุนี้จึงต้องใช้ชื่อที่เป็นทางการ
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 7
พูดถึงผู้หญิงในจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 7

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง

มีกฎเครื่องหมายวรรคตอนบางอย่างล้อมรอบทั้งชื่อ (นาง นางสาว นางสาว) และคำทักทาย (ที่รัก)

  • ในภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน ชื่อเรื่องมักจะเขียนตามด้วยจุด ตัวอย่างเช่น "เรียน คุณจอห์นสัน" ในภาษาอังกฤษแบบอังกฤษ มักไม่ใช้จุด ตัวอย่างเช่น "เรียน คุณจอห์นสัน"
  • ในภาษาอังกฤษแบบอเมริกัน เครื่องหมายทวิภาคมักจะตามหลังชื่อของบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่น "เรียน คุณจอห์นสัน: " ในภาษาอังกฤษแบบอังกฤษ ไม่ใช้เครื่องหมายทวิภาค ดังนั้นจะอ่านว่า "เรียน คุณจอห์นสัน"

เคล็ดลับ

หลังการทักทาย ให้เว้นว่างไว้หนึ่งบรรทัดเสมอ นี่คือรูปแบบที่ถูกต้องสำหรับจดหมายธุรกิจ

แนะนำ: