วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหา (พร้อมรูปภาพ)

สารบัญ:

วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหา (พร้อมรูปภาพ)
วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหา (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหา (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีเขียนคำชี้แจงปัญหา (พร้อมรูปภาพ)
วีดีโอ: #ป.3 การเขียนเรื่องจากภาพ 2024, มีนาคม
Anonim

คำชี้แจงปัญหาเป็นคำอธิบายสั้นๆ ที่กระชับเกี่ยวกับปัญหาที่ธุรกิจกำลังเผชิญอยู่และแนวทางแก้ไขปัญหาที่เสนอให้ ข้อความแจ้งปัญหาสามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดปัญหาและสื่อสารวิธีแก้ปัญหาภายในระยะเวลาอันสั้น ก่อนที่คุณจะเขียนคำชี้แจงปัญหาของคุณ ให้นึกถึงปัญหาและวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอ และเตรียมสำรองข้อมูลด้วยข้อเท็จจริง!

ขั้นตอน

ตัวอย่างคำชี้แจงปัญหา

Image
Image

ตัวอย่างคำชี้แจงปัญหา

ส่วนที่ 1 จาก 2: การเขียนคำชี้แจงปัญหาของคุณเอง

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 1
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1 อธิบายสถานะ "ในอุดมคติ"

มีหลายวิธีในการเขียนคำชี้แจงปัญหา - แหล่งข้อมูลบางแห่งจะแนะนำให้ข้ามไปที่ปัญหาโดยตรง ในขณะที่คนอื่นๆ แนะนำให้ระบุบริบทเบื้องหลังก่อน เพื่อให้ปัญหา (และวิธีแก้ปัญหา) เข้าใจได้ง่ายขึ้นสำหรับผู้อ่าน หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ให้เลือกตัวเลือกหลัง แม้ว่าความกระชับจะเป็นสิ่งที่งานเขียนเชิงปฏิบัติทุกชิ้นควรมีจุดมุ่งหมาย แต่การทำความเข้าใจให้ดีนั้นสำคัญยิ่งกว่า เริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าสิ่งต่าง ๆ ควรทำงานอย่างไร ก่อนที่คุณจะพูดถึงปัญหาของคุณ ให้อธิบายในสองสามประโยคว่าสิ่งต่างๆ จะเป็นอย่างไรหากไม่มีปัญหา

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณทำงานในสายการบินใหญ่ๆ และคุณสังเกตเห็นว่าวิธีที่ผู้โดยสารขึ้นเครื่องบินของคุณคือการใช้เวลาและทรัพยากรอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ในกรณีนี้ คุณอาจเริ่มคำชี้แจงปัญหาของคุณโดยอธิบายสถานการณ์ในอุดมคติที่ระบบการขึ้นเครื่องไม่มีประสิทธิภาพที่บริษัทควรดำเนินการ เช่น "ระเบียบการขึ้นเครื่องที่ใช้โดย ABC Airlines ควรมุ่งหมายที่จะให้ผู้โดยสารแต่ละเที่ยวบินขึ้นเครื่อง เครื่องบินได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพื่อให้เครื่องบินสามารถขึ้นเครื่องได้โดยเร็วที่สุด. ขั้นตอนการขึ้นเครื่องควรได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับเวลาที่มีประสิทธิภาพแต่ก็ควรจะตรงไปตรงมาพอที่จะเข้าใจได้ง่ายโดยผู้โดยสารทุกคน"

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 2
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 อธิบายปัญหาของคุณ

ในคำพูดของนักประดิษฐ์ Charles Kettering "ปัญหาที่มีการระบุอย่างดีคือปัญหาที่แก้ได้เพียงครึ่งเดียว" เป้าหมายที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง (หากไม่ใช่เป้าหมายที่สำคัญที่สุด) ของคำชี้แจงปัญหาใดๆ ก็คือการพูดถึงปัญหาที่กำลังพูดถึงผู้อ่านในลักษณะที่ชัดเจน ตรงไปตรงมา และเข้าใจง่าย สรุปปัญหาที่คุณตั้งใจจะแก้ไขโดยย่อ - สิ่งนี้จะตัดไปที่หัวใจของปัญหาทันที และจัดตำแหน่งข้อมูลที่สำคัญที่สุดในข้อความแจ้งปัญหาใกล้ด้านบนสุด ซึ่งมองเห็นได้ชัดเจนที่สุด หากคุณเพิ่งเริ่มต้นสถานการณ์ที่ "เหมาะสม" ตามที่แนะนำข้างต้น คุณอาจต้องการเริ่มต้นประโยคด้วยการใช้ถ้อยคำเช่น "อย่างไรก็ตาม … " หรือ "น่าเสียดาย …" เพื่อแสดงว่าปัญหาที่คุณระบุคือสิ่งที่เป็น ขัดขวางไม่ให้วิสัยทัศน์ในอุดมคติเป็นจริง

  • สมมติว่าคุณคิดว่าคุณได้พัฒนาระบบที่เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการรับผู้โดยสารขึ้นเครื่องบินของเรา มากกว่าระบบที่นั่งแบบ "ถอยไปด้านหน้า" ทั่วไป ในกรณีนี้ คุณอาจดำเนินการต่อด้วยประโยคสองสามประโยค เช่น "อย่างไรก็ตาม ระบบขึ้นเครื่องของผู้โดยสารในปัจจุบันของ ABC Airline เป็นการใช้เวลาและทรัพยากรของบริษัทอย่างไม่มีประสิทธิภาพ การเสียเวลาทำงานของพนักงาน ระเบียบการขึ้นเครื่องในปัจจุบันทำให้บริษัทมีการแข่งขันน้อยลง และด้วยการมีส่วนร่วมในกระบวนการขึ้นเครื่องช้า พวกเขาสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ไม่เอื้ออำนวย"
  • พยายามเน้นความเร่งด่วนของปัญหาในคำอธิบายของคุณ
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 3
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3 อธิบายค่าใช้จ่ายทางการเงินของปัญหาของคุณ

หลังจากที่คุณระบุปัญหาได้ไม่นาน คุณจะต้องอธิบายว่าเหตุใดจึงเป็นเรื่องใหญ่ เพราะไม่มีใครมีเวลาหรือทรัพยากรพอที่จะพยายามแก้ปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ทุกปัญหา ในโลกธุรกิจ เงินมักจะเป็นส่วนสำคัญที่สุด ดังนั้น คุณจึงควรพยายามเน้นถึงผลกระทบทางการเงินของปัญหาที่มีต่อบริษัทหรือองค์กรที่คุณกำลังเขียนให้ ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่คุณกำลังพูดถึงกันไม่ให้ธุรกิจของคุณทำเงินได้มากขึ้นใช่หรือไม่ เป็นการคิดต้นทุนทางธุรกิจของคุณหรือไม่? มันทำลายภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณและทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายทางอ้อมหรือไม่? ระบุอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับภาระทางการเงินของปัญหาของคุณ - พยายามระบุจำนวนเงินที่แน่นอน (หรือค่าประมาณที่ได้รับการสนับสนุนอย่างดี) สำหรับค่าใช้จ่ายของปัญหา

สำหรับตัวอย่างสายการบินของเรา คุณอาจอธิบายค่าใช้จ่ายทางการเงินของปัญหาต่อไปได้ดังนี้: "ความไร้ประสิทธิภาพของระบบการขึ้นเครื่องในปัจจุบันแสดงถึงภาระทางการเงินที่สำคัญของบริษัท โดยเฉลี่ยแล้ว ระบบการขึ้นเครื่องปัจจุบันจะเสียเวลาประมาณสี่นาทีต่อเซสชันการขึ้นเครื่อง ส่งผลให้ ในจำนวนชั่วโมงการทำงานที่เสียไปทั้งหมด 20 ชั่วโมงต่อวันในเที่ยวบินของ ABC ทั้งหมด ซึ่งคิดเป็นการสูญเสียประมาณ 400 ดอลลาร์ต่อวันหรือ 146, 000 ดอลลาร์ต่อปี”

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 4
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 4

ขั้นตอนที่ 4 สำรองคำยืนยันของคุณ

ไม่ว่าคุณจะเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากปัญหาของคุณเป็นจำนวนเงินเท่าใดในบริษัทของคุณ หากคุณไม่สามารถสำรองคำร้องของคุณพร้อมหลักฐานที่สมเหตุสมผลได้ คุณอาจไม่ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง ทันทีที่คุณเริ่มกล่าวอ้างอย่างเฉพาะเจาะจงว่าปัญหาของคุณนั้นร้ายแรงเพียงใด คุณจะต้องเริ่มสนับสนุนข้อความของคุณด้วยหลักฐาน ในบางกรณี อาจมาจากการวิจัยของคุณเอง จากข้อมูลจากการศึกษาหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่จากแหล่งบุคคลที่สามที่มีชื่อเสียง

  • ในบางสถานการณ์ขององค์กรและวิชาการ คุณอาจต้องอ้างอิงหลักฐานของคุณอย่างชัดเจนในข้อความของข้อความแจ้งปัญหาของคุณ ในขณะที่ในสถานการณ์อื่นๆ เพียงแค่ใช้เชิงอรรถหรือชวเลขรูปแบบอื่นสำหรับการอ้างอิงของคุณก็เพียงพอแล้ว หากคุณไม่แน่ใจ ให้ขอคำแนะนำจากเจ้านายหรือครูของคุณ
  • มาทบทวนประโยคที่ใช้ในขั้นตอนที่แล้วกันอีกครั้ง พวกเขาอธิบายค่าใช้จ่ายของปัญหา แต่ไม่ได้อธิบายว่าค่าใช้จ่ายนี้พบได้อย่างไร คำอธิบายที่ละเอียดยิ่งขึ้นอาจรวมถึงสิ่งนี้: "…จากข้อมูลการติดตามประสิทธิภาพภายใน [1] โดยเฉลี่ยแล้ว ระบบการขึ้นเครื่องในปัจจุบันจะเสียเวลาประมาณสี่นาทีต่อเซสชันการขึ้นเครื่อง ส่งผลให้ต้องเสียเวลาทำงาน 20 ชั่วโมงต่อวันในเที่ยวบินของ ABC ทั้งหมด เทอร์มินัลส่วนบุคคลจะได้รับเงินโดยเฉลี่ย 20 เหรียญต่อชั่วโมง ดังนั้นจึงเป็นการสิ้นเปลืองประมาณ 400 เหรียญต่อวันหรือ 146, 000 เหรียญต่อปี" โปรดสังเกตเชิงอรรถ - ในคำชี้แจงปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ข้อมูลนี้จะสอดคล้องกับข้อมูลอ้างอิงหรือภาคผนวกที่มีข้อมูล กล่าวถึง.
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 5
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5. เสนอวิธีแก้ปัญหา

เมื่อคุณได้อธิบายว่าปัญหาคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญมาก ให้อธิบายต่อไปว่าคุณเสนอวิธีจัดการกับปัญหาอย่างไร เช่นเดียวกับข้อความเริ่มต้นของปัญหาของคุณ คำอธิบายเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาของคุณควรเขียนให้ชัดเจนและรัดกุมที่สุด ยึดมั่นในแนวคิดที่ใหญ่ สำคัญ และเป็นรูปธรรม และทิ้งรายละเอียดปลีกย่อยไว้ในภายหลัง คุณจะมีโอกาสมากมายที่จะเข้าไปดูรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของโซลูชันที่คุณเสนอในส่วนเนื้อหาของข้อเสนอ

ในตัวอย่างสายการบินของเรา วิธีแก้ไขปัญหาการขึ้นเครื่องที่ไม่มีประสิทธิภาพคือระบบใหม่ที่คุณค้นพบ ดังนั้นคุณควรอธิบายคร่าวๆ คร่าวๆ ของระบบใหม่นี้โดยไม่ต้องลงรายละเอียดปลีกย่อย คุณอาจจะพูดประมาณว่า "การใช้ระบบการขึ้นเครื่องที่ดัดแปลงซึ่งเสนอโดย Dr. Edward Right แห่งสถาบัน Kowlard Business Efficiency Institute ซึ่งมีผู้โดยสารขึ้นเครื่องจากด้านข้างมากกว่าจากด้านหลังไปด้านหน้า สายการบิน ABC สามารถกำจัดสี่นาทีนี้ได้ ของเสีย" จากนั้นคุณอาจอธิบายส่วนสำคัญของระบบใหม่ต่อไป แต่คุณจะไม่ใช้มากกว่าหนึ่งหรือสองประโยคในการทำเช่นนี้ เนื่องจาก "เนื้อ" ของการวิเคราะห์ของเราจะอยู่ในส่วนของข้อเสนอ

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 6
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 6 อธิบายประโยชน์ของการแก้ปัญหา

อีกครั้ง เมื่อคุณได้บอกผู้อ่านของคุณถึงสิ่งที่ควรทำเกี่ยวกับปัญหาแล้ว ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะอธิบายว่าทำไมวิธีแก้ปัญหานี้จึงเป็นความคิดที่ดี เนื่องจากธุรกิจมักจะพยายามเพิ่มประสิทธิภาพและหารายได้มากขึ้น คุณจึงต้องเน้นที่ผลกระทบทางการเงินของโซลูชันของคุณเป็นหลัก - ค่าใช้จ่ายที่จะลดลง รายได้รูปแบบใหม่ที่จะสร้างรายได้ และอื่นๆ คุณยังสามารถอธิบายผลประโยชน์ที่ไม่สามารถจับต้องได้ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้าที่ได้รับการปรับปรุง แต่คำอธิบายทั้งหมดของคุณไม่ควรยาวเกินสองสามประโยคในย่อหน้า

ในตัวอย่างของเรา คุณอาจอธิบายสั้น ๆ ว่าบริษัทของเราจะได้รับประโยชน์จากเงินที่ประหยัดได้จากโซลูชันของเราอย่างไร ประโยคสองสามประโยคตามบรรทัดเหล่านี้อาจใช้ได้ผล: "ABC Airlines ยืนหยัดที่จะได้รับประโยชน์อย่างมากจากการนำโปรแกรมขึ้นเครื่องใหม่นี้มาใช้ ตัวอย่างเช่น เงินออมรายปีโดยประมาณ $146, 000 สามารถถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังแหล่งรายได้ใหม่ เช่น การขยาย การเลือกเที่ยวบินไปยังตลาดที่มีความต้องการสูง นอกจากนี้ การเป็นสายการบินอเมริกันรายแรกที่ใช้โซลูชันนี้ทำให้ ABC ได้รับการยอมรับอย่างมากในฐานะผู้นำเทรนด์อุตสาหกรรมในด้านมูลค่าและความสะดวกสบาย"

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่7
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 7 สรุปโดยสรุปปัญหาและแนวทางแก้ไข

หลังจากที่คุณได้นำเสนอวิสัยทัศน์ในอุดมคติสำหรับบริษัทของคุณ ระบุปัญหาที่ขัดขวางไม่ให้คุณบรรลุอุดมคตินี้ และแนะนำวิธีแก้ปัญหา คุณเกือบเสร็จแล้ว ที่เหลือก็แค่สรุปข้อโต้แย้งหลักของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเปลี่ยนเป็นเนื้อหาหลักของข้อเสนอได้อย่างง่ายดาย ไม่จำเป็นต้องทำข้อสรุปนี้อีกต่อไปเกินกว่าที่ควรจะเป็น - พยายามระบุในสองสามประโยค สาระสำคัญพื้นฐานของสิ่งที่คุณได้อธิบายไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ และแนวทางที่คุณตั้งใจจะใช้ในเนื้อหาของ บทความ.

  • ในตัวอย่างสายการบินของเรา คุณอาจสรุปได้ดังนี้: "การปรับโปรโตคอลการขึ้นเครื่องให้เหมาะสมในปัจจุบันหรือการใช้โปรโตคอลใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแข่งขันอย่างต่อเนื่องของบริษัท ในข้อเสนอนี้ โปรโตคอลการขึ้นเครื่องทางเลือกที่พัฒนาโดย Dr. Right คือ วิเคราะห์ความเป็นไปได้และขั้นตอนสำหรับการนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ” สรุปประเด็นหลักของคำชี้แจงปัญหา - ขั้นตอนการขึ้นเครื่องปัจจุบันไม่ค่อยดีนักและขั้นตอนใหม่นี้ดีกว่า - และบอกผู้ฟังถึงสิ่งที่คาดหวังหากพวกเขาอ่านต่อ
  • อย่าลืมพูดถึงผลที่ตามมาหากวิธีแก้ปัญหาไม่ถูกนำไปใช้
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 8
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 8

ขั้นตอนที่ 8 สำหรับงานวิชาการ อย่าลืมคำแถลงวิทยานิพนธ์

เมื่อคุณต้องเขียนคำชี้แจงปัญหาสำหรับโรงเรียน แทนที่จะเขียนเพื่อทำงาน กระบวนการส่วนใหญ่จะเหมือนกัน แต่อาจมีรายการเพิ่มเติมที่คุณจะต้องคำนึงถึงเพื่อให้มั่นใจว่าได้เกรดดี ตัวอย่างเช่น คลาสการแต่งเพลงจำนวนมากต้องการให้คุณรวมข้อความวิทยานิพนธ์ไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ คำแถลงวิทยานิพนธ์ (บางครั้งเรียกว่า "วิทยานิพนธ์") เป็นประโยคเดียวที่สรุปข้อโต้แย้งทั้งหมดของคุณ ต้มให้เหลือแต่ความจำเป็น ข้อความวิทยานิพนธ์ที่ดีระบุทั้งปัญหาและวิธีแก้ปัญหาอย่างกระชับและชัดเจนที่สุด

  • ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเขียนบทความเกี่ยวกับปัญหาของโรงเรียงความเชิงวิชาการ - บริษัทที่ขายงานเขียนล่วงหน้าและ/หรืองานสั่งทำพิเศษเพื่อให้นักเรียนซื้อและส่งเป็นงานของตนเอง ตามคำชี้แจงวิทยานิพนธ์ของเรา คุณอาจใช้ประโยคนี้ซึ่งรับทราบปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เรากำลังจะนำเสนอ: "การฝึกซื้อเรียงความทางวิชาการที่บ่อนทำลายกระบวนการเรียนรู้และให้ประโยชน์แก่นักเรียนที่ร่ำรวยสามารถต่อสู้ได้โดย มอบเครื่องมือวิเคราะห์ดิจิทัลที่แข็งแกร่งขึ้นให้กับอาจารย์"
  • บางชั้นเรียนกำหนดให้คุณต้องใส่ประโยควิทยานิพนธ์ไว้ที่ตำแหน่งหนึ่งในข้อความแจ้งปัญหาของคุณ (เช่น เป็นประโยคแรกหรือประโยคสุดท้าย) บางครั้ง คุณจะมีอิสระมากขึ้น - ตรวจสอบกับครูของคุณหากคุณไม่แน่ใจ
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 9
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 9

ขั้นตอนที่ 9 ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับปัญหาด้านแนวคิด

ไม่ใช่ทุกคำแถลงปัญหาจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับปัญหาในทางปฏิบัติและจับต้องได้ บางคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านวิชาการ (และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านมนุษยศาสตร์) กำลังจะจัดการกับปัญหาเชิงแนวคิด - ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับวิธีคิดของคุณเกี่ยวกับแนวคิดนามธรรม ในกรณีเหล่านี้ คุณยังสามารถใช้กรอบงานคำชี้แจงปัญหาพื้นฐานเดียวกันเพื่อนำเสนอปัญหาในมือได้ (ในขณะที่เปลี่ยนจากการมุ่งเน้นทางธุรกิจอย่างเห็นได้ชัด) กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะต้องระบุปัญหา (บ่อยครั้งสำหรับปัญหาเชิงแนวคิด นี่อาจเป็นแนวคิดที่ไม่เข้าใจดี) อธิบายว่าเหตุใดปัญหาจึงสำคัญ อธิบายว่าคุณวางแผนจะแก้ปัญหาอย่างไร และสรุปทั้งหมด เรื่องนี้โดยสรุป

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราถูกขอให้เขียนรายงานปัญหาสำหรับรายงานเกี่ยวกับความสำคัญของสัญลักษณ์ทางศาสนาใน The Brothers Karamazov โดย Fyodor Dostoevsky ในกรณีนี้ คำชี้แจงปัญหาของเราควรระบุแง่มุมที่ไม่ค่อยเข้าใจของสัญลักษณ์ทางศาสนาในนวนิยาย อธิบายว่าเหตุใดจึงสำคัญ (เช่น คุณอาจพูดได้ว่าการเข้าใจสัญลักษณ์ทางศาสนาในนวนิยายมากขึ้น จะทำให้เกิดความเข้าใจใหม่ๆ จากหนังสือ) และเค้าโครงว่าคุณวางแผนจะสนับสนุนข้อโต้แย้งของเราอย่างไร

ส่วนที่ 2 ของ 2: ขัดเกลาคำชี้แจงปัญหาของคุณ

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 10
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 1. กระชับ

หากมีสิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้เมื่อเขียนข้อความแจ้งปัญหา นั่นก็คือ ข้อความแจ้งปัญหาไม่ควรยาวเกินความจำเป็นเพื่อให้งานในการวางปัญหาและวิธีแก้ปัญหาสำหรับผู้อ่านบรรลุผลสำเร็จ ประโยคไม่ควรเสีย ควรลบประโยคใดๆ ที่ไม่ตรงต่อเป้าหมายของคำชี้แจงปัญหา ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา อย่าจมปลักอยู่กับรายละเอียดปลีกย่อย - คำชี้แจงปัญหาควรกล่าวถึงเฉพาะประเด็นสำคัญของปัญหาและแนวทางแก้ไขของคุณเท่านั้น โดยทั่วไป ให้ระบุข้อความแจ้งปัญหาของคุณให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยไม่เสียข้อมูลข่าวสารไป

คำชี้แจงปัญหาไม่ใช่ที่สำหรับเพิ่มความคิดเห็นส่วนตัวหรือ "รสชาติ" ของคุณเอง เนื่องจากจะทำให้คำชี้แจงปัญหายาวขึ้นโดยไม่มีจุดประสงค์ในทางปฏิบัติ คุณอาจหรืออาจไม่มีโอกาสที่จะใช้เวลานานขึ้นในเนื้อหาของเอกสาร ขึ้นอยู่กับความจริงจังของหัวข้อและผู้ฟังของคุณ

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 11
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 2 เขียนถึงผู้ชมของคุณ

ในการแถลงปัญหา สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณกำลังเขียนเพื่อคนอื่น ไม่ใช่เพื่อตัวคุณเอง ผู้ฟังที่ต่างกันจะมีความรู้ต่างกัน เหตุผลในการอ่านต่างกัน และทัศนคติต่อปัญหาของคุณต่างกัน ดังนั้นให้พยายามนึกถึงผู้ฟังที่ต้องการในขณะเขียน คุณต้องการให้คำชี้แจงปัญหาของคุณชัดเจนและง่ายสำหรับผู้ฟังที่จะเข้าใจมากที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องเปลี่ยนน้ำเสียง สไตล์ และพจน์จากผู้ฟังรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง ขณะที่คุณเขียน พยายามถามตัวเองเช่น:

  • "ฉันเขียนเพื่อใครโดยเฉพาะ"
  • "ทำไมฉันถึงพูดกับผู้ชมนี้"
  • "ผู้ฟังรายนี้รู้คำศัพท์และแนวคิดเดียวกันกับฉันหรือไม่"
  • "ผู้ฟังนี้มีทัศนคติแบบเดียวกับที่ฉันทำต่อปัญหานี้หรือไม่"
  • "เหตุใดผู้ชมของฉันจึงควรสนใจปัญหานี้"
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 12
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 12

ขั้นตอนที่ 3 อย่าใช้ศัพท์แสงโดยไม่ได้กำหนด

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณควรเขียนคำชี้แจงปัญหาเพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายที่สุด ซึ่งหมายความว่า เว้นเสียแต่ว่าคุณจะเขียนถึงผู้ฟังทางเทคนิคที่น่าจะมีความรู้เกี่ยวกับคำศัพท์ในสาขาที่คุณกำลังเขียนเกี่ยวกับ คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคหนักเกินไปและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำหนด ศัพท์แสงที่คุณใช้ อย่าตั้งสมมติฐานว่าผู้ชมของคุณมีความรู้ทางเทคนิคทั้งหมดที่คุณทำโดยอัตโนมัติ หรือคุณอาจเสี่ยงต่อการทำให้พวกเขาแปลกแยกและสูญเสียผู้อ่านทันทีที่พวกเขาพบข้อกำหนดและข้อมูลที่พวกเขาไม่คุ้นเคย

ตัวอย่างเช่น หากเรากำลังเขียนถึงคณะกรรมการของแพทย์ที่มีการศึกษาสูง มันอาจจะเป็นเรื่องปกติที่จะสรุปว่าพวกเขาจะรู้ว่าคำว่า "กระดูกฝ่ามือ" หมายถึงอะไร อย่างไรก็ตาม หากเราเขียนถึงผู้ฟังที่ประกอบด้วยทั้งแพทย์และนักลงทุนในโรงพยาบาลผู้มั่งคั่งที่อาจได้รับการฝึกอบรมทางการแพทย์หรือไม่ก็ได้ ขอแนะนำให้แนะนำคำว่า "กระดูกฝ่ามือ" ด้วยคำจำกัดความซึ่งเป็นกระดูกระหว่างสองข้อแรก ของนิ้ว

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 13
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 13

ขั้นตอนที่ 4 ยึดติดกับปัญหาที่แคบและกำหนดไว้

ประโยคปัญหาที่ดีที่สุดนั้นไม่ได้แผ่ขยายออกไป เป็นงานเขียนที่พูดพล่อยๆ แต่พวกเขากำลังมุ่งเน้นไปที่ปัญหาเดียวที่สามารถระบุได้ง่ายและวิธีแก้ไข โดยทั่วไป หัวข้อที่แคบและกำหนดไว้จะเขียนได้ง่ายกว่าหัวข้อที่ใหญ่และคลุมเครือ ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ คุณจะต้องการรักษาขอบเขตของคำชี้แจงปัญหาของคุณ (และทำให้เนื้อหาของเอกสารของคุณ) มุ่งเน้นอย่างดี หากสิ่งนี้ทำให้คำชี้แจงปัญหาของคุณ (หรือเนื้อหาของเอกสารของคุณ) สั้น สิ่งนี้มักจะเป็นสิ่งที่ดี (ยกเว้นในสถานการณ์ทางวิชาการที่คุณมีขีดจำกัดจำนวนหน้าขั้นต่ำสำหรับงานของคุณ)

  • หลักการที่ดีคือการจัดการเฉพาะปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้โดยปราศจากความสงสัย หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาขั้นสุดท้ายที่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณได้ คุณอาจต้องการจำกัดขอบเขตของโครงการให้แคบลงและเปลี่ยนคำชี้แจงปัญหาของคุณเพื่อสะท้อนจุดสนใจใหม่นี้
  • เพื่อให้ขอบเขตของคำชี้แจงปัญหาอยู่ภายใต้การควบคุม อาจเป็นประโยชน์ที่จะรอจนกว่าจะเสร็จสิ้นเนื้อหาของเอกสารหรือข้อเสนอเพื่อเขียนคำชี้แจงปัญหา ในกรณีนี้ เมื่อคุณเขียนคำชี้แจงปัญหา คุณสามารถใช้เอกสารจริงของเราเป็นแนวทางได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเดาเกี่ยวกับพื้นฐานที่คุณอาจกล่าวถึงเมื่อเขียน
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 14
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 14

ขั้นตอนที่ 5. จำ "ห้า Ws"

ข้อความแจ้งปัญหาควรให้ข้อมูลน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ไม่ควรเจาะลึกรายละเอียดปลีกย่อย หากคุณเคยสงสัยว่าจะรวมอะไรไว้ในคำชี้แจงปัญหาของคุณ แนวคิดที่ฉลาดคือการพยายามตอบ Ws ห้าข้อ (ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร และทำไม) รวมทั้งวิธีการ การจัดการกับ 5 Ws ช่วยให้ผู้อ่านของคุณมีความรู้พื้นฐานที่ดีในการทำความเข้าใจปัญหาและแนวทางแก้ไขโดยไม่ต้องลงลึกถึงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคำชี้แจงปัญหาเพื่อเสนอการพัฒนาอาคารใหม่ต่อสภาเทศบาลเมืองในพื้นที่ของคุณ คุณอาจกล่าวถึงห้า Ws โดยอธิบายว่าการพัฒนาจะเป็นประโยชน์กับใคร การพัฒนานั้นต้องการอะไร การพัฒนาควรอยู่ที่ใด เมื่อไร การก่อสร้างควรเริ่มต้นขึ้น และเหตุใดการพัฒนาจึงเป็นแนวคิดที่ชาญฉลาดสำหรับเมืองในท้ายที่สุด

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 15
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 15

ขั้นตอนที่ 6 ใช้เสียงที่เป็นทางการ

คำชี้แจงปัญหามักใช้สำหรับข้อเสนอและโครงการที่จริงจัง ด้วยเหตุนี้ คุณจะต้องใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการและสง่างาม (เหมือนกับรูปแบบที่หวังว่าจะใช้สำหรับเนื้อหาของเอกสาร) ในคำสั่งปัญหา ให้งานเขียนของคุณชัดเจน เรียบง่าย และตรงไปตรงมา อย่าพยายามเอาชนะใจผู้อ่านด้วยการใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรหรือไม่เป็นทางการในการแถลงปัญหาของคุณ อย่าใช้อารมณ์ขันหรือเรื่องตลก อย่ารวมเรื่องไร้สาระหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ไร้สาระ อย่าใช้คำสแลงหรือภาษาพูด ข้อความแจ้งปัญหาที่ดีรู้ว่าพวกเขามีงานที่ต้องทำและไม่เสียเวลาหรือหมึกกับเนื้อหาที่ไม่จำเป็น

ใกล้เคียงที่สุดที่คุณจะได้รับรวมถึงเนื้อหาที่ "สนุกสนาน" อย่างหมดจดในการเขียนเชิงวิชาการในมนุษยศาสตร์ ในบางครั้ง คุณอาจพบข้อความแจ้งปัญหาที่ขึ้นต้นด้วยคำพูดหรือบทบรรยาย อย่างไรก็ตาม แม้แต่ในกรณีเหล่านี้ คำพูดยังมีผลต่อปัญหาที่กำลังหารืออยู่ และคำชี้แจงปัญหาที่เหลือก็เขียนด้วยเสียงที่เป็นทางการ

เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 16
เขียนคำชี้แจงปัญหา ขั้นตอนที่ 16

ขั้นตอนที่ 7 ตรวจทานข้อผิดพลาดเสมอ

นี่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเขียนอย่างจริงจังทุกรูปแบบ - ไม่มีฉบับร่างแรกที่ไม่เคยมีมาก่อนที่ไม่สามารถได้รับประโยชน์จากสายตาที่รอบคอบของผู้ตรวจทานที่ดี เมื่อคุณอ่านคำชี้แจงปัญหาเสร็จแล้ว ให้อ่านอย่างรวดเร็ว ดูเหมือนว่าจะ "ไหล" ถูกต้องหรือไม่? มันนำเสนอความคิดที่สอดคล้องกันหรือไม่? ดูเหมือนว่าจะมีการจัดระเบียบอย่างมีเหตุผลหรือไม่? ถ้าไม่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทันทีเมื่อคุณพอใจกับโครงสร้างของคำชี้แจงปัญหาแล้ว ให้ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ และการจัดรูปแบบ

แนะนำ: