3 วิธีในการเขียนใบเสร็จรับเงิน

สารบัญ:

3 วิธีในการเขียนใบเสร็จรับเงิน
3 วิธีในการเขียนใบเสร็จรับเงิน

วีดีโอ: 3 วิธีในการเขียนใบเสร็จรับเงิน

วีดีโอ: 3 วิธีในการเขียนใบเสร็จรับเงิน
วีดีโอ: 3 วิธี ออกบิลเงินสดให้ถูกต้องถูกใจลูกค้า 2024, มีนาคม
Anonim

ใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงินของลูกค้าและเป็นบันทึกการขาย หากคุณต้องการให้ใบเสร็จรับเงินแก่ลูกค้า คุณสามารถเขียนด้วยลายมือบนกระดาษหรือสร้างแบบดิจิทัลโดยใช้เทมเพลตหรือระบบซอฟต์แวร์ หากคุณวางแผนที่จะทำธุรกิจ คุณจำเป็นต้องรู้วิธีเขียนใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องสำหรับเอกสารที่ถูกต้อง วัตถุประสงค์ทางภาษี และเพื่อปกป้องตัวคุณเองและลูกค้าของคุณ

ขั้นตอน

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

Image
Image

ตัวอย่างใบรับบริจาค

สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.

Image
Image

ตัวอย่างใบรับบริจาคเฟอร์นิเจอร์

สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.

Image
Image

ตัวอย่างใบรับบริจาครถยนต์

สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.

วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนใบเสร็จรับเงินด้วยลายมือ

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่ 1
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 1. ซื้อสมุดใบเสร็จเพื่อให้เขียนใบเสร็จได้ง่ายขึ้น

คุณสามารถซื้อสมุดใบเสร็จแบบไร้คาร์บอนแบบ 2 ส่วนทางออนไลน์หรือที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือแบบที่มีกระดาษคาร์บอนแบบใช้ซ้ำได้หลายแผ่น สมุดคู่มือเหล่านี้มักจะกำหนดหมายเลขไว้ล่วงหน้าและมีส่วนหัวของใบเสร็จอยู่แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำหนังสือเล่มเล็กที่มีแบบฟอร์ม 2 ส่วนเพื่อให้คุณได้รับสำเนาเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน หากคุณไม่มีหนังสือเล่มเล็กในมือ คุณสามารถเขียนใบเสร็จด้วยลายมือลงบนกระดาษแล้วถ่ายสำเนาได้

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระดาษคาร์บอนอยู่ระหว่างต้นฉบับและสำเนาก่อนเริ่มเขียนใบเสร็จ
  • ใช้ปากกาเมื่อได้รับลายมือ อย่าลืมกดลงให้แน่นเพื่อให้ข้อมูลถ่ายโอนไปยังสำเนา
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่2
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่2

ขั้นตอนที่ 2. เขียนเลขที่ใบเสร็จและวันที่ด้านขวาบน

เขียนวันที่เต็มที่คุณทำการขายและหมายเลขใบเสร็จรับเงินที่สั่งซื้อตามลำดับเวลาด้านล่าง ใบเสร็จแต่ละใบควรมีหมายเลขเพื่อให้คุณสามารถติดตามการขายแต่ละรายการได้ตลอดทั้งวัน สำหรับหมายเลขใบเสร็จ ให้ขึ้นต้นด้วย 001 และขึ้นหนึ่งหมายเลขสำหรับทุกใบเสร็จ คุณสามารถทำสิ่งนี้ล่วงหน้าได้ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเขียนทุกครั้งที่ทำการขาย

  • ตัวอย่างเช่น ด้านบนขวาของใบเสร็จจะมีลักษณะดังนี้:

    20 มกราคม 2019

    004

  • คุณสามารถรีเซ็ตหมายเลขใบเสร็จได้ทุกวัน ตราบใดที่คุณเขียนวันที่บนใบเสร็จทุกใบด้วย
  • สมุดใบเสร็จรับเงินส่วนใหญ่จะมีหมายเลขใบเสร็จที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละใบเสร็จ
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่3
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่3

ขั้นตอนที่ 3 เขียนชื่อบริษัทและข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบนซ้าย

เขียนหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่บริษัทของคุณภายใต้ชื่อบริษัท คุณยังสามารถใส่รายละเอียดอื่นๆ เช่น เว็บไซต์ บัญชีโซเชียลมีเดีย และ/หรือเวลาทำการ ข้อมูลนี้จะใช้เป็นหลักฐานว่าบริษัทของคุณทำการขายและจะช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณได้หากต้องการ

หากคุณไม่มีบริษัท ให้เขียนชื่อเต็มของคุณแทนชื่อบริษัท

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่4
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่4

ขั้นตอนที่ 4 ข้ามบรรทัดและจดรายการซื้อและค่าใช้จ่าย

เขียนชื่อสินค้าทางด้านซ้ายของใบเสร็จ และเขียนต้นทุนของสินค้าแต่ละรายการทางด้านขวาของใบเสร็จ หากคุณขายมากกว่าหนึ่งรายการ ให้แสดงรายการและราคาเป็นแถว

  • ตัวอย่างเช่น รายการแยกรายการในใบเสร็จควรมีลักษณะดังนี้:

    กระดาษชำระ………..$4

    หวี……$3

    มอยส์เจอไรเซอร์…………$20

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่ 5
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 5. เขียนผลรวมย่อยด้านล่างรายการทั้งหมด

ยอดรวมย่อยคือค่าใช้จ่ายของรายการทั้งหมดก่อนหักภาษีและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม เพิ่มต้นทุนของแต่ละรายการที่คุณขายและเขียนจำนวนทั้งหมดไว้ใต้รายการราคาสินค้า

  • เพื่อให้ถูกต้องแม่นยำ ให้ใช้เครื่องคิดเลขเพื่อเพิ่มรายการ
  • ผลรวมย่อยควรมีลักษณะดังนี้:

    กระดาษชำระ………..$4

    หวี……$3

    มอยส์เจอไรเซอร์…………$20

    ยอดรวม………..$27

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่6
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่6

ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มภาษีและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้กับยอดรวมย่อยสำหรับยอดรวมทั้งหมด

ระบุชื่อภาษีหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมทางด้านซ้ายของใบเสร็จ และคัดลอกค่าใช้จ่ายทางด้านขวาของใบเสร็จ จากนั้น เพิ่มค่าธรรมเนียมและภาษีที่เกี่ยวข้องใดๆ ลงในยอดรวมย่อยเพื่อให้ได้ยอดรวมทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่าย

  • ยอดรวมทั้งหมดควรมีลักษณะดังนี้:

    ยอดรวม………..$27

    ภาษีขาย………….$5.50

    ค่าจัดส่ง……..$3

    GRAND TOTAL…..$35.50

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่7
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 7. จดวิธีการชำระเงินและชื่อลูกค้า

วิธีการชำระเงินอาจเป็นเงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิต ในบรรทัดสุดท้ายของใบเสร็จรับเงิน ให้เขียนชื่อเต็มของลูกค้า หากชำระด้วยบัตรเครดิต ให้เซ็นชื่อที่ด้านล่างของใบเสร็จรับเงิน จากนั้นทำสำเนาใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน แล้วส่งใบเสร็จรับเงินต้นฉบับให้ลูกค้า

วิธีที่ 2 จาก 2: การทำใบเสร็จรับเงินดิจิทัล

เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่8
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่8

ขั้นตอนที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลตใบเสร็จสำหรับโซลูชันดิจิทัลอย่างง่าย

หากคุณให้ใบเสร็จออนไลน์แก่ผู้อื่น การเขียนใบเสร็จบนคอมพิวเตอร์อาจง่ายกว่า ในกรณีนี้ ให้ค้นหาเทมเพลตใบเสร็จทางออนไลน์และดาวน์โหลดเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณ จากนั้น กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ และส่งสำเนาใบเสร็จให้กับลูกค้า

  • อย่าลืมระบุวันที่ขายสำหรับใบเสร็จรับเงินที่คุณเขียน
  • ดาวน์โหลดเฉพาะเทมเพลตจากเว็บไซต์ที่ดูน่าเชื่อถือเท่านั้น
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่9
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่9

ขั้นตอนที่ 2 ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างใบเสร็จอย่างมืออาชีพ

เปรียบเทียบโปรแกรมซอฟต์แวร์สร้างใบเสร็จแบบชำระเงินและแบบฟรี แล้วดาวน์โหลดโปรแกรมที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด ตั้งค่าโปรแกรมและกรอกชื่อบริษัทและข้อมูลบนแท็บการตั้งค่า จากนั้นก็แค่กรอกข้อมูลในช่องที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้องเท่านั้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว โปรแกรมจะสร้างใบเสร็จที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับคุณเพื่อมอบให้กับลูกค้า และจะบันทึกใบเสร็จในฐานข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง

  • โปรแกรมใบเสร็จยอดนิยม ได้แก่ NeatReceipts, Certify และ Shoeboxed
  • คุณยังสามารถอัปโหลดโลโก้บริษัทของคุณเพื่อให้ปรากฏบนสำเนาใบเสร็จของลูกค้า
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่10
เขียนใบเสร็จรับเงินขั้นตอนที่10

ขั้นตอนที่ 3 ใช้ระบบ POS เพื่อการจัดการใบเสร็จที่แม่นยำสูง

POS หรือระบบขายหน้าร้าน เป็นระบบที่ช่วยคุณติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ การขาย ใบเสร็จ และสามารถประมวลผลการชำระเงิน เช่น เช็คและบัตรเครดิต ระบบนี้จะสร้างใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า ณ จุดขายโดยอัตโนมัติ และบันทึกการขายในฐานข้อมูลของคุณ เปรียบเทียบระบบ POS ออนไลน์และเลือกระบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณ จากนั้นดาวน์โหลดระบบลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและทำงานร่วมกับฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเพื่อรับใบเสร็จอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณทำการขาย

  • ระบบ POS ยอดนิยม ได้แก่ Vend, Shopify และ Square Up
  • คุณสามารถดาวน์โหลดระบบ POS จำนวนมากบนโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ของคุณได้แล้ว