ใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงินของลูกค้าและเป็นบันทึกการขาย หากคุณต้องการให้ใบเสร็จรับเงินแก่ลูกค้า คุณสามารถเขียนด้วยลายมือบนกระดาษหรือสร้างแบบดิจิทัลโดยใช้เทมเพลตหรือระบบซอฟต์แวร์ หากคุณวางแผนที่จะทำธุรกิจ คุณจำเป็นต้องรู้วิธีเขียนใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องสำหรับเอกสารที่ถูกต้อง วัตถุประสงค์ทางภาษี และเพื่อปกป้องตัวคุณเองและลูกค้าของคุณ
ขั้นตอน
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่างใบรับบริจาค
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างใบรับบริจาคเฟอร์นิเจอร์
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
ตัวอย่างใบรับบริจาครถยนต์
สนับสนุน wikiHow และ ปลดล็อกตัวอย่างทั้งหมด.
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียนใบเสร็จรับเงินด้วยลายมือ
ขั้นตอนที่ 1. ซื้อสมุดใบเสร็จเพื่อให้เขียนใบเสร็จได้ง่ายขึ้น
คุณสามารถซื้อสมุดใบเสร็จแบบไร้คาร์บอนแบบ 2 ส่วนทางออนไลน์หรือที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือแบบที่มีกระดาษคาร์บอนแบบใช้ซ้ำได้หลายแผ่น สมุดคู่มือเหล่านี้มักจะกำหนดหมายเลขไว้ล่วงหน้าและมีส่วนหัวของใบเสร็จอยู่แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำหนังสือเล่มเล็กที่มีแบบฟอร์ม 2 ส่วนเพื่อให้คุณได้รับสำเนาเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน หากคุณไม่มีหนังสือเล่มเล็กในมือ คุณสามารถเขียนใบเสร็จด้วยลายมือลงบนกระดาษแล้วถ่ายสำเนาได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระดาษคาร์บอนอยู่ระหว่างต้นฉบับและสำเนาก่อนเริ่มเขียนใบเสร็จ
- ใช้ปากกาเมื่อได้รับลายมือ อย่าลืมกดลงให้แน่นเพื่อให้ข้อมูลถ่ายโอนไปยังสำเนา
ขั้นตอนที่ 2. เขียนเลขที่ใบเสร็จและวันที่ด้านขวาบน
เขียนวันที่เต็มที่คุณทำการขายและหมายเลขใบเสร็จรับเงินที่สั่งซื้อตามลำดับเวลาด้านล่าง ใบเสร็จแต่ละใบควรมีหมายเลขเพื่อให้คุณสามารถติดตามการขายแต่ละรายการได้ตลอดทั้งวัน สำหรับหมายเลขใบเสร็จ ให้ขึ้นต้นด้วย 001 และขึ้นหนึ่งหมายเลขสำหรับทุกใบเสร็จ คุณสามารถทำสิ่งนี้ล่วงหน้าได้ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเขียนทุกครั้งที่ทำการขาย
-
ตัวอย่างเช่น ด้านบนขวาของใบเสร็จจะมีลักษณะดังนี้:
20 มกราคม 2019
004
- คุณสามารถรีเซ็ตหมายเลขใบเสร็จได้ทุกวัน ตราบใดที่คุณเขียนวันที่บนใบเสร็จทุกใบด้วย
- สมุดใบเสร็จรับเงินส่วนใหญ่จะมีหมายเลขใบเสร็จที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละใบเสร็จ
ขั้นตอนที่ 3 เขียนชื่อบริษัทและข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบนซ้าย
เขียนหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่บริษัทของคุณภายใต้ชื่อบริษัท คุณยังสามารถใส่รายละเอียดอื่นๆ เช่น เว็บไซต์ บัญชีโซเชียลมีเดีย และ/หรือเวลาทำการ ข้อมูลนี้จะใช้เป็นหลักฐานว่าบริษัทของคุณทำการขายและจะช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณได้หากต้องการ
หากคุณไม่มีบริษัท ให้เขียนชื่อเต็มของคุณแทนชื่อบริษัท
ขั้นตอนที่ 4 ข้ามบรรทัดและจดรายการซื้อและค่าใช้จ่าย
เขียนชื่อสินค้าทางด้านซ้ายของใบเสร็จ และเขียนต้นทุนของสินค้าแต่ละรายการทางด้านขวาของใบเสร็จ หากคุณขายมากกว่าหนึ่งรายการ ให้แสดงรายการและราคาเป็นแถว
-
ตัวอย่างเช่น รายการแยกรายการในใบเสร็จควรมีลักษณะดังนี้:
กระดาษชำระ………..$4
หวี……$3
มอยส์เจอไรเซอร์…………$20
ขั้นตอนที่ 5. เขียนผลรวมย่อยด้านล่างรายการทั้งหมด
ยอดรวมย่อยคือค่าใช้จ่ายของรายการทั้งหมดก่อนหักภาษีและค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม เพิ่มต้นทุนของแต่ละรายการที่คุณขายและเขียนจำนวนทั้งหมดไว้ใต้รายการราคาสินค้า
- เพื่อให้ถูกต้องแม่นยำ ให้ใช้เครื่องคิดเลขเพื่อเพิ่มรายการ
-
ผลรวมย่อยควรมีลักษณะดังนี้:
กระดาษชำระ………..$4
หวี……$3
มอยส์เจอไรเซอร์…………$20
ยอดรวม………..$27
ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มภาษีและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้กับยอดรวมย่อยสำหรับยอดรวมทั้งหมด
ระบุชื่อภาษีหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมทางด้านซ้ายของใบเสร็จ และคัดลอกค่าใช้จ่ายทางด้านขวาของใบเสร็จ จากนั้น เพิ่มค่าธรรมเนียมและภาษีที่เกี่ยวข้องใดๆ ลงในยอดรวมย่อยเพื่อให้ได้ยอดรวมทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องจ่าย
-
ยอดรวมทั้งหมดควรมีลักษณะดังนี้:
ยอดรวม………..$27
ภาษีขาย………….$5.50
ค่าจัดส่ง……..$3
GRAND TOTAL…..$35.50
ขั้นตอนที่ 7. จดวิธีการชำระเงินและชื่อลูกค้า
วิธีการชำระเงินอาจเป็นเงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิต ในบรรทัดสุดท้ายของใบเสร็จรับเงิน ให้เขียนชื่อเต็มของลูกค้า หากชำระด้วยบัตรเครดิต ให้เซ็นชื่อที่ด้านล่างของใบเสร็จรับเงิน จากนั้นทำสำเนาใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน แล้วส่งใบเสร็จรับเงินต้นฉบับให้ลูกค้า
วิธีที่ 2 จาก 2: การทำใบเสร็จรับเงินดิจิทัล
ขั้นตอนที่ 1 ดาวน์โหลดเทมเพลตใบเสร็จสำหรับโซลูชันดิจิทัลอย่างง่าย
หากคุณให้ใบเสร็จออนไลน์แก่ผู้อื่น การเขียนใบเสร็จบนคอมพิวเตอร์อาจง่ายกว่า ในกรณีนี้ ให้ค้นหาเทมเพลตใบเสร็จทางออนไลน์และดาวน์โหลดเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณ จากนั้น กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ และส่งสำเนาใบเสร็จให้กับลูกค้า
- อย่าลืมระบุวันที่ขายสำหรับใบเสร็จรับเงินที่คุณเขียน
- ดาวน์โหลดเฉพาะเทมเพลตจากเว็บไซต์ที่ดูน่าเชื่อถือเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างใบเสร็จอย่างมืออาชีพ
เปรียบเทียบโปรแกรมซอฟต์แวร์สร้างใบเสร็จแบบชำระเงินและแบบฟรี แล้วดาวน์โหลดโปรแกรมที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด ตั้งค่าโปรแกรมและกรอกชื่อบริษัทและข้อมูลบนแท็บการตั้งค่า จากนั้นก็แค่กรอกข้อมูลในช่องที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้องเท่านั้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว โปรแกรมจะสร้างใบเสร็จที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับคุณเพื่อมอบให้กับลูกค้า และจะบันทึกใบเสร็จในฐานข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง
- โปรแกรมใบเสร็จยอดนิยม ได้แก่ NeatReceipts, Certify และ Shoeboxed
- คุณยังสามารถอัปโหลดโลโก้บริษัทของคุณเพื่อให้ปรากฏบนสำเนาใบเสร็จของลูกค้า
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ระบบ POS เพื่อการจัดการใบเสร็จที่แม่นยำสูง
POS หรือระบบขายหน้าร้าน เป็นระบบที่ช่วยคุณติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ การขาย ใบเสร็จ และสามารถประมวลผลการชำระเงิน เช่น เช็คและบัตรเครดิต ระบบนี้จะสร้างใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า ณ จุดขายโดยอัตโนมัติ และบันทึกการขายในฐานข้อมูลของคุณ เปรียบเทียบระบบ POS ออนไลน์และเลือกระบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณ จากนั้นดาวน์โหลดระบบลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและทำงานร่วมกับฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเพื่อรับใบเสร็จอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณทำการขาย
- ระบบ POS ยอดนิยม ได้แก่ Vend, Shopify และ Square Up
- คุณสามารถดาวน์โหลดระบบ POS จำนวนมากบนโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ของคุณได้แล้ว