ดัชนีคือรายการตามตัวอักษรของคีย์เวิร์ดที่มีอยู่ในข้อความของหนังสือหรือโครงการเขียนที่มีความยาวอื่นๆ ประกอบด้วยตัวชี้ไปยังตำแหน่งที่กล่าวถึงคำหลักหรือแนวคิดเหล่านั้นในหนังสือ ซึ่งปกติแล้วจะเป็นเลขหน้า แต่บางครั้งก็มีหมายเลขเชิงอรรถ ตอน หรือส่วนต่างๆ ของเชิงอรรถ ดัชนีสามารถพบได้ในตอนท้ายของงาน และทำให้งานสารคดีที่ยาวขึ้นสามารถเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับผู้อ่าน เนื่องจากสามารถเปิดไปยังข้อมูลที่ต้องการได้โดยตรง โดยปกติ คุณจะเริ่มสร้างดัชนีหลังจากคุณเขียนหลักและค้นคว้าเสร็จแล้ว
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมดัชนีของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกแหล่งการจัดทำดัชนีของคุณ
เมื่อคุณเริ่มทำงานกับดัชนีของคุณ คุณอาจต้องการใช้หน้าหลักฐานที่พิมพ์ออกมา หรือทำงานโดยตรงจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ PDF ที่ค้นหาได้จะช่วยคุณค้นหาคำที่คุณกำลังจัดทำดัชนีโดยไม่รบกวนข้อความ
โดยปกติ หากคุณจัดทำดัชนีจากเอกสาร คุณจะต้องโอนงานของคุณไปยังไฟล์ดิจิทัล หากงานยาวเป็นพิเศษ ให้ลองทำงานจากคอมพิวเตอร์โดยตรงเพื่อที่คุณจะได้ข้ามขั้นตอนพิเศษนี้ไป
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจว่าจะต้องจัดทำดัชนีอะไร
โดยทั่วไป คุณจะต้องจัดทำดัชนีข้อความทั้งหมดของงานของคุณ รวมถึงบทนำและเชิงอรรถหรือหมายเหตุท้ายเรื่องที่จะขยายเนื้อหาของข้อความ โดยทั่วไป รายการที่จัดทำดัชนีคือคำนาม เช่น แนวคิด แนวคิด และสิ่งของ ที่นำไปสู่หัวเรื่องของข้อความ
- หากเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องเป็นเพียงการอ้างอิงแหล่งที่มา ก็ไม่จำเป็นต้องรวมไว้ในดัชนี
- โดยทั่วไป คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำดัชนีอภิธานศัพท์ บรรณานุกรม คำรับรอง หรือรายการตัวอย่าง เช่น แผนภูมิและกราฟ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าควรจัดทำดัชนีบางสิ่งหรือไม่ ให้ถามตัวเองว่าสิ่งนั้นมีส่วนสำคัญต่อข้อความหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น โดยทั่วไปก็ไม่จำเป็นต้องจัดทำดัชนี
ขั้นตอนที่ 3 ระบุรายชื่อผู้เขียนหากจำเป็น
ผู้จัดพิมพ์บางรายอาจต้องการให้คุณจัดทำดัชนีผู้เขียนที่อ้างถึง ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือเชิงอรรถ ซึ่งอาจต้องใช้ดัชนีแยกต่างหาก หรืออาจรวมอยู่ในดัชนีทั่วไปของคุณ ตรวจสอบกับที่ปรึกษาหรือบรรณาธิการของคุณหากคุณไม่แน่ใจ
ในกรณีส่วนใหญ่ หากคุณมีส่วน "ผลงานที่อ้างถึง" ปรากฏที่ส่วนท้ายของข้อความ คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำดัชนีผู้เขียน คุณจะยังคงใส่ชื่อของพวกเขาในดัชนีทั่วไป แต่ถ้าคุณพูดถึงพวกเขาในข้อความแทนที่จะเพียงแค่อ้างอิงงานของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 4 สร้างการ์ดดัชนีสำหรับรายการหากคุณสร้างดัชนีด้วยมือ
ในขณะที่คุณอ่านงานของคุณ ทำรายการคำหลักหรือแนวคิดหลักที่กล่าวถึงในข้อความ หลายๆ อย่างที่คุณอาจรู้อยู่แล้วตั้งแต่หัวจรดเท้า การสร้างบัตรดัชนีสำหรับแต่ละรายการสามารถช่วยให้คุณจัดเรียงและจัดระเบียบรายการก่อนที่จะพิมพ์ได้
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนหนังสือเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงจักรยาน คุณอาจมีการ์ดดัชนีสำหรับ "เกียร์" "ล้อ" และ "โซ่"
- ใส่ตัวเองในรองเท้าของผู้อ่านและถามตัวเองว่าทำไมพวกเขาถึงหยิบหนังสือของคุณและข้อมูลที่พวกเขาน่าจะมองหา บทหรือหัวข้อสามารถช่วยชี้แนะคุณได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 5. ใช้คำนามสำหรับหัวข้อหลักของรายการ
คำนามที่อ้างถึงบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือแนวคิด เป็นคำนามที่พบบ่อยที่สุดที่จัดทำดัชนี โดยทั่วไป คำนามที่คุณใช้จะเป็นเอกพจน์ และจะไม่รวมคำคุณศัพท์หรือวลีใดๆ
- ตัวอย่างเช่น หนังสือสอนทำอาหารของหวานที่มีไอศกรีมหลายประเภทอาจมีรายการเดียวสำหรับ "ไอศกรีม" ตามด้วยรายการย่อยสำหรับ "สตรอเบอร์รี่" "ช็อกโกแลต" และ "วานิลลา"
- ปฏิบัติต่อคำนามเฉพาะเป็นหน่วยเดียว ตัวอย่างเช่น "วุฒิสภาสหรัฐอเมริกา" และ "สภาผู้แทนราษฎรแห่งสหรัฐอเมริกา" จะเป็นรายการแยกกัน แทนที่จะเป็นรายการย่อยภายใต้รายการ "สหรัฐอเมริกา"
ขั้นตอนที่ 6 รวมรายการย่อยสำหรับรายการที่มีตัวชี้ 5 ตัวขึ้นไป
เว้นแต่ว่าคุณกำลังทำงานกับข้อความที่ยาวมาก โดยทั่วไปคำหลักหรือแนวคิดที่เกิดขึ้นในหน้าเว็บมากกว่าห้าหน้าสามารถแบ่งออกเป็นส่วนเล็กๆ ได้
- ยึดติดกับคำนามและวลีสั้นๆ สำหรับรายการย่อย หลีกเลี่ยงคำที่ไม่จำเป็น
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเขียนหนังสือเกี่ยวกับหนังสือการ์ตูนที่กล่าวถึงอิทธิพลของ Wonder Woman ต่อขบวนการสตรีนิยม คุณอาจรวมส่วนย่อยภายใต้ "Wonder Woman" ที่ระบุว่า "มีอิทธิพลต่อสตรีนิยม"
ขั้นตอนที่ 7 ระบุการอ้างอิงโยงที่อาจเกิดขึ้น
หากคุณมีรายการที่คล้ายคลึงกัน คุณอาจต้องการใช้การอ้างอิงโยงในดัชนีของคุณเพื่อเชื่อมโยงรายการที่คล้ายกัน ด้วยวิธีนี้ผู้อ่านของคุณจะสามารถเจาะลึกข้อมูลเพิ่มเติมที่คล้ายคลึงกัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนตำราอาหารของหวาน คุณอาจมีรายการสำหรับ "ไอศกรีม" และ "ซอร์เบต์" เนื่องจากขนมที่แช่เยือกแข็งเหล่านี้มีความคล้ายคลึงกัน จึงสามารถอ้างอิงโยงซึ่งกันและกันได้ดี
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดรูปแบบรายการและรายการย่อย
ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันข้อกำหนดของรูปแบบและการจัดรูปแบบ
ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างดัชนี คุณจำเป็นต้องทราบความยาวสูงสุดและแนวทางสไตล์ที่ผู้จัดพิมพ์ต้องการให้คุณใช้ โดยปกติ คุณจะต้องใช้ Chicago Manual of Style
คู่มือสไตล์ให้ข้อมูลเฉพาะสำหรับคุณในแง่ของการเว้นวรรค การจัดตำแหน่ง และเครื่องหมายวรรคตอนของรายการและรายการย่อยของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง
โดยทั่วไป คุณจะต้องใส่เครื่องหมายโคลอนหลังส่วนหัวหรือรายการหลัก จากนั้นดำเนินการกับรายการที่เหลือ หากมีรายการย่อยมากกว่าหนึ่งรายการ ให้ใส่เครื่องหมายอัฒภาคคั่นระหว่างรายการเหล่านี้ ใช้เครื่องหมายจุลภาคระหว่างรายการย่อยและหมายเลขหน้า และระหว่างหมายเลขหน้าที่ไม่ติดต่อกัน
- ตัวอย่างเช่น รายการในดัชนีของหนังสือรัฐศาสตร์อาจอ่านว่า: "ทุนนิยม: ศตวรรษที่ 21, 164; การค้าเสรีของอเมริกา, 112; ฟันเฟือง, 654; การขยายตัวของ, 42; รัสเซีย, 7; และโทรทัศน์ 3; สนธิสัญญา, 87"
- หากรายการไม่มีรายการย่อย ให้ทำตามรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาคและระบุหมายเลขหน้า
ขั้นตอนที่ 3 จัดระเบียบรายการของคุณตามลำดับตัวอักษร
หากคุณใช้วิธีบัตรดัชนี ให้จัดเรียงไพ่ของคุณตามลำดับตัวอักษร แล้วพิมพ์รายการหลักลงในเอกสารคอมพิวเตอร์ คุณยังอาจใช้แอปประมวลผลคำเพื่อจัดเรียงรายการตามตัวอักษรได้อีกด้วย
- โดยทั่วไปแล้วชื่อของบุคคลจะเรียงตามตัวอักษรตามนามสกุล ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังนามสกุลและเพิ่มชื่อของบุคคลนั้น
- วลีนามมักจะกลับด้าน ตัวอย่างเช่น "อานปรับความสูง" จะแสดงในดัชนีเป็น "อาน ปรับความสูง"
ขั้นตอนที่ 4 กรอกข้อมูลย่อย
เมื่อคุณมีรายการของคุณแล้ว คุณจะเพิ่มรายการย่อยสำหรับรายการเหล่านั้นที่มีหลายส่วนย่อย หลีกเลี่ยงบทความเช่น "a, " "an, " และ "the" ในรายการย่อยของคุณ และใช้ "and" อย่างจำกัด
- หลีกเลี่ยงการใช้คำซ้ำในรายการย่อย หากรายการย่อยหลายรายการซ้ำคำเดียวกัน ให้เพิ่มเป็นรายการแยกต่างหาก โดยมีการอ้างอิงโยงกลับไปยังรายการเดิม ตัวอย่างเช่น ในตำราอาหารของหวาน คุณอาจมีรายการสำหรับ "ไอศกรีม รส" และ "ไอศกรีม ท็อปปิ้ง"
- โดยทั่วไปแล้ว รายการย่อยจะเรียงตามตัวอักษรเช่นกัน หากเงื่อนไขย่อยมีสัญลักษณ์ ยัติภังค์ เครื่องหมายทับ หรือตัวเลข คุณมักจะละเว้นได้
ขั้นตอนที่ 5. ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในชื่อที่ถูกต้อง
แม้ว่าโดยทั่วไปแล้ว คุณไม่ควรใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในดัชนีของคุณ แต่คุณควรพิมพ์ชื่อบุคคลหรือชื่อสถานที่หรือเหตุการณ์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตรวจสอบคู่มือสไตล์ที่คุณต้องการหากคุณไม่แน่ใจว่าควรพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่
หากชื่อเฉพาะ เช่น ชื่อหนังสือหรือเพลง มีคำเช่น "a" หรือ "the" ขึ้นต้นชื่อ คุณสามารถละเว้นหรือใส่ไว้หลังเครื่องหมายจุลภาค ("ความสำคัญของการเป็นอยู่ อย่างจริงจัง, The") ตรวจสอบคู่มือสไตล์ของคุณเพื่อหากฎที่เหมาะสมกับดัชนีของคุณและสอดคล้องกัน
ขั้นตอนที่ 6 รวมหมายเลขหน้าทั้งหมดสำหรับแต่ละรายการหรือรายการย่อย
คุณจะคัดลอกหมายเลขหน้าจากบัตรดัชนีของคุณ โดยจัดรูปแบบตามกฎที่วางไว้ในคู่มือสไตล์ของคุณ โดยทั่วไป คุณจะรวมตัวเลขทั้งหมดของหมายเลขหน้าไว้ด้วยหากเป็นตัวเลขที่ไม่ต่อเนื่องกัน
- เมื่อแสดงรายการชุดของหน้า หากหน้าแรกคือ 1-99 หรือหลาย 100 คุณก็ใช้ตัวเลขทั้งหมดด้วย ตัวอย่างเช่น "ไอศกรีม: วนิลา 100-109"
- สำหรับหมายเลขอื่น โดยทั่วไปคุณจะต้องระบุเฉพาะตัวเลขที่เปลี่ยนแปลงสำหรับหมายเลขหน้าถัดไปเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ไอศกรีม: วนิลา 112-18"
- ใช้คำว่า passim หากการอ้างอิงกระจัดกระจายไปตามช่วงของหน้า ตัวอย่างเช่น "ice cream: vanilla, 45-68 passim ใช้เฉพาะในกรณีที่มีการอ้างอิงจำนวนมากภายในช่วงของหน้านั้น
ขั้นที่ 7. เพิ่มการอ้างอิงโยงด้วยวลี “See also
” การอ้างอิงโยงแนะนำโดยคำว่า "ดูเพิ่มเติม" นำผู้อ่านของคุณไปยังรายการอื่น ๆ ในดัชนีของคุณที่อาจรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือคล้ายกับที่มีอยู่ในรายการเดิม
- วางจุดหลังหมายเลขหน้าสุดท้ายในรายการ จากนั้นพิมพ์ See also ในตัวเอียง โดยคำว่า "see" เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ จากนั้นใส่ชื่อรายการที่คล้ายกันที่คุณต้องการใช้
- ตัวอย่างเช่น รายการในดัชนีสำหรับตำราอาหารของหวานอาจมีรายการต่อไปนี้: "ไอศกรีม: ช็อกโกแลต 4, 17, 24; สตรอเบอรี่, 9, 37; วานิลลา, 18, 25, 32-35 ดูเชอร์เบทด้วย"
ขั้นตอนที่ 8. รวมการอ้างอิง “ดู” เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ไม่เหมือนกับการอ้างอิงโยง "ดูเพิ่มเติม" การอ้างอิง "ดู" จะใช้เมื่อคุณต้องการรวมคำทั่วไปที่ผู้อ่านอาจใช้ แต่ไม่รวมอยู่ในข้อความของคุณในทางเทคนิคไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม
ตัวอย่างเช่น นักปั่นจักรยานมือใหม่อาจกำลังมองหาคู่มือสำหรับ "แผ่นปะยาง" ซึ่งเรียกว่า "รองเท้าบูท" ในแง่ของการปั่นจักรยาน หากคุณกำลังเขียนคู่มือการใช้จักรยานสำหรับมือใหม่ คุณอาจใส่ "ดู" โยงอ้างอิง: "แผ่นปะยาง ดูรองเท้าบูท"
ส่วนที่ 3 จาก 3: การแก้ไขดัชนีของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ฟังก์ชัน "ค้นหา" เพื่อตรวจสอบคำแนะนำของคุณ
หากคุณกำลังใช้ PDF หรือเอกสารประมวลผลคำ คุณมีฟังก์ชันการค้นหาที่คุณสามารถใช้เพื่อค้นหาคำสำคัญหรือคำอื่นๆ
คุณจะต้องค้นหาคำที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณพูดถึงแนวคิดทั่วไปในข้อความโดยไม่จำเป็นต้องเอ่ยชื่อตามชื่อ
ขั้นตอนที่ 2 ลดความซับซ้อนของรายการเพื่อให้เหมาะกับผู้อ่านของคุณ
จุดประสงค์ของดัชนีคือการทำให้งานของคุณอ่านง่ายขึ้นและใช้งานได้สำหรับผู้อ่านของคุณ รายการทั้งหมดของคุณควรรวมข้อกำหนดหรือหัวข้อที่ผู้อ่านจะมองหาโดยสัญชาตญาณ
- หากคุณมีรายการที่ซับซ้อนเกินไปหรืออาจทำให้ผู้อ่านสับสน คุณอาจต้องการทำให้ง่ายขึ้นหรือเพิ่มการอ้างอิงโยง
- ตัวอย่างเช่น ข้อความบำรุงรักษาจักรยานอาจพูดถึง "ตัวสับเกียร์" แต่มือใหม่มักจะมองหาคำต่างๆ เช่น "คันเกียร์" หรือ "ตัวเปลี่ยนเกียร์" และอาจไม่รู้จักคำนั้น
ขั้นตอนที่ 3 รวมคำอธิบายของรายการย่อยที่เป็นประโยชน์
หากรายการย่อยทั้งหมดมีบางอย่างที่เหมือนกัน คุณสามารถรวมสิ่งนี้ไว้หลังรายการหลักเพื่อช่วยแนะนำผู้อ่าน โดยปกติสิ่งนี้จะมีประโยชน์หากรายการย่อยทั้งหมดอยู่ในหมวดหมู่เดียวกัน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจรวมรายการในดัชนีตำราอาหารของหวานที่อ่านว่า "ไอศกรีม ช็อกโกแลต 54 ชนิด สตรอเบอร์รี่ 55 วานิลลา 32, 37, 56 ดูเชอร์เบทด้วย"
ขั้นตอนที่ 4 ตัดหรือขยายดัชนีของคุณตามต้องการ
เมื่อคุณมีรายการและหมายเลขหน้าทั้งหมดแล้ว คุณจะเห็นได้ง่ายขึ้นว่ารายการใดสั้นเกินไปและรายการใดยาวเกินไป คุณจะต้องดูความยาวของดัชนีโดยรวมด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับหลักเกณฑ์ของผู้จัดพิมพ์
- โดยทั่วไป รายการควรปรากฏบนหมายเลขหน้าสองหรือสามหน้า หากพบในที่เดียว คุณอาจไม่จำเป็นต้องรวมเลย หากคุณตัดสินใจว่าจำเป็น ให้ดูว่าคุณสามารถรวมเป็นรายการย่อยภายใต้รายการอื่นได้หรือไม่
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังจัดทำดัชนีตำราอาหารของหวาน และมีไอศกรีมสองหน้าและเชอร์เบทในหน้าเดียว คุณอาจพิจารณารวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในหัวข้อที่ใหญ่กว่า เช่น "ขนมแช่แข็ง"
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบดัชนีของคุณเพื่อความถูกต้อง
ตรวจสอบทุกหน้าที่คุณระบุไว้ในดัชนีของคุณ และตรวจดูให้แน่ใจว่าสามารถพบรายการดังกล่าวได้ ปรับเลขหน้าตามความจำเป็นเพื่อให้สะท้อนถึงเนื้อหาของหนังสือได้อย่างถูกต้อง
คุณอาจต้องการทำการค้นหาอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าดัชนีมีความครอบคลุมและมีคำแนะนำให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้เพื่อช่วยแนะนำผู้อ่านของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 พิสูจน์อักษรรายการของคุณ
ไปทีละบรรทัดผ่านดัชนีของคุณ และตรวจดูให้แน่ใจว่าสะกดทุกคำอย่างถูกต้อง และเครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมดถูกต้องและสอดคล้องกัน แม้ว่าคุณจะใช้การตรวจตัวสะกด ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำดัชนีด้วยตัวเอง เนื่องจากข้อผิดพลาดบางอย่างอาจผ่านการตรวจสอบการสะกดคำ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอ้างอิงโยงตรงกับถ้อยคำของรายการหรือรายการที่อ้างอิง
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดขนาดสุดท้าย
ผู้เผยแพร่จะมีขนาดหน้าและระยะขอบซึ่งควรตั้งค่าดัชนีของคุณเมื่อการพิสูจน์อักษรและการตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดเสร็จสิ้น นี่อาจเป็นความรับผิดชอบของคุณ หรือผู้จัดพิมพ์อาจทำเพื่อคุณ
โดยทั่วไปแล้ว ดัชนีจะถูกตั้งค่าเป็น 2 คอลัมน์ โดยใช้แบบอักษรที่เล็กกว่าที่ใช้ในข้อความหลัก รายการเริ่มต้นในช่องว่างแรกของบรรทัด โดยบรรทัดถัดไปของรายการเดียวกันเยื้อง
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
